Правила применения телефона как средства коммуникации

Средства коммуникации

Правила введения потокола деловых встреч разного вида

Средства коммуникации разделяются на две составляющие:

- аудиовизуальные – телефон, телефакс, видеотелефон, селекторная связь, компьютер

- контактные – совещания, приветствия, представления, презентации, приемы, планерки, переговоры, деловые встречи, конференции, собрания, консультации, круглые столы.

Все деловые коммуникации могут осуществляться

- непосредственно – через деловое общение;

- опосредованно – посредством звонка, записки, переписки

Все эти современные виды коммуникаций могут стать неэффективными, если их неправильно использовать.

Современная система управления немыслима без телефона как основного средства коммуникации. Более 70% вопросов решается по телефону. Это значительно сокращает время на решение вопроса, но при этом занимает довольно большой промежуток рабочего времени руководителя.

Правила введения телефонных переговоров

• поставить четкую цель разговора;

• подготовиться к разговору (продумать вопросы, предложения к собеседнику, план разговора, подготовить все необходимые материалы);

• выбрать удобное время для разговора для обоих собеседников;

• не превращать разговор в монолог, вместо выслушивания ответа на поставленный вопрос;

• записать деловой разговор.

В любом серьезном учреждении сегодня используется телефакс. С его помощью передают наиболее срочные бумаги, справки, материалы и получают сообщения. Использование телефакса значительно сокращает время пересылки бумаг и получения необходимой информации, что значительно улучшает деловые коммуникации.

При отправке сообщений по телефаксу рекомендуется сделать
стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке
учреждения, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телекса.
Записи на факсе идут в определенной последовательности:

-имя отправителя;

- дата передачи сообщения;

- адрес отправителя;

- номер факса отправителя;

- количество страниц сообщения, включая первую;

- имя адресата;

- адрес адресата;

- стандартная запись: «Если вы не получили все страницы
отправления, позвоните, пожалуйста, по телефону... передайте сообщение по факсу...» (впечатываются соответствующие ваши номера).

Текст сообщения может быть любым — рукописным, печатным.
Страницы должны быть пронумерованы, печать ставится только в том случае, если высылается документ.

Письма, документы и нотариально заверенные копии, отправленные факсимильной связью, принято дублировать отправкой обычным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и представить по месту требования. При этом необходимо указать в сообщении,
что подлинники материалов высылаются почтой.

Дата добавления: 2013-12-12