План и распорядок рабочего дня

Тайм-менеджер

Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «как» вы хотите сделать. Тайм-менеджер (ТМ) создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

Достоинства ТМ:

• позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения основных задач;

• дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;

• помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков.

Например, отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ стал базовым инструментом работы всего предприятия.

Очень непростое дело дать совет — на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории руководителя, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и т.д. Поэтому выбирайте то, что подходит лучше всего для вас.

Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего же графика. Планирование работы и строгое соблюдение плана — вот два кита, на которых опирается вся наука управления временем.

План и план—график рабочей недели сами по себе тоже не решают всех практических задач планирования. Остаются еще учет текущих дел и планирование каждого отдельного дня, не похожего один на другой, несмотря на любую регламентацию. Выборка делается из списка дел на месяц, плана—графика недели и из за­писей текущих дел.

Руководитель должен лично ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаться к наступающему рабочему дню.

Этот реальный рабочий план на день должен состоять из вре­менных блоков, заполненных А-делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б- и В-дел. Тогда уже эти Б- и прежде всего В-дела руководитель может и не выполнять.

Никому не позволяйте прервать А-занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б- и В-дела. Его будут уважать, он станет респектабельной личностью, его будут ценить и не захотят потерять.

Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А-дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполне­ние Б- и В-дел. Его будут ценить не слишком высоко.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 ч. Если неожиданности не только не исключены, но даже и возможны, следует ограничиться 3 или 4 ч.

Те, кто полагают, что их распорядок дня вообще не допускает никакого планирования, могут прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного-единственного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда появится опыт планирования, можно перейти к 2 часам и т.д.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 мин остава­лись свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и отдыха и т.п. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое сделать сверх плана. А план работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается.

На основе действующего в организации единого распорядка рабочей недели руководитель разрабатывает личный режим труда — такой уклад деятельности, в котором необходимо учитывать возможность утомления в разные периоды рабочего дня и в связи с этим изменения характера труда и перерывов для отдыха (табл. 19).

Режим дня — это такая организация деятельности, которая рационально делит сутки на определенные отрезки времени, отведенные для работы, самообразования, питания, отдыха и др. Режим является своеобразным жизненным порядком. Его значение заключается в том, что человек, следующий ему, не упустит и не забудет важных дел, получит уверенность в успехе своих дел (табл. 21).

Таблица 21 Примерный укрупненный режим рабочего дня мастера

Вид деятельности	Время работы, ч	Вид деятельности	Время работы, ч
Подготовительная работа	7:45—8:00	Управление производством	13:00—14:00
Управление производством	8:00—9:50	Работа с документацией	14:00—14:50
Отдых	9:50—10:00	Отдых	14:50—15:00
Работа с документацией	10:00—11:00	Управление производством	15:00—17:00
Управление производством	11:00—12:00	Заключительная работа	17:00—17:15
Обеденный перерыв	12:00—13:00

Режим создает в жизненном укладе, деятельности руководителя определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться, и т.п. Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в постоянные нормы жизненного уклада.

Например, подготовительная работа у мастера строительной организации может включать обход участка и проверку состояния техники безопасности и выполнения противопожарных ме­роприятий; обеспечения рабочих средствами механизации, строительными материалами; своевременности выхода рабочих на работу и их расстановки по рабочим местам; выдачи из кладовой материалов, инструмента, инвентаря, спецодежды, а также проведение инструктажа рабочих перед началом работы и др.

Например, управление строительной организацией включает, прежде всего, организацию работы бригад и организацию рабочих мест, контроль за наличием конструкций и материалов, за применением и правильным использованием инструмента, инвентаря, соблюдением требований техники безопасности, организа­цию состязательности в коллективе, мобилизацию коллектива на выполнение плановых заданий и обязательств, другие виды работ и функции в соответствии с Положением о мастере.

Во второй половине рабочего дня мастер переносит основные акценты на обход участка с целью контроля качества, приема выполненных работ, подготовки к следующему рабочему дню.

Если в первой половине дня работа с документами ориентируется прежде всего на изучение справочно-нормативной и специальной литературы, оформление оперативной документации, заполнение табеля, то в конце рабочего дня основное внимание следует уделить составлению заявок на материалы, анализу итогов рабочего дня, планированию работы на очередной день, подготовке заданий бригадам и др.

