Понятия управляющих и управляемых систем

Мы можем рассматривать общество, отдельную сферу его жизнедеятельности или организацию как разновидности социальной системы. В их структуре мы можем выделить ту часть, которая выполняет функции по управлению. Это управляющая подсистема. Можем говорить и об управляемой подсистемой (граждане, процессы и т. д., выступающие объектом управленческой деятельности).

Например, в системе прессы мы можем выделить управляющую подсистему: это министерство по делам печати, контролирующие органы (цензурный комитет). Здесь имеет место известный в системологии эффект превращения элемента внешней среды (государственное воздействие) в компонент собственно системы (официальные руководящие и цензурные органы в поле журналистики). Управляемая подсистема – это сами печатные органы.

Управление есть процесс, а система управления – механизм, который обеспечивает этот процесс.

Рассмотрим организацию как социотехническую систему. Любую организацию можно рассматривать как систему, состоящую из взаимозависимых подсистем: организационная структура, внешняя и внутренняя среда и т. п.

Понятие организации употребляют для обозначения единства группы людей и условий их деятельности. Организация – это сознательное, систематизированное объединение действий людей с целью достижения определенных целей. Организации создаются и существуют вследствие того, что некоторые цели не могут быть достигнуты человеком в одиночку. Например, с помощью организации люди получают доход и другие социальные блага (информацию, престиж, власть, славу, социальную защиту и т.д.). Иными словами, группа людей, работающих вместе, может создать больше, чем один человек в отдельности.

Однажды возникнув, организация приобретает определенную самостоятельность и может существовать относительно независимо от людей, ее создавших. Организация может использовать возможности людей, из которых состоит, для своего укрепления и развития. В идеале взаимоотношения между организацией и ее отдельными членами должны быть сбалансированы. В действительности этот баланс может быть нарушен, причем инициатором нарушений может выступать и та, и другая сторона: люди могут использовать имя, ресурсы организации в своих корыстных целях, наносы ущерб ее потенциалу, репутации, так же и организация может низводить людей до уровня винтиков, может «выжимать» из них силы, способности, возможности.

Организацию можно представить в виде открытой системы, встроенной во внешнюю среду. Можно определить функции организации как системы, перерабатывающей ресурсы внешней среды в необходимые продукты и услуги. Для функционирования организации недостаточно одних людей и их целей. Необходим ряд условий – материальных (помещения, мебель, компьютеры), экономических (капитал), правовых (документы).

Таким образом, понятие организации объединяет в себе указание на единство людей и условий их деятельности.

Организация обладает рядом важных признаков:

1. Наличие цели, обеспечивающей смысл существования организации.

2. Обособленность – замкнутость внутренних процессов, наличие границ от внешнего окружения.

3. Наличие связей между элементами – экономических, технологических, управленческих, информационных, социальных – обеспечивает единство всех ее частей.

4. Способность к саморегулированию – самонастройка параметров в ответ на изменения внешней среды.

5. Организационная культура.

6. Устойчивость – способность функционировать, развиваться и сохранять равновесие в изменяющихся условиях внешней среды.

Предприятие, являющееся крупной системой, действует в сложной и динамичной окружающей среде, и его выживание обеспечивается за счет упрощения его структурной сложности. Адаптация к изменяющимся условиям внешнего мира происходит через образование соответствующих подсистем, функционально реагирующих на получаемую информацию.

Часто технологический процесс управления осуществляется в условиях неопределенности, при неполной информации. Однако дефицит информации не является непреодолимым препятствием для принятия управленческого решения. Например, при изменении условий внешней среды предприятие, стремящееся к выживанию и достижению максимальной прибыли, будет адекватно реагировать на эти изменения. Механизм адаптации предприятия, принимаемые управленческие решения могут быть многовариантными (невольно напрашивается аналогия с естественным отбором в биологической эволюции).

В структуре организации можно выделить две подсистемы – управляющую и управляемую.

Управляющая подсистема	Управляемая подсистема
Руководитель	Подчиненный
Диспетчер	Заводские цехи
Человеческий мозг	Органы человека

Системы управления должны быть такого качества, чтобы обеспечить реакцию на изменения окружающей среды и взаимосвязь подразделений. Если в организационной структуре есть элемент, действия которого не влияют на поведение системы и не реализуют ни одну из целей ее функционирования, то это является верным признаком ненужности этого элемента.

