Инвентаризация: ее виды, техника проведения

Классификация документов

Классификационный признак	Группы документов	Пример
По назначению	Распорядительные Исполнительные Бухгалтерского оформления Комбинированные	Банковский чек Приходный ордер склада Калькуляционный лист Авансовый отчет
По объему информации	Первичные   Сводные	Счет на проживание в гостинице от подотчетного лица Авансовый отчет
По месту составления	Внешние Внутренние	Счет-фактура поставщика Акт на списание основных средств
По количеству отражаемых операций	Разовые Накопительные	Требование на отпуск материалов Лимитно-заборная карта
По подлинности воспроизведения информации	Подлинники   Копии	Лицевой счет владельца расчетного счета в банке Выписка из расчетного счета
По содержанию	Учет материалов Учет основных средств   Учет денежных средств Учет заработной платы Учет расчетов	Лимитно-заборная карта Акт приемки-передачи основных средств Приходный кассовый ордер Наряд на сдельные работы Платежное поручение
По форме	Типовые Нетиповые	Акт о приемке материалов Путевой лист
По срокам хранения	Текущего хранения Длительного хранения	Приходный ордер склада Учредительный договор

Распорядительные документы – содержат разрешение на выполнение какой-либо хозяйственной операции, то есть отражают вопросы руководства деятельностью организации.

Исполнительные (оправдательные) документы – содержат данные об исполнении хозяйственной операции, и подтверждают совершение факта хозяйственной деятельности.

Документы бухгалтерского оформления – составляются и используются для нужд бухгалтерии, при этом конкретизируют и поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Комбинированные документы – содержат признаки всех вышеперечисленных документов и преследуют цель максимального сокращения количества документов.

Первичные документы – составляются в момент совершения операции и являются первым свидетельством хозяйственной операции.

Сводные документы – составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них.

Разовые документы – отражают одну или несколько операций одновременно.

Накопительные документы – применяются для многократной записи ряда однородных операций в течение определенного времени. Итоги в них выводят в конце отчетного периода.

Существуют обязательные требования, которые предъявляются к заполнению первичных документов:

1. Первичный документ составляют в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

2. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за операцию;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- личные подписи.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета.

3. Первичные документы составляются по унифицированным (типовым) формам. Эти формы разрабатывает Государственный комитет по статистике.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть:

- формальной – проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличия приложений, перечисленных в документе;

- арифметической – проверка правильности подсчета, выделения итогов и других арифметических действий;

- по существу – выяснение соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток и помарок быть не должно. В остальных документах можно делать, но оговоренные. При этом зачеркивается неправильный текст или цифра одной линией и над зачеркнутым текстом (цифрой) пишется правильная информация и рядом словосочетание «исправленному верить». Далее ставят дату и подпись.

После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки.

В конечном итоге все документы попадают в архив, где они должны храниться в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете не менее 5 лет, а по налоговому законодательству – не менее 4 лет. Ответственность за архивацию документов несет руководитель организации.

Таким образом, маршрут и время прохождения документов с момента составления и до сдачи в архив называется документооборотом. Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. Для обеспечения оптимальной последовательности движения документов главным бухгалтером организации разрабатывается график документооборота, который изображается в виде таблицы.

Единую форму документов разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией, а установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов – стандартизацией.

Для подтверждения правильности ведения бухгалтерского учета периодически проводят инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация – это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризацию проводят в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.

Необходимость периодического проведения инвентаризации имущества и обязательств вызывается следующими причинами:

1. Естественные потери (естественная убыль) товарно-материальных ценностей, возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды;

2. Неправильное отражение в учете товарно-материальных ценностей из-за ошибок в самих документах.

В ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц. Тем самым инвентаризация позволяет проверить их работу и повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения.

Задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия основных средств, материалов, готовой продукции, денежных средств и т.д.;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Определение излишек или недостач.

Виды инвентаризации:

- частичная – охватывает какой-либо один вид имущества предприятия;

- полная – распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса;

- плановая – проводится в заранее установленные сроки;

- внезапная – проводится, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица.

Случаи обязательной инвентаризации:

1) перед составлением годового отчета, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

2) при смене материально ответственных лиц;

3) в случае стихийных бедствий, пожара;

4) при смене собственников;

5) в случае хищений, порчи имущества;

6) по решению суда или прокуратуры.

Инвентаризация основных средств проводится 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Во всех остальных случаях предприятие само решает, проводить инвентаризацию или нет.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия. В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, сами материально ответственные лица, работники бухгалтерии.

Инвентаризацию можно разделить на 4 этапа:

1. Подготовительный;

2. Проверка фактического наличия материальных ценностей;

3. Документальное оформление результатов инвентаризации;

4. Принятие решений руководителем по результатам инвентаризации.

До проведения инвентаризации материально ответственное лицо (МОЛ) дает расписку в том, что все материальные ценности оприходованы и оформлены первичными документами. Она проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц. В процессе инвентаризации происходит взвешивание, обмеры.

Результаты инвентаризации записывают в инвентаризационную опись. В ней приводятся наименования проверяемых видов имущества, фактическое количество имущества, а также приводятся данные бухгалтерского учета этого имущества. Затем данные инвентаризации сравнивают в описи с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения записывают в сличительную ведомость.

В конце инвентаризации материально ответственное лицо снова дает расписку в том, что инвентаризация проведена в его присутствии и никаких претензий к комиссии у него нет.

Члены комиссии подписывают инвентаризационную опись, результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то материально ответственное лицо дает объяснения в письменном виде. Излишки приходуют в бухгалтерском учете, то есть учитывают на тех счетах, на которых выявили излишнее имущество. Недостачи списывают в пределах норм естественной убыли на затраты, а недостачи сверх норм естественной убыли относят либо на виновника, если он есть, либо на финансовый результат организации.

Дата добавления: 2013-12-13