Заключительная работа предусматривает сдачу смены, заполнение журнала работ.

Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Практика составления рабочих графиков дня и недели, а иногда и месяца дисциплинирует труд не только самого руководителя, но и руководимого им коллектива.

Для выполнения постоянных обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня или определенный день недели. Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами и др.

Распорядок рабочей недели (табл. 19) регламентирует личную работу руководителя. Соблюдение его обеспечивает полноту выполнения запланированных работ. В недельном плане для руководителя строительной организации должны найти место следующие дела:

- рассмотрение состояния финансового положения;

- проверка выполнения директивных графиков строительных работ;

- посещение строящихся объектов и анализ дел на них;

- проверка выполнения планов работы с кадрами, улучшение условий труда, быта и отдыха;

- проверка выполнения плана организационно-технических мероприятий;

- прием работников по личным вопросам;

- прием посетителей из сторонних организаций;

- день качества;

- день бригады;

- рассмотрение проектно-сметной документации, проектов про­изводства работ, проектов организации строительства и др.;

- оперативные совещания по анализу состояния дел и др.

В недельном плане следует предусмотреть время для ежедневного решения текущих вопросов с субподрядными организациями, поставщиками, смежниками и собственными подразделениями.

Для непредвиденных работ, решения оперативно возникших текущих вопросов планируются резерв времени и соответствую­щие периоды рабочего дня.

На первых порах руководителю не следует создавать жесткого распорядка дня, можно запланировать только основные работы. Пересматривая график рабочего дня в процессе работы, он совершенствует, уточняет его и впоследствии меняет график уже значительно реже.

Все планы должны, в конечном счете, учитывать выполнение текущих дел и планирование каждого конкретного дня.

Форма записи текущих дел во многом влияет на четкость планирования. Нужно выбрать ту форму записи, которая в наибольшей степени отвечает реальным условиям работы руководителя. Наиболее удобной является такая форма, в которой имеется сетка времени.

На основе месячного плана и распорядка рабочей недели со­ставляется ежедневный рабочий план (табл. 22 и 23).

Таблица 22 Вариант формы рабочего плана руководителя на«» 200 г.

День недели	Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт. Сб. Вс.
Служебные дела	Где необходимо быть
Где быть	Время	Вопрос
Кого	Пригласить для беседы
Время	Вопрос
Кого	Принять
Время	Вопрос
Домашние дела	Здоровье, досуг		Позвонить
Кому	Телефон Время Вопрос

Чтобы перейти к конкретным рабочим планам на каждый день, руководителю нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: каким временем он располагает, какое время необходимо на те или иные виды работ, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Одним из полезных технических приемов планирования личного труда руководителя является применение «Дневника личной работы». Он представляет собой записную книжку в виде общей тетради и состоит обычно из трех разделов. Первый предназначен для записей справочной информации (телефоны, адреса и т.д.), второй включает план наиболее важных дел года, а также планы личной работы на месяц, неделю, каждый день с учетом выполненных работ по времени. Третий раздел предназначен для общих записей.

Таблица 23 Рабочий план руководителя на день «» _ __ 200 г.

День недели Пн. Вт. Ср.	Чт. Пт. Сб. Вс.
Профиль дня
Служебные дела	Распорядок дня
	6:00 7:00
	7:00 8:00
	8:00 9:00
	9:00 10:00
	10:00 11:00
	11:00 12:00
	12:00 13:00
	13:00 14:00
	14:00 15:00
	15:00 16:00
Где быть	16:00 17:00
Организация (служба)	Время	Вопрос
			17:00 18:00
			18:00 19:00
Пригласить для беседы
Кого	Время	Вопрос	19:00 20:00
			20:00 21:00
Принять	21:00 22:00
Кого	Время	Вопрос
			Позвонить
			Кому Телефон Время Вопрос
Домашние дела, здоровье

Смысл ведения руководителем «Дневника личной работы» заключается не только в систематизации намеченных дел, но и в возможности учета и анализа всех выполненных работ, в обоснованном планировании личной работы.

Дата добавления: 2013-12-12