Рефлексивные исследования систем управления

Рефлексивные исследования предполагают изучение реак­ции системы на возмущающие воздействия, поскольку основ­ным условием, обеспечивающим выживание и поступательное развитие организационной системы, является ее способность адаптироваться, т.е. приспосабливаться к изменяющимся вне­шним и внутренним условиям существования. Чем выше адап­тационные свойства системы управления организацией, тем со­вершеннее механизм самоорганизации, эффективнее система управления. Способность деловой организации к самосохранению при изменении внешних условий или изменении внутренней структуры определяется как устойчивость.

Устойчивость системы характеризуется стремлением к со­стоянию равновесия, которое предполагает такое функциони­рование элементов системы, при котором обеспечивается эф­фективное продвижение к поставленным целям развития. Стабильность и устойчивость организации – обязательные условия ее эффективного функционирования.

Вместе с тем сложная управляемая система с целена­правленным развитием никогда не может достичь полного равновесия. Элементы системы функционируют по-разному в различных условиях, и их динамическое взаимодействие существенно влияет на развитие системы. За счет этого ус­тойчивая система находится в состоянии динамического рав­новесия, т.е. колеблется около устойчивого состояния. Устой­чивость системы определяется такими свойствами, как дифференциация (возможность деления целого на отдельные части) и лабильность (изменчивость).

Дифференциация (лат. differentia различие) – это нали­чие в системе управления разнообразных по своему функцио­нальному назначению элементов, определяющих способность быстро приспосабливаться к меняющимся условиям существо­вания. Для коммерческой организации это в первую очередь на­личие развитой системы информационного обеспечения, позво­ляющей не только быстро сообщить управленческому звену о происшедших изменениях и предсказать время наступления грядущих перемен, но и отработать необходимые управляющие воздействия. Такая возможность обеспечивается с помощью раз­ветвленных систем маркетингового анализа и прогнозирования тенденций развития рынка. В отдельных случаях для этой цели достаточно использования информации из централизованных баз данных, доступ к которым обеспечивается за счет подклю­чения к международной сети Интернет или к более дешевым внутренним сетям типа Релком или Телемаркет. Естественно, чем разнообразнее функциональные возможности звеньев предприятия, тем выше его устойчивость.

Лабильность (лат. labilis скользящий, изменяющий­ся) означает подвижность функций элементов системы управления при сохранении устойчивости структуры в це­лом. При изменении условий существования отдельные зве­нья организации в рамках существующей структуры управления должны быстро перейти на новые методы работы и взаимодействия, отвечающие сложившимся реалиям. Наи­более приспособленными к таким действиям являются иерар­хические системы управления органического типа.

Основная задача рефлексивного анализа при исследовании систем управления состоит в получении качественных и коли­чественных оценок адаптационных возможностей организа­ции, а также в разработке управленческих процедур, обеспечи­вающих быструю и адекватную реакцию на происшедшие изменения. Под рефлексом системы будем понимать достаточ­но устойчивую реакцию предприятия на возмещающее воздействие.

Описание реакции должно содержать сведения об измене­нии выходных характеристик системы, о перестройке ее звень­ев и характера их взаимодействия, действиях системы управле­ния в переходный период. Важнейшей задачей рефлексивного анализа является оценка времени, в течение которого система достигает устойчивого состояния, которое принято называть временем запаздывания реакции системы. В ходе анализа сложные реакции целесообразно разбивать на последовательность более простых действий или простых рефлексов.

Изучение рефлексивных свойств системы предусматрива­ет применение активных внешних воздействий, т.е. проведе­ние активного эксперимента с действующей структурой. Частично необходимая информация о реакции системы на активное воздействие может быть получена путем наблюдения за прошлыми действиями организации. На пер­вом этапе целесообразно сосредоточить внимание на изуче­нии простых рефлексов на типовые воздействия.

Для организации это может выражаться во внесении искусственных скачкообразных изменений в уровень закупочных и реализационных цен, в изменении режима ра­боты, в регулировании ресурсных возможностей и т.п. В описание и перечень реакций системы должны включаться только устойчивые рефлексы, для этого эксперимент должен быть повторен несколько раз.

