Формирование бухгалтерских записей документами

Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации с помощью документов. Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа.

Проиллюстрируем преимущество формирования бухгалтерских записей документами на следующем примере. При поступлении в кассу наличных денежных средств необходимо выписать приходный кассовый ордер и отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. При использовании компьютерного документа Приходный кассовый ордер в экранной форме заполняют те же реквизиты, что и при выписке ордера вручную, но проводки формируются автоматически.

Документы конфигурации Бухгалтерия предприятия позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков бухгалтерского учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т. д.

Технология работы с компьютерными документами конфигурации подробно рассматривается во второй части настоящего пособия.

Документы конфигурации Бухгалтерия предприятия классифицируют по различным основаниям.

По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций.

К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например зачисление денежных средств на расчетный счет, потребление услуг сторонних организаций т. д.

Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера молено привести документы Приходный кассовый ордер, Поступление товаров и услуг.

По другому основанию различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записей в регистрах бухгалтерии.

К первым относятся документы, ввод которых не изменяет итогов на счетах и, как следствие, не изменяет состояние регистров бухгалтерии. В качестве примера можно назвать документы Счет на оплату покупателю и Зарплата к выплате организаций.

В модуль большинства документов конфигурации включена процедура проведения. В общем случае проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах. При проведении документа содержащаяся в них информация учитывается в регистрах путем создания записей регистров. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии.

Проведение документов производится щелчком на пиктограмме L1 командной панели либо по кнопке <ОК> в нижней части формы документа. В первом случае форма документа остается открытой, во втором — закрывается. В журнале документов проведенный документ помечается пиктограммой «с галочкой».

Дата добавления: 2013-12-12