Бухгалтерские документы и их значение

Тема № 3. Бухгалтерские документы.

ЛЕКЦИЯ

ПО КУРСУ «СУДЕБНАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

.

План:

1. Бухгалтерские документы и их назначение.

2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

3. Классификация бухгалтерских документов.

4. Бухгалтерские документы и документооборот.

5. Хранение бухгалтерских документов.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

- по назначению,

- по порядку отражения операций,

- по способу охвата операций,

- по количеству учетных записей,

- по месту составления.

"Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:

· сельскохозяйственная продукция;

· труд и его оплата;

· основные средства и нематериальные активы;

· материалы;

· работы в капитальном строительстве;

· работы строительных машин и механизмов;

· работы в автомобильном транспорте;

· результаты инвентаризации;

· кассовые операции;

· торговые операции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством.

Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей.

Решение поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций в целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за достоверность учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации и документооборота приобретает не только научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми вопросы составления и анализа документации и документооборота с целью повышения эффективности этих процессов.

Острота проблемы подтверждается тем, что сегодня организация бухгалтерского учета и контроля должна обеспечить достоверную информацию не только по расходу бюджетных средств, но и по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности. Полная и достоверная информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

Практика убеждает, что перестройка бухгалтерского учета и отчетности неотделима от упорядочения документации и документооборота.

Усиление роли первичных документов как основы бухгалтерского учета вытекает из того, что около 90% необходимой для управления информации составляет учет их деятельности - работа с документами.

Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

Происходящие качественные изменения документирования и документационного обслуживания финансово-хозяйственной деятельности организаций требуют совершенствования форм, методов и технологии работы с документами.

Дата добавления: 2013-12-13