Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ 51141-98 определяет формирование дел как группировку исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (НД) и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать основным требованиям:

1. оперативность поиска документов

2. надежность документационного обеспечения управления

3. сохранность документов

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Формирование дел осуществляется:

- секретарем (в небольшой организации)

- канцелярией (в крупных предприятиях)

Работа по формированию дел состоит из следующих этапов:

1. распределение и раскладка исполненных документов в дела.

2. расположение документов внутри дел в определенной последовательности

3. оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или завершенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Т.е. документы должны иметь отметку о направлении в дело (реквизит 29).

В дело не помещают документы, которые:

- не соответствуют заголовку дела;

- неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки);

- подлежащие возврату;

- являются черновиками;

- являются незаверенными копиями.

В дело помещаются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения.

Документы постоянного и временного срока хранения группируют в отдельные дела, также в дела группируют документы одного календарного года. (исключение составляют переходящие дела – группируются в течение нескольких лет).

Каждое дело не содержит более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема объединяют в отдельные тома.

Документы внутри дела располагают в хронологической и логической последовательности (по датам).

При оформлении документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1. НОМИНАТИВНЫЙ

По названию их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.)

2. ПРЕДМЕТНО-ВОПРОСНЫЙ

Основа – содержание документов. (документы по вопросам повышения качества продукции. Это могут быть акты, справки, рекламации, докладные записки по этому поводу).

3. АВТОРСКИЙ

Группировка в дела документов одного автора. (протоколы производственных совещаний ЗАО «Луч» за 2004год).

4. КОРРЕСПОНДЕНТСКИЙ

Используются для группировки переписки. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. (Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2003 год).

5. ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ

Группировка переписки по географическому признаку. (Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции).

6. ХРОНОЛОГИЧЕСКИЙ

Группировка документов за конкретный период. (Квартальные отчеты за 2003 год.)

Оперативное хранение документов.

До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении или в канцелярии (у секретаря) на хранении.

В процессе исполнения они могут находиться в папках с названиями: «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. указывается фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или в шкаф.

Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах.

Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Дата добавления: 2013-12-13