Организационно-распорядительная документация

Унифицированная система документации; организационно-распорядительная управленческая документация; устав; положения; инструкция; штатное расписание; структура и штатная численность; регламент; распорядительные документы; решение; распоряжение; указание; приказ; поручение; справки; докладная записка; объяснительная записка; акт; доверенность; служебные письма; телеграмма; телефонограмма; факсограмма; протокол; программа; план; отчет; резюме; трудовые контракты; приказ по личному составу; трудовая книжка; личная карточка; личные дела; первичные учетные документы; регистры бухгалтерского учета.

ЛЕКЦИЯ 4.СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Основные понятия:

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно–распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству – систему организационно-распорядительной документации и т.д.

Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

· организационные документы;

· распорядительная документация;

· информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

· плановая документация;

· отчетно-статистическая;

· кадровая документация;

· бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых, специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Дата добавления: 2013-12-12