Компьютерные системы организации труда

Раздел адресов и телефонов

Раздел служебных и частных дат

Календарная часть

• В эту часть можно внести различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

• Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на один день.

• В календарной части можно найти листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целевых установок на отдельные недели и дни.

• Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов в жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

• Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.п. Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Здесь на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

- календарь на год;

- важнейшие понятийные сокращения;

- списки дней рождения близких людей;

- сроки проведения важных мероприятий;

- листки-памятки.

Благодаря данному разделу у вас всегда под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми чаще всего пользуетесь.

Обитая часть. Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и другие документы.

В заполнении дневника не должно быть мелочей, при этом:

• все записи должны быть достаточно подробными, понятными;

• в дневнике должно быть место для некоторых, важных для секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в отсутствие руководителя;

• записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий можно применять следующие символы:

­- срочно;

! - важно;

? - выяснить;

+ - приоритет категории А;

· - задача выполнена;

О - перенос на более поздний срок;

Х - невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Дневник — это важный и необходимый документ, и с ним следует обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая деловая информация, которая всегда под рукой у руководителя (адреса, фамилии, даты, данные по контрактам, ответственные исполнители и пр.).

Существует еще много других форм планирования времени.

Главное, что надо запомнить и понять: нет универсальных средств. Каждое в чем-то удобно, но имеет и какие-то недостат­ки. Книжка-календарь удобна, когда за день надо сделать много нефиксированных дел. А вот картину недели в целом по ней получить нелегко. Еженедельник удобен при значительном объеме фиксированных дел и незначительном числе нефиксированных занятий, которые нетрудно отмечать и на полях, и в разделах. Ежемесячник удобен, когда работа заранее известна и надо только кое-что записать дополнительно. К тому же он занимает мало места.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем. Если, например, вы работаете рано по утрам, то надо «дорисовывать» сверху еще строки — скажем, с 6 ч.

Можно поступать и так: сделать на картоне постоянное расписание недели, в еженедельнике же отмечать только изменения и перестановки, а также другие нефиксированные дела. Можно такую картонку-расписание дополнить не еженедельником, а книжкой-календарем небольшого формата и в ней записывать все, что не отражено в постоянном расписании.

В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя.

Такие системы организации труда позволяют решать следующие задачи:

• «.Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;

• «Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.);

• «.Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;

• «Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия в процессе работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается па принтере и защищается паролем.

И все же, отдавая дань уважения техническому прогрессу, не стоит торопиться выбрасывать старые дневники и ежегодники.

Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента повышения личной эффективности труда менеджера, специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи «Тайм-менеджера».

Дата добавления: 2013-12-12