Создание пустого отчета

Совет

Если по каким-то причинам вас не устраивает внешний вид чета, получившего отчета в результате работы Мастера отчетов, то вы можете подкорректировать его в Конструкторе отчетов.

Если ни одно из уже рассмотренных нами средств создания отчетов не поз­воляет достичь желаемого результата, можно воспользоваться инструмен­том Пустой отчет или создать требуемый отчет с помощью Конструктора отчетов.

С помощью Конструктора отчетов можно создать отчет любой сложности, но этот способ достаточно трудоемок. Сейчас мы познакомимся с инструментом Пустой отчет, при ис­пользовании которого можно «с нуля» создать простой отчет с нужными пользователю характеристиками. Запуск инструмента Пустой отчет - это очень быстрый способ создания отчета, особенно если в новом отчете долж­но содержаться небольшое количество полей.

Чтобы создать пустой отчет в базе данных Access 2007, выполните следую­щие действия:

Откройте требуемую базу данных Access 2007 (например, учебную базу данных Личная картотека).

1. Щелкните вкладку Создание (Откройте БД Учащиеся).

2. В группе Отчеты щелкните кнопку Пустой отчет. Приложение Access 2007 создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета (см. рис. 25).

Рис. 25 – Отчет в режиме макета

4. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны выводиться данные из полей нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц. В примере мы создадим отчет по таблице БД Учащиеся, поэтому щелкните знак плюс перед ее названием. В результате на экране появится перечень полей таблицы Учащиеся (см. рис. 26).

Рис. 26 – Выбор полей для отчета

5. Добавьте в пустой макет нового отчета все нужные вам поля таблицы. Для вставки поля в отчет дважды щелкните название этого поля в
области Список полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.

В примере в отчет были добавим поля Фамилия, Имя, и Мобильный телефон.

6. При необходимости установите сортировку данных в отчете. Например, фамилии людей следует выводить в алфавитном порядке, поэтому щелкните правой кнопкой мыши название поля Фамилия и выберите команду Сортировка от А до Я в появившемся контекстном меню.

7. Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис.27), расположенными в группе Шрифт.

Рис. 27 – Вкладка формат

Для этого щелкните или выделите требуемый элемент данных отчета и измените его форматирование (оформление) аналогично тому, как это делается при оформлении текста действиям в редакторе Microsoft Word 2007. Инструменты все те же самые.

В качестве примера последовательно щелкните заголовки столбцов отчета (Фамилия, Имя, и Мобильный телефон) и установите для них полужирный шрифт.

8. При необходимости добавьте в отчет дополнительные элементы,
воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис. 27). Для этого щелкните одну или несколько кнопок группы Элементы управления:

- Эмблема - служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы нового отчета;

- (Заголовок) - позволяет добавить или изменить заголовок нового отчета;

- (Номер страницы) - служит для вставки номеров страниц;

- (Дата и время) - добавляет в отчет элемент, отображающий текущее значение даты и / или времени.

В качестве примера (см. рис. 28).

Рис. 28 – Пример

9. При необходимости примените один из стандартных стилей оформления отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Автоформат нажмите кнопку Автоформат и в раскрывшемся списке щелкните понравившийся образец схемы оформления отчета (например, Поток). Отчет будет отформатирован в соответствии с выбранной схемой (см. рис. 29).

Рис. 29 – Готовый отчет

10. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить готовый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета.

11.Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета (например, Пустой отчет группа) и нажмите кнопку ОК. Отчет будет сохранен в базе данных, а его название появится в области переходов.

Дата добавления: 2013-12-13