Проведение необходимых корректирующих мероприятий

Сопоставление реальных результатов со стандартными

Разработка стандартов и критериев.

В качестве стандартов используются цели, которые яв­ляются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, позволяющих сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить показатели результатив­ности для величин, поддающихся количественному изме­рению: по прибыли, объему продаж. Например, получить прибыль 1 млн. руб. в 2011 году. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую. (Например, повышение степени удовлетворенности рабо­той.) В таком случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение через другие показатели. В нашем примере это количество увольнений. Сокращение увольнений обычно считается проявлением удовлетворенности работой.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставле­нии реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Необходимо иметь в виду, что контроль дол­жен быть экономически эффективным, т. е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руковод­ство решает важную задачу — устанавливает масштаб до­пустимых отклонений. Если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие от­клонения не вызывают тревоги.

После получения результатов контроля менеджеры могут действовать тремя способами:

• ничего не предпринимать. Если система контроля показывает, что все параметры находятся в рамках допустимых отклонений, то никаких корректирующих мероприятий не требуется;

• устранить отклонение. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращение процесса деятельности в запланированное русло. Самые простые отклонения (обычно технического характера), которые не затрагивают базовых принципов организации, могут быть устранены чисто техническими мероприятиями. Но существуют взаимосвязанные явления, и тогда недостаточно корректировать только один или группу параметров, необходимо вносить системную корректировку;

• пересмотреть стандарт. Не всегда необходимо сразу корректировать организацию по результату деятельности. Иногда требуется обратить внимание на стандарт. Иногда стандарты могут быть нереалистичными, а иногда их вообще трудно точно установить (как в случае установления плановых показателей реализации на длительный период).

Виды контроля:

• предварительный;

• текущий;

• итоговый (заключительный).

Предварительный контроль осуществляется до факти­ческого начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют, осуществить пред­варительный контроль. Строгое соблюдение правил и про­цедур при выработке планов, четкое написание должност­ных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например, анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливается мини­мально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом про­водится собеседование, выявляется, насколько его характе­ристики соответствуют необходимым требованиям.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступаемых материалов, материалы проверяют на соответствие стандартам; тщатель­но выбираются поставщики для заключения договоров.

Средством предварительного контроля финансовых ре­сурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии составления финансового плана дает уве­ренность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства.

Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его объектом являются подчиненные, а субъектом — их начальники. Задача этого контроля — своевременно выявить и скорректировать от­клонения, возникающие в ходе работы, от заданных пара­метров. Текущий контроль основывается на обратных свя­зях. Простой пример обратной связи: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их рабо­та неудовлетворительна. В результате подчиненные испра­вили ошибки и усилили свое внимание к выполнению опе­раций. Таким образом, контроль дает возможность свое­временно реагировать на меняющиеся факторы.

Заключительный контроль осуществляется после вы­полнения работы. Фактически полученные результаты срав­ниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскры­вает упущения и недостатки в работе. Роль этого вида кон­троля заключается в следующем:

• Он дает информацию для дальнейшего планирования;

• способствует мотивации.

При проведении процедуры контроля менеджеры не должны упускать из виду человеческий фактор. С одной стороны, неотвратимость контроля заставляет человека работать более ответственно, но, с другой стороны, могут появляться негативные последствия, особенно если система контроля ставит исполнителя в очень жесткие рамки. Это выражается в том, что подчиненные начинают делать не то, что надо, а то, что хочет видеть начальник. Такое поведение получило название ориентированного на контроль. Так, например, если работа агента по сбыту оценивается только по объему реализации, то он начнет агрессивно "всучивать" товар потребителям, не задумываясь о том, что так можно быстро насытить рынок, и дальнейшая деятельность организации может просто остановиться. Другой негативный фактор заключается в том, что сотрудники начинают манипулировать информацией в свою пользу и тем самым обесценивать всю процедуру контроля.

Дата добавления: 2014-01-04