Проектирование форм результатных документов

Главная цель обработки планово-учетной информации – получение результатных данных, это сведения, полученные в результате решения задач.

К результатным документам предъявляются следующие требования:

- данные должны быть полными и компактно размещены

- документ должен быть наглядным (все данные представлены в расшифрованном виде и расположены в последовательности удобной для чтения)

- документ должен содержать все итоговые данные

- формы документов должны быть постоянными и составляться с помощью ЭВМ.

При разработке документов нужно придерживаться следующих правил:

1. В верхней части листа печатается название документа и «шапка» с полным наименованием всех граф и их нумерацией. Наименование документа должно располагаться посередине листа. Если документ располагается на нескольких листах, то на втором и последующих печатается только нумерация граф. Графы должны быть выделены ограничительными линиями.

2. Все коды, с которыми в процессе решения задачи производились логические операции, должны быть расшифрованы для удобства чтения документа и наглядности данных.

3. Итоговые строки следует выделять утолщенными ограничительными линиями и полужирным шрифтом, а при наличии цветной печати возможно выделение их цветом.

4. Итоговые строки в документе могут располагаться в любой удобной для пользователя последовательности. Например, в «Расчетно-платежной ведомости» итоги сначала располагаются по табельному номеру, то есть построчно: «Итого начислено», Итого удержано», Сумма к выдаче», а затем – по графам, то есть по вертикали: «Итого по бригаде», «Итого по отделению», «Итого по предприятию».

5. Максимальная ширина строки документа не должна превышать возможности печатающего устройства.

6. Постоянные реквизиты и показатели размещаются в заглавной части документа (например, наименование предприятия и его реквизиты, наименование структурного подразделения, дата формирования документа). При размещении реквизитов и показателей в содержательной части документа следует придерживаться следующего правила: слева – постоянные и справочные данные, затем – группировочные реквизиты, далее располагаются количественно-суммовые показатели.

7. Количество строк в результатном документе не ограничено.

По содержанию результатные документы подразделяются на основные и вспомогательные. Основные выдаются конечному конкретному пользователю: работнику предприятия (например, доверенность, расчетный листок) или специалистам предприятия для дальнейшей работы (например, оборотно-сальдовая ведомость, расчетно-платежная ведомость). Вспомогательные используют только работники, организующие вычислительный процесс: программисты, электронщики. Это могут быть промежуточные расчеты для проверки правильности решения задач по заданным программам при их отладке. Это могут быть протоколы ошибок, которые выдает информационная система в процессе решения задачи. Это могут быть тесты, выполняемые для проверки правильности работы того или иного устройства.

Всю работу по проектированию форм результатных документов выполняют по материалам детального анализа всех функциональных задач управления и подразделяют на общую и индивидуальную. Поэтому, сначала определяется состав показателей, которые требуются для принятия решений. Затем определяется, какие показатели и в какие формы должны быть включены. Далее – какие формы необходимо получить при решении каждой задачи отдельно и в целом по функциям управления (учет, планирование или анализ).

И только после выполнения всех выше названных работ можно приступить к проектированию индивидуально каждой формы документа. При этом определяется название формы документа, отвечающее ее характеру содержанию и назначению. Устанавливаются реквизиты, входящие в состав формы документа, определяется их последовательность расположения. Затем – какие итоги и по каким признакам должны быть получены в результате решения задачи, и как они будут располагаться в форме документа. Определяется формат документа. И, наконец, устанавливаются сроки формирования и выдачи документов. Вычерчивается эскиз документа, в котором должны быть расписаны шаблоны всех граф (например, А – символьный тип данных по графе, 9 – числовой тип данных, 9.9 – числовой дробный тип данных, Д – тип дата).

ПРИМЕР.

  __________________________ ____________________ Наименование предприятия отдел (цех, бригада)   Расчетно-платежная ведомость №_______ За _______________2003 года Лист 1

Таб. номер

Фамилия, имя, отчество

Долж- ность

Оклад

Отраб. дней

Начислено

Удержано

Сумма к выдаче

Роспись

Фамилия имя, отчество

9(4)

А(20)

А(15)

9(6)

9(3)

9(6).99

9(6).99

9(6).99

9(6).99

9(6).99

9(6).99

9(6).99

А(20)

…

…

…

Итого по цеху:

…

…

…

Итого по цеху:

Итого по предприятию:

Подписи ответственных лиц

Дата добавления: 2013-12-12