Корректирующие действия

Сравнение результатов со стандартами.

Выработка стандартов.

Стандарты – это конкретные цели, изменение которых поддается измерению. Все стандарты организации должны быть выбраны из множества целей и определяться стратегией организации. Цели, которые используются в качестве стандартов, должны отличаться двумя особенностями:

· должны иметь временные рамки

· представляют конкретный результат (показатель), по которому можно оценивать выполнение работы.

Результат позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной и показывает, что остается несделанным и как достичь запланированного. Достаточно легко установить показатели для коммерческих организаций (прибыльность, фондоотдача…). Но для некоммерческих организаций показатели не могут быть четко выражены, там имеют место социологические показатели (удовлетворенность персонала, уровень текучести кадров).

Таким образом, задача первого этапа в том, чтобы установить стандарты и выработать показатели результативности.

Менеджер должен определять, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям, и определить масштаб отклонений.

Масштаб отклонений – это пределы, в которых отклонение полученных результатов от запланированных не должно вызывать тревоги. Масштаб отклонений должен быть индивидуален, но не должен быть слишком большим или слишком маленьким. Измерение результатов – это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. поэтому надо выбрать единицу измерения, скорость, частоту и точность измерений. Таким образом, в результате второго этапа необходимо сравнить достигнутые результаты с запланированными и установить масштаб отклонений.

Возможны три варианта:

· если сопоставление фактических результатов с запланированными ложится с масштаб отклонений, то можно ничего не предпринимать

· если выходит за рамки масштаба отклонений, то система контроля должна позволить устранить отклонения, иначе она бессмысленна. Смысл корректировки в том, чтобы вернуть организацию на правильный путь

· не все отклонения нужно устранять. Иногда надо пересмотреть сами стандарты.

Поведенческие аспекты контроля.

Необъемлемым элементом контроля являются люди. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Обычно люди ориентированы на контроль:

· сотрудники стараются делать то, что бы хотело от них увидеть начальство при проверке

· поскольку ресурсы ограничены, то часто требования на них завышаются

· иногда возникает желание выдать непригодную информацию

Практические рекомендации:

ü необходимо устанавливать осмысленные стандарты и привлекать персонал к разработке стандартов. Если стандарт не объективен, то сотрудники будут сознательно игнорировать его

ü необходимость двустороннего общения, т.е. руководители всех рангов должны обсуждать с подчиненными стандарты во всех областях контроля, и работники должны понимать цели контроля

ü необходимо избегать чрезмерного контроля, т.е. виды деятельности, которые не являются стратегическими, не нужно контролировать (или нечасто)

ü необходимо вознаграждать персонал за достижение результатов стандарта.

Характеристики эффективного контроля:

Свойства контроля:

· стратегическая направленность, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и ее стратегии. Деятельность нестратегического характера может подвергаться контролю эпизодически или не контролироваться вообще

· ориентация на результаты: необходимо довести до персонала установленные стандарты и сообщать ему о достигнутых результатах.

· соответствие делу: контроль должен соответствовать виду деятельности, подвергающейся ему.

· своевременность контроля: каждый вид контроля должен иметь свой интервал

· гибкость контроля, т.е. контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям. Система контроля должна позволять персоналу встроиться в него

· простота контроля: он должен быть понятен персоналу и соответствовать потребностям и возможностям организации. Избыточная сложность контроля ведет к беспорядку

· экономичность контроля, т.е. преимущества от контроля должны быть больше, чем затраты на его организацию. Затраты на контроль складываются из: 1) затрат времени на сбор, передачу и анализ информации; 2) затрат на все виды оборудования. Если затраты на контроль превышают его отдачу, то можно: а) вести менее тщательный контроль; б) изменить систему контроля. Одним из способов экономичного и эффективного контроля является метод по принципу исключения. Суть его в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. В этом случае масштаб отклонений достаточно широк.

· контроль должен осуществляться как финансовыми, так и нефинансовыми методами. Финансовые методы сводятся, в основном, к бух. учету. Нефинансовые предполагают контроль следующих параметров: 1) доля продукции или услуг на рынке; 2) производительность труда; 3) имидж фирмы.

· наличие у фирмы ИУС (информационно-управляющей системы). ИУС многофункциональны, они используются и для контроля, и для планирования. ИУС – это формальная система для выдачи менеджменту информации о прошлом, настоящем и будущем, необходимой для принятия управленческих решений. При разработке ИУС нужно ее ориентировать на пользователя, т.е. при ее проектировании надо учесть потребность в информации на различных уровнях управления именно в этой организации. ИУС являются эффективными только в том случае, если от ее использования покрываются затраты на ее использование и эксплуатацию.

Дата добавления: 2014-01-04