КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
I. Поступающие (входящие) документы
Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основные принципы организации документооборота: 1. прохождение документов должно быть оперативным (сокращение времени пребывания их в сфере делопроизводства: различные операции по обработке документов выполняются параллельно, т.е. копировать и раздавать копии лицам, которые участвуют в исполнении документа одновременно). 2. каждое перемещение документа должно быть оправданным (необходимо исключить возвратное перемещение документов). 3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными. Т.о., основная задача организации документооборота: прямоточность в движении документов, однократность, единообразие. Различают потоки: Документопоток входящих документов состоит из: 1. документов вышестоящих организаций, органов власти 2. документов подведомственных организаций (отчетно-учебная документация, различного вида запросы) 3. документов организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий 4. жалоб и обращений граждан. В процессе движения входящих документов различают следующие этапы: 1. прием осуществляется работником канцелярии или секретарем, а также участвует работник экспедиции. 2. первоначальная обработка проверка правильности доставки, вскрытие конверта (за исключением личной корреспонденции), целостность вложений, документы извлекаются и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю. 3. предварительное распределение и рассмотрение раскладывают (сортируют) документы по адресатам, потом эти документы забирают секретари этих подразделений, распределение нужно для прямоточности и быстроты движения документов. 4. регистрация в день поступления документа для фиксации факта и времени поступления в учреждение делают отметку о поступлении в виде регистрационного штампа. p.s. нерегистрируемые документы пропускают этот этап 5. передача документов осуществляется в день поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Документы не должны лежать без действия – нарушается принцип быстроты перемещения. 6. рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций руководству направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также те, которые содержат необходимую для руководства информацию. Эти документы составляют ≈ 20% от всей документации. Это делается для того, чтобы руководство не было перегружено избыточной информацией. Резолюции должны быть четкие и конкретные указания по его исполнению. Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль 7. передача исполнителям Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым. 8. исполнение резолюций работа с документом производится в день получения, срочные документы рассматриваются по мере получения. На этом этапе также документы не должны лежать без движения. Осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в этой резолюции. Документ (или его копия) до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. 9. отправка ответных документов и подшивка в дело При передаче ответного документа к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителяи позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.
Дата добавления: 2013-12-13; Просмотров: 663; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |