Автоматическое создание

Самый простой и быстрый способ создания нового отчета заключается в использовании средства автоматического создания отчетов, входящего в состав Access 2007. В этом случае новый отчет по выбранной таблице или запросу формируется сразу же, без указания какой-либо дополнительной информации. Таким образом, для автоматического создания отчета пользо­вателю Access 2007 потребуется всего один щелчок мыши.

Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы базы данных выполняется с помощью инструмента Отчет. При использовании этого средства в новом отчете размещаются все поля выбран­ной таблицы базы данных или запроса. Сразу после создания нового отчета его можно просмотреть и при необходимости распечатать или отправить по электронной почте. Если пользователя не устраивает структура или форма­тирование созданного отчета, он может изменить требуемые параметры от­чета в режиме макета или в Конструкторе.

В качестве практического примера автоматически создадим простой отчет на основе таблицы Группы контактов учебной базы данных.

Чтобы автоматически создать простой отчет по таблице или запросу, выпол­ните следующие действия:

1. Откройте требуемую базу данных Access 2007.

2. В области переходов щелкните название того объекта базы данных (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета. Для приведенного примера щелкните имя таблицы Группы контактов.

3. На ленте инструментов перейдите на вкладку Создание (см. рис. 13).

Рис. 13 – Лента со вкладкой Создание

4. В группе Отчеты щелкните кнопку Отчет. Приложение Access 2007 создаст новый отчет и отобразит его в режиме макета (см. рис. 14).

Рис. 14 - Новый отчет в режиме макета

В режиме макета можно внести изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных, содержащихся в объекте-источнике. На пример, при необходимости можно настроить размер полей, выбрать способ отображения данных или изменить форматирование отчета в соответствии с предпочтениями пользователя.

5. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета (см. рис. 15).

Рис. 15 – Сохранение автоотчета

6. Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета (например,

Автоотчет).

7. Нажмите кнопку ОК. Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных, а его название появится в области переходов.

Дата добавления: 2013-12-13