Каждый из управляемых объектов является системой, состоящей из отдельных, но взаимосвязанных частей. Причем система приобретает новые свойства, которыми не обладают составляющие ее элементы. Так, коллектив – это не сумма отдельных личностей, это новое образование, новый организм со своими особенностями, который подчиняется иным законам, чем составляющие ее отдельные люди. В общем случае система состоит из множества взаимосвязанных элементов, каждый из которых обладает присущими ему свойствами, но в целом все они действуют целенаправленно.

Совокупность элементов организации называют внутренней средой. Ее составляют цели, ресурсы, разделение труда, культура, технологии, структура, каналы обмена информацией др. Рассмотрим подробнее каждый элемент в отдельности.

Технология – это способ производства продукта или услуг. Она определят последовательность выполнения работ во времени и пространстве, технические средства, способы комбинирования работ. Технологии являются предметом пристального внимания менеджеров особенно в последнее время, когда использование новейших технологий может послужить основой выживания и успешного функционирования организации и, наоборот, технологическое отставание может стать причиной банкротства фирмы. Менеджер-профессионал всегда следит за изменениями в сфере технологий.

Существует четыре типа технологий

1. Складывающаяся

2. Последовательная

3. Связанная

4. Групповая

Важным элементом внутренней среды являются кадры, персонал. Это основной ресурс любой организации, “элемент № 1”. Менеджмент отбирает кадры, формирует и развивает кадровый потенциал организации. Такие характеристики работников, как возраст, образование, потребности и мотивы, могут серьезно повлиять на деятельность организации, в конечном счете, обеспечивая ее успех или неуспех.

Организационная культура – совокупность ценностей, норм, традиций, мифов - пронизывает всю организацию, влияет на всю внутреннюю жизнь коллектива и создает имидж, репутацию фирмы. Организационная культура может складываться спонтанно или по инициативе менеджмента, целенаправленное формирование оргкультуры может служить важным фактором, положительно влияющим на деятельность фирмы.

Элементом внутренней среды организации являются неформальные группы. Организационные отношений могут быть деловыми, официальными, формальными или неформальными, незапланированными. Последние служат основой неформальных групп. Возникновение таких групп может быть спонтанным или же может быть результатом политики, маневров каких-либо членов организации, в том числе ее руководства. В неформальных группах нет менеджеров, но обязательно есть лидеры. В зависимости от направленности лидера (позитивной или негативной) неформальные группы могут способствовать или, наоборот, препятствовать деятельности организации. Менеджерам организации необходимо учитывать влияние неформальных организаций на морально-психологический климат коллектива, степень эффективности и согласованности организационной деятельности.

В последнее время особое внимание уделяется значению внешней среды для функционирования организации. Особенно важно учитывать внешние влияния и изменения на уровне стратегического менеджмента. Внешняя среда организации образована факторами, воздействие которых влечет за собой изменения внутренней среды организации. Внешние факторы практически не поддаются контролю и регуляции со стороны организации. Однако менеджеры должны постоянно анализировать расстановку сил во внешнем окружении и требования, которые предъявляются к развитию ее отдельных частей и подразделений. Все внешние факторы можно разбить на две группы:

1 группа. Факторы отдаленного влияния

Экологические: изменение климата, существующие климатические особенности региона.

Экономические: структура потребления в конкретном регионе, тенденции развития национальной и международной экономики (пример глобализации, инфляции).

Политико-правовые – могут как ограничивать, так и стимулировать деятельность организации: законы по защите прав потребителей, окружающей среды (Киотское соглашение), налоговые программы, трудовые соглашения, а также субсидии, льготы предприятиям (льготные кредиты).

Социокультурные: изменение ценностей, интересов людей, мода, изменение образа жизни.

Технологические: НТП, технологические инновации (новые методы, процессы получения продукта, услуг).

Демографические: демографический бум или спад определяет объемы и структуру производства, изменение численности мужчин и женщин, размера семьи, продолжительности жизни, среднего возраста населения, изменение доходов населения, уровня занятости населения, образовательного уровня населения.

2 группа. Факторы непосредственного воздействия - оказывают непосредственное воздействие на деятельность организации.

