Организация документооборота и ее оптимизация

ДО в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования. Он оказывает значит. влияние на эффективность деят-ти организации. Под ДО следует понимать создание или получение от других организаций первичный документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. Организация ДО подразумевает разработку: - форм первичных документов; - учетных регистров и форм отчетности; - графика ДО; - механизма принятия документов к учету; - системы обработки документов и порядка их хранения.

При этом принятая система документирования хоз-ой деят-ти (ХД) д. обеспечивать: 1) полноту отражения в БУ всех фактов ХД. Каждый их них д/б зафиксирован в первичном бухг. документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хоз. операции, а с другой – на основании первичных учетных документов формируется БО предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия; 2) выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Т.о., уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности; 3) отражение в БУ фактов ХД д/б построено т.о., чтобы оно исходило не только из правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хоз-ных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности; 4) тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности д/б распределены т.о., чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление БО внешним пользователям; 5) рациональное и экономное ведение БУ исходя из условий ХД и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и графика ДО необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хоз-ая операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций – одним сводным документом. Схема ДО составляется исходя из особенностей структуры управления и утвержденной в учетной политике формы учета.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию ДО в БУ на примере концерна «Росэнергоатом». Постановка учета в организации – это: - знание и соблюдение руководителем и главным бухгалтером норм и правил БУ, изложенных в нормативных документах; - наличие и исполнение организационно-распорядительных документов (Положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания), графика ДО организации; - создание технологии обработки получаемой информации, учитывающей специфику организации.

Дата добавления: 2013-12-12