Далее по описаниям простых реакций системы производит­ся интеграция рефлекторных последовательностей, т.е. про­гнозирование поведения системы в условиях более сложных внешних воздействий.
К их числу относятся колебания цен, за­держки во времени при отработке возмущающего воздействия, резкое падение спроса и т.д. Познание сложных рефлексов должно предусматривать изучение действий системы управле­ния организацией в процессе отработки сложного внешнего воздействия, разработку процедур контроля и обратных связей между управленческими и исполнительными звеньями.

В процесс рефлексивного анализа целесообразно включе­ние диагностических исследований с целью выделения неадекватных и неэффективных реакций системы, а также реакций с недопустимо большим запаздыванием. Реакции подобного типа свидетельствуют о неспособности организации к эффективной борьбе за выживание в условиях острой конкуренции.

Для исключения подобных явлений необходима разработка мер по коррекции поведения системы в условиях переходного периода. Если таких мер предложить не удается, то это говорит о наличии патологии в системе управления и о необходимости проведения структурных изменений. Возможно, это выразится в переходе к более гибким типам структур управления, во вве­дении дополнительных звеньев или, наоборот, в блокировании действий устаревших структур и замене их новыми структурами. Типовой причиной запаздывания реакций является использование многоступенчатых управленческих структур. Иногда задержка реакции связана с тем, что звенья управления не спо­собны принимать самостоятельные решения, а это порождает длительные процедуры согласования.

В ходе рефлексивного исследования систем управления организация рассматривается как изменяющаяся во време­ни сложная управляемая система с целенаправленным дей­ствием. При этом управление организацией отображается в виде функции ее фазовых состояний, времени и возмуще­ний, если они известны. Подобным образом осуществляется управление техническими системами. Однако следует иметь в виду, что в социально-экономических системах реакции на управляющие воздействия, передаваемые по каналу обрат­ной связи, носят неоднозначный характер, что значительно усложняет управление системой.

Рефлексивный анализ – это анализ динамики системы управления. Но положительная динамика развития системы невозможна без определенного набора статических показа­телей, которые повышают устойчивость организационной системы. Поэтому при анализе систем принято выделять два режима работы: статический и динамический.

Напомним, что статический режим работы системы харак­теризуется неизменностью во времени показателей работы. Для социально-эконо­ми­ческой организации это объем вы­пуска продукции, объем запасов и реализации, постоянство закупочных и отпускных цен, неизменность финансовых ха­рактеристик работы предприятия и т.д. Статика системы оп­ределяется также постоянством таких элементов внутренней среды, как социально-психологический климат в коллективе, нормы и правила поведения, штатное расписание, кадровый состав, должностные инструкции и многое другое.

Динамический (переходный) режим работы системы ха­рактеризуется изменением во времени одного или несколь­ких показателей работы. К переходным режимам относится период работы организации от начала «нового дела» до дос­тижения устойчивых показателей, а также спады и подъемы в работе, вызванные колебаниями рыночной конъюнктуры и другими обстоятельствами.

В решении задач системного анализа спады и подъемы в работе, вызванные сезонными колебаниями цен и други­ми причинами периодического характера, принято относить к устойчивым режимам. Несомненно, что период ликвида­ции (сворачивания) дела относится к переходным режимам. Задача системы управления состоит в обеспечении целенаправленного поведения организации и, прежде всего, ее кол­лектива при различных режимах работы.

Рассмотрим причины, побуждающие организацию стре­миться к работе в динамическом режиме. Переход от устойчи­вого режима работы к спадам и подъемам зависит от многих, иногда совершенно неожиданных обстоятельств, которые вы­являются в процессе рефлексивного анализа. Можно выделить пять хорошо заметных признаков, требующих перестройки ра­боты системы управления: быстрый рост отрасли, к которой принадлежит организация; несоответствие дела объективным потребностям; изменение приемов работы; демографические изменения; изменения в восприятии.

1. Быстрый рост отрасли.

