Подготовка документов к архивному хранению)

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов в последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает следующие действия:

1. экспертиза научной и практической ценности документов

Это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Документы организации, делопроизводство по которым завершено, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяют к уничтожению. Отбор документов на уничтожение, на хранение и проведение экспертизы ценности документов осуществляют:

- ЦЭК (Центральные экспертные комиссии) – для министерств и ведомств.

- ЭК (экспертные комиссии) – для остальных организаций.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя. В комиссию входят наиболее квалифицированные работники в количестве 3-ех человек.

Экспертная комиссия в своей работе должна руководствоваться:

- Положением об архивном фонде РФ;

- требованиями ГСДОУ;

- приказами Федеральной архивной службы России;

- типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- типовым Положением об ЭК;

- номенклатурой дел организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение. Для этого они просматривают описи, акты и другие документы.

ЭК работает вместе с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Они согласовывают свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов их распределяют на 4 группы по различным срокам хранения:

I. Постоянного хранения в государственных архивах.

II. Временного хранения (свыше 10 лет).

III. Временного хранения (до 10 лет).

IV. Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ОПИСЬ ДЕЛ.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, которая обеспечивает оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах.

1-ый – передается вместе с делами в ведомственный архив.

2-ой – прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК.

3-ий – остается как контрольный экземпляр на предприятии.

Опись дел:

- имеет отдельный порядковый номер для каждого дела;

- утверждает руководитель организации;

- согласовывается с ЭК;

- по личному составу и постоянного срока хранения утверждает ЭПК.

Дела:

- постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения принимают только по описям дел;

- временного (до 10 лет) принимают по номенклатуре дел.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу готовятся отдельные описи. Форма описи унифицирована на подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет) сроком хранения по истечении срока хранения включаются в АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ.

Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Чтобы исключить преждевременное уничтожение документов, нужно соблюдать следующие правила:

- дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января того года, в котором составлен акт. Например, срок хранения дела – 3 года. Дело закончено делопроизводством в 1999 году. Акт к уничтожению может быть составлен не раньше 1 января 2003 года.

- уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования (ДСП)», «Конфиденциально» производится в соответствии со специальными инструкциями.

2. оформление дел и подготовка к передаче их на архивное хранение.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Предархивная подготовка дел включает 2 этапа:

I. оформление дел

проводится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от сроков хранения документов проводится ПОЛНОЕ или ЧАСТИЧНОЕ оформление дел.

ПОЛНОМУ оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Полное оформление дела предусматривает:

· перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь, т.к. при формировании дела в течение года получалась обратная хронологическая последовательность: декабрь – январь).

· Нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.

· Составление внутри описи документов дела для наиболее ценных дел.

Она составляется для учета документов постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также в том случае, если заголовки документов не раскрывают конкретного их содержания. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

· Составление заверительной надписи дела.

Составляется на отдельном ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ, который находится в конце дела. Эта надпись отражает особенности физического состояния дела (при наличии повреждений, разрывов, склеек, отсутствие отдельных документов или их частей).

· Подшивку дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела (наиболее ценные документы (например, рукописи) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки).

· Внесение необходимого уточнения в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации или структурного подразделения, если оно менялось, индекса, заголовка дела, даты и т.п.).

ЧАСТИЧНОМУ оформлению подлежат дела временного срока хранения (до 10 лет). Эти дела можно хранить в скоросшивателях, листы можно не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не располагать их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

II. Описание дела

Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

3. Описание дел

При этом на обложке указывают:

· Наименование организации

· Наименование структурного подразделения

· Индекс дела

· Номер тома

· Заголовок дела

· Аннотация к документам дела (постоянное хранение, наиболее ценные документы)

· Дата заведения дела

· Количество листов

· Срок хранения дела

4. обеспечение сохранности документов

этому способствует составление заверительной надписи дела и подшивка дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела (при этом наиболее ценные документы (например, рукописи) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки).

5. передача дел в архив организации

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. В небольших организациях нет архива, поэтому обязанности архивариуса совмещает секретарь. Он отвечает за сохранность документов и своевременную сдачу их в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов и архивов коммерческих негосударственных организаций осуществляется на договорной основе.

В договоре закрепляются:

· обязательства сторон;

· состав передаваемых документов;

· порядок и сроки передачи документов на хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем архиве, если:

· прекращает деятельность;

· осуществляет нестабильную деятельность;

· отсутствуют условия для хранения документов.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, то архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. При этом составляется документ, фиксирующий факт выдачи дела конкретному сотруднику, который будет отвечать за сохранность дела и за своевременный возврат дела обратно в архив.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Дата добавления: 2013-12-13