Количество дел

Заголовок дела

Индекс дела

Он включает:

- индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений.

- порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения.

Графа 2:

Располагаются в определенной последовательности. Группируются по разделам НД (т.е. по структурным подразделениям). Т.о. дела в НД группируются по содержанию.

Порядок расположения заголовков внутри разделов: сначала располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, потом – плановые и отчетные документы, остальные заголовки дел располагаются в порядке убывания сроков хранения документов.

Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле. Заголовок должен быть кратко и четко сформулированным.

Неконкретные заголовки (т.е. не показывающие, какие именно документы подшиты в дело) не допускаются. (Например, «Разные документы», «Справочные документы», «Общая переписка»).

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться, т.е. изменяться, конкретизироваться.

Состав заголовка дела:

1. Наименование вида (переписка и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.)

2. Наименование организации или ее структурного подразделения

3. Адресат или корреспондент

4. Краткое содержание документов дела

5. Название территории, с которой связано содержание документов дела

6. Даты, к которым относятся документы дела.

7. Указание на копии документов дела (слово «Копия» в этом случае будет указано в конце заголовка: «Приказы по основной деятельности. Копии»)

Графа 3:

Заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

Графа 4:

Дата добавления: 2013-12-13