Понятие экономической информации

Лекция №4

Информационные системы в экономике, их классификация.

Поскольку в дальнейшем речь, прежде всего будет идти об экономических предприятиях, то прежде всего нас будет интересовать экономическая информация.

Экономическая информация – это совокупность знаний о социально-экономических процессах, которые служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

К характеристикам экономической информации следует отнести:

- большие объемы;

- многоразовое повторение циклов ее получения и переработки в определенные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

- разнообразие источников и потребителей.

Классификация экономической информации:

- по функциям управления

- плановая

- нормативная

- отчетная

- аналитическая

- по отношению к объекту управления

- входящая (внутренняя, внешняя)

- исходящая (внутренняя, внешняя)

- по моменту возникновения

- первичная

- вторичная

- по содержанию

- условно-постоянная

- условно-переменная

- по характерному содержанию

- информация о предметах

- информация о процессах

- по элементам структуры

- реквизит

- показатель

- массив

- информационный поток

- информационная база

В начале 60-х годов в связи с ростом популярности вычислительных систем возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства была связана с опозданием поступления отдельных комплектующих, вследствие чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства на складах возникал излишек материала, который приходил раньше намеченного срока. Кроме того, из-за нарушения баланса поставки комплектующих возникали дополнительные осложнения с учетом их состояния в процессе производства. С целью избежания подобных проблем была разработана методология планирования потребности в материалах. Главным заданием методологии было обеспечение гарантии наличия требуемого количества необходимого материала в любой момент времени, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов.

Процесс планирования включает в себя функции автоматического создания проекта заказов на закупку или внутреннее производство комплектующих материалов. Основные преимущества использования данной системы:

1. Гарантия наличия необходимых комплектующих и уменьшение временных задержек в их доставке, увеличение выпуска готовой продукции, без увеличения числа рабочих мест и нагрузок на производственное оборудование.

2. Уменьшение производственного брака в процессе сборки готовой продукции, который возникал из-за использования комплектующих, не соответствующих стандарту.

3. Налаживание производства в связи с контролем статуса материала, что позволяет отслеживать весь его конвеерный путь, начиная от создания заявки на данный материал до его готового вида.

Благодаря данной программе в ходе работы возможно внесение изменений в заказ для обеспечения оптимального хода производственного процесса. С помощью данной программы создается план заказов на каждый отдельный материал на весь термин планирования. Основные результаты данной системы:

- план заказов

- изменения в плане заказов

- отчет об «узком месте» планирования

- исполнительный отчет

- отчет о прогнозах

Таким образом, использование методологии планирования позволяет оптимизировать время поступления каждого материала, облегчая ведение производственного учета.

В начале 80-х возникла концепция формирования трудовых ресурсов. Она заключалась в прогнозировании, планировании и контроле производства по всему циклу, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара.

В общем система управления предприятием имеет такой вид:

1. Бизнес планирование. Процесс формирования плана предприятия наиболее высокого уровня. Долгосрочное планирование, план складывается в денежном измерении.

2. Планирование спроса. Процесс прогнозирования спроса на определенный период.

3. Планирование продажи и производства. Бизнес-план и план спроса переделываются в планы продажи основных видов продукции.

4. План-график выпуска продукции. План производства переделывается на план выпуска продукции.

5. Планирование нужд в материальных ресурсах. На данном уровне определяют количество и сроки поставки материальных ресурсов, необходимых для обеспечения графика выпуска продукции. Исходными данными для планирования являются спецификации продукции и размер текущих материальных запасов.

6. Планирования производственных мощностей. Производятся расчеты относительно выяснения и сравнения существующих и необходимых мощностей. Исходными данными является маршрутизация продукции, изготавливаемая предприятием.

7. Управление заказами клиентов. На этом этапе потребности клиентов сопоставляются с выпуском продукции.

8. Управление на уровне производственного цеха. Формируются оперативные планы-графики. Продолжительность планирования невелика – от нескольких дней до месяца.

9. Оценка выполнения. Оценивается реальное выполнение всех выше перечисленных пунктов с целью, чтобы в случае необходимости внести коррективы в предыдущие циклы планирования.

Продолжительный процесс внедрения данной системы позволил не только повысить эффективность процесса, но и выявить недостатки, свойственные данной системе:

- ориентация системы управления предприятием исключительно на существующие заказы

- слабая интеграция с системами проектирования технологических процессов

- недостаточное насыщение системы функциями управления затратами

- отсутствие интеграции с процессами управления финансами и кадрами.

Производственное планирование не просто расширяется, а изменяется требованиями клиентов, что заставляет пересмотреть всю бизнес-практику сосредотачивая внимание на рыночной активности, а не на производственной деятельности. Процесс отработки заказов теперь включает в себя кроме функции введения заказов, функции продажи и маркетинга.

Позднее появилась еще одна концепция «Развернутые системы планирования». На протяжении 1994-1996 гг. рынок систем развивался высокими темпами. Объем продаж возрастал примерно на 40% в год. Одновременно объем продаж систем возрастал в два раза быстрее.

Потенциал систем в направлении моделирования далеко не вычерпан. Сейчас они сориентированы преимущественно на поддержку принятия решений, связанных с возникновением новой продукции или новых заказов. Таким образом, происходит постоянная эволюция стратегических систем управления. По некоторым данным внедрение таких систем приводит к снижению запасов на 30%, повышению продуктивности труда на 25%, увеличению количества заказов, выполненных в срок до 20%.

Ежедневно тысячи руководителей используют методы управления проектами. Это дает им возможность контролировать ход выполнения и завершения проектов в назначенный срок, не превышая запланированных затрат и оставаясь на высоком техническом уровне.

На практике управление проектом – это действие пользователя, направленное на решение проблем, которые возникают из-за задержек, изменений и в связи с возможностями, которые открываются в процессе реализации проекта. Успешное управление проектом требует постоянного внимания. Используя программное обеспечение в управлении проектами, можно определить и решить потенциальные проблемы.

При выборе программного продукта пользователю необходимо, прежде всего, понять, для решения каких задач будет необходима система управления проектами, проанализировать характер деятельности собственной организации, учитывая возможности использования проектной формы планирования и управления. При этом необходимо четко представлять, какая деятельность может планироваться в виде проектов, насколько детально необходимо планировать и контролировать объекты.

Прежде всего, необходимо составить список работ и указать зависимость между ними, рассчитать ресурсы, необходимые для выполнения данной работы. Затем рассмотреть выполнение всех этапов во временной шкале. Успешное управление проектом не заканчивается в момент подготовки плана. Для достижения поставленной задачи необходимо ежедневно отслеживать исполнение работ и обновлять график выполнения соответственно с фактическими данными. Контроль за проектом обозначает еще и внесение информации и отчетности по факту выполнения работы и отслеживание изменений по мере их возникновения. Когда проект выполняется, важно всегда иметь свежие данные. Одна из причин обновления графика – отслеживание отклонений фактической продолжительности от запланированной изначально. Кроме того могут быть добавлены дополнительные работы, либо отменены некоторые из запланированных, либо внесены некоторые изменения. Компания может осуществлять одновременно несколько проектов, которые пребывают на разных стадиях выполнения. При обновлении информации это необходимо обязательно учитывать.

Часто возникает необходимость показать большое количество информации в сжатом виде. Такой укрупненный вид проекта предназначен только для руководителей и клиентов, поскольку в нем отсутствует детальная информация о работе. Существуют программы, которые позволяют обобщить информацию на основе общего кода, ресурсов или статей затрат.

С помощью программного продукта контролировать группы проектов также просто, как и один проект. При этом можно координировать независимые проекты в многопроектном окружении, учитывая зависимость между работами разных проектов.

Для передачи информации локальной сетью или по всему миру используют почтовые системы, такие как Microsoft Mail и др. При этом можно ввести адрес электронной почты непосредственно в проект и автоматически отслеживать состояние вопросов по каждому пользователю, получать обновленные данные от локальных или отдаленных групп пользователей.

Если необходимо передать данные в другие корпоративные системы, в распоряжении пользователя находится несколько способов благодаря открытой архитектуре системы.

Пользователь может расширять информация о проекте, используя сети Internet или свою собственную.

Рассмотрим несколько программ для примера.

Monte Carlo – программный продукт, который позволяет проанализировать риск, связанный с выбранными аспектами проекта и оценить их значимость. Данная программа дает информация для прогнозирования проблем, развития комплексных планов, управление критической ситуацией, также дает информация для принятия верного решения по поводу оценки проекта, его стоимости.

Специальное программное дополнение Webster обеспечивает доступ к данным по проекту, предоставляет возможность обращаться к работе проекта в режиме реального времени, пересматривать и обновлять данные о нем. Все участники проекта работают с одними данными. Программа позволяет осуществлять:

- доступ к данным проекта для любого пользователя, где бы он не находился

- знакомство с заданием каждого исполнителя проекта

- управление проектом с учетом обновленной информации

- немедленное обновление данных по проекту

- возможность вносить информацию об отработанном времени, за границами проекта.

Дата добавления: 2014-01-04