Если отрасль растет быстрее, чем потребности населе­ния, то структура отрасли изменится самое позднее тогда, когда выход товаров или услуг удвоится. К этому моменту:

• отрасль перестает отражать реальные потребности рынка из-за того, что предложения товаров и услуг заметно опе­режают спрос, как следствие, происходит снижение цен и объемов реализации;

• деление рынка на сегменты перестает отражать реальность;

• отчетность и статистика продолжают еще некоторое вре­мя отражать реальное положение дел, поэтому сохраня­ется возможность использования процедур системного анализа для прогнозирования развития ситуации.

2. Несоответствие объективным потребностям.

В той области или на том сегменте рынка, на которые ориентирована организация, произошли изменения, и выпускае­мая продукция или выполняемые услуги перестали отражать объективные потребности клиентов. Следовательно, необхо­дима оперативная перестройка системы, диверсификация дея­тельности и освоение новых видов товаров или услуг. Важно понимать, что происшедшие изменения могут приводить не только к негативным явлениям типа снижения спроса или цен, но могут вызвать рост потребности в развитии бизнеса.

Если, например, организация работает в сфере оказания бы­товых услуг мелким фирмам или частными лицами (помощь по дому, уход за детьми и престарелыми людьми), то она имеет определенные перспективы роста и развития. В настоящее вре­мя в крупных городах России возросло число частных больниц и учебных заведений коммерческого типа. Данная категория учреждений нуждается в таких услугах, как питание персонала, уборка территории, стирка, перевозка людей и грузов. Это, как правило, небольшие организации, поэтому содержание собственного персонала и закупка необходимого оборудова­ния (в том числе автомобилей) им может быть не по средствам. Поэтому потребности в высококачественных бытовых услугах в настоящее время значительно опережают предложения.

3. Изменение приемов работы.

Если организация не реагирует на изменения рыночной си­туации, то в современных условиях она обречена на пораже­ние. Примером могут служить достаточно заметные изменения в способах розничной торговли продуктами питания в круп­ных городах. До перехода к рыночной экономике большинство продуктов продавалось в магазинах. Затем развилась так назы­ваемая ларечная торговля, и в магазинах почти не стало поку­пателей. В последнее время происходит постепенное воз­рождение торговли продуктами питания через магазины, что объясняется более правильной ценовой и ассортиментной по­литикой, а также улучшением качества обслуживания.

4. Демографические изменения.

Сюда мы относим изменения численности населения, возрастных групп, занятости, распределения доходов, обра­зовательного уровня и т.п. Во всех этих областях в настоя­щее время происходят быстрые и достаточно заметные из­менения. Поэтому указанные факторы должны учитываться при системном анализе работы организаций России.
По уровню доходов население принято разбивать на три группы: с высоким, средним и низким уровнем дохода.

5. Изменение в восприятии.

Сюда относятся достаточно устойчивые стереотипы пове­дения больших групп населения. Они вырабатыва­ются главным образом на основе стремления отдельных людей жить как все или лучше других. Наибольшая часть населения относит себя к среднему классу. Показателями такой принадлежности в на­стоящее время для городского населения являются квартира для семьи, недорогая машина, садовый участок и т.д. Подоб­ные тенденции создают устойчивый спрос на определенные категории товаров. Быстрое изменение спроса на отдельные товары целесообразно относить к «капризам моды».

С позиций системного подхода к исследованию систем управления наиболее предпочтительными режимами рабо­ты организации являются устойчивые режимы, обеспечивающие ее стабильное развитие. Но ввиду экономической нестабильности, а также из-за отсутствия сформировавшейся рыночной инфраструктуры большую часть времени многие социально-экономические организации России вынуждены работать в переходных режимах. Работать достаточно дли­тельное время в стабильном режиме удается организациям, выполняющим государственные или муниципальные заказы. Рефлексивные исследования социально-экономических организационных систем показывают, что реакция системы управления на возмущающие воздействия носит сложный, не всегда предсказуемый характер, что связано с наличием неопределенностей в описании внешней и внутренней среды организации. Именно поэтому так значительна роль социо­логических исследований при анализе функционирования организационных систем.

Дата добавления: 2014-01-04