Создание нового отчета

Конструирование отчетов

В отличие от других объектов базы данных (в частности, уже изученных нами форм и запросов), с помощью отчета невозможно изменять сведения, хранящиеся в базе данных. С помощью отчета можно только отображать данные, содержащиеся в таблицах или выбранные из базы данных по запро­су. Зато именно отчет как нельзя лучше подходит для представления требуе­мых пользователю данных в виде полноценных документов, не уступающих подготовленным в Microsoft Word, для которых можно выбрать требуемый стиль оформления, а затем напечатать на принтере или отправить по элект­ронной почте.

С помощью средств Microsoft Access 2007 пользователь может создать мно­жество различных отчетов любой степени сложности. К основным способам создания нового отчета в текущей базе данных Access 2007 можно отнести следующие варианты:

- автоматическое создание отчета с помощью средства Отчет;

- создание отчета с помощью Мастера отчетов;

- создание отчета с использованием средства Пустой отчет;

- создание отчета в Конструкторе отчетов;

- создание наклеек с помощью Мастера наклеек.

Каждый отчет Access 2007 содержит необходимые пользователю сведения, выбранные из таблиц и / или запросов базы данных. Наряду с данными, из­влекаемыми из таблиц и запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о макете отчета. В макете отчета хранятся заданные пользова­телем параметры страницы отчета, а также сведения о структуре и свойствах отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).

Прежде чем приступать к непосредственному созданию отчета, сначала сле­дует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Вне зависимости от сложности создаваемого в базе данных отчета, каждому раз­работчику в первую очередь требуется определить, в каких полях содержат­ся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

Таблицы и запросы, содержащие базовые данные для отчета, называются ис­точником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей ука­занного отчета. Если требуемые поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей иногда приходится использовать один или не­сколько запросов. В некоторых случаях эти запросы уже существуют в базе данных, но гораздо чаще требуется формировать новые запросы специально для создания отчета.

Далее мы рассмотрим все перечисленные выше способы создания новых от­четов на примере формирования отчетов по таблицам учебной базы данных Личная картотека. Сначала изучим первый способ создания отчетов.

Дата добавления: 2013-12-13