Конкуренты, конкурентная среда – чрезвычайно важный фактор. Менеджерам организации необходимо проанализировать конкурентную позицию своего и других предприятий для того, чтобы выяснить внешние угрозы и свой конкурентный потенциал. Для этого менеджер выясняет конкурентную структуру той сферы промышленности, бизнеса, в которой работает. Промышленность может находиться в четырех состояниях: монополии, олигополии, монополистической конкуренции и чистой конкуренции.

Характеристика монополии - одна фирма обслуживает весь рынок, приобретая большую власть. Это возможно, когда фирма является единственным производителей какого-либо продукта или общественным институтом. В случае монополии фирма является единственным продавцом. Рынок не нуждается в поддержании цен или рекламе.

Характеристика олигополии - несколько производителей контролируют общее производство (производится может или один продукт или различные продукты). Реклама становится ключевым моментом приобретения власти, поскольку только с ее помощью можно избежать саморазрушительной ценовой войны. Предприятия стараются выиграть за счет таких свойств товара, как цвет, гарантийное обслуживание, упаковка, доставка и т.п. Примеры олигополии: в автомобильной промышленности США - “General Motors”, “Ford”, “Chrysler”, в сфере “fast food” - “McDonald’s”, “Kentuky Fried Chicken”, “Burger King”, “Wendy’s”.

Характеристика монополистической конкуренции - сравнительно большое число компаний предлагают сходные товары или услуги, при этом каждая контролирует небольшую долю рынка и каждая имеет небольшое влияние на цены.

Характеристика чистой конкуренции - в чистом виде почти не встречается, существует практически теоретически - неограниченное число продавцов однородных товаров. Ни один из них не контролирует сколько-нибудь значимую долю рынка. Единственный пример – аграрная промышленность в странах третьего мира.

Партнеры, поставщики

Потребители - их демографические данные, психология, экономический потенциал, национальные характеристики, потребительское поведение.

Местные органы власти

Местная общественность - может определять требования к уровню зарплаты, проведению общественных мероприятий, спонсорской помощи и т.п.

Профсоюзы

В зависимости от степени адаптивности организации к условиям внешней среды выделяют два типа управления организацией.

Первый тип - механистический характеризуется следующими чертами:

консервативная, негибкая структура,

четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи,

сопротивление изменениям,

власть проистекает из должности,

иерархическая система контроля,

командный тип коммуникаций (сверху - вниз),

содержание коммуникаций - распоряжения, приказы, инструкции, принятые руководством.

Второй тип - органический тип характеризуется следующими чертами:

гибкая структура,

готовность к изменениям,

власть базируется на знании и опыте,

самоконтроль и контроль коллег,

многонаправленность коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные)

содержание коммуникаций - советы и рекомендации.

При анализе внешней среды менеджер должен помнить о двух параметрах - сложности и динамичности среды. Сложность среды - это количество факторов, влияющих на организацию, а также степень их взаимосвязанности. Динамичность среды - это скорость и характер изменений, происходящих в ней. Учет данный параметров позволяет определить тип внешней среды.

Важным аспектом изучения системы являются информационные связи между элементами системы. В социотехнической системе имеется замкнутый контур управления, по которому циркулирует информация, – канал связи. По каналам связи информация может быть передана различными способами. Информация о состоянии управляемого объекта по каналу обратной связи поступает в управляющую подсистему, которая может внести необходимые коррективы в процесс управления. Для целесообразного управления объектом руководитель должен иметь информацию о его состоянии спомощью приборов или через исполнителей. Эта информация поступает руководителю по каналу обратной связи, сравнивается с требуемым режимом работы, и в случае необходимости на управляемый объект посылаются сигналы регулирования. В основе принципа обратной связи лежит информационное взаимодействие между управляющей подсистемой и управляемой подсистемой.

Воздействие на управляемый объект в социотехнических системах может осуществляться различными способами. Все эти средства передачи сигналов управления образуют цепь управления объектом.

Для оптимизации управления необходимо разрабатывать формализованные модели. Но составить модель организационной системы весьма трудно, а иногда и про­сто невозможно. Однако в организационных системах именно человек принимает управляющие решения, и потребность в формализации его действий особенно велика. Организационные системы находятся в состоянии постоянного развития, которое связано с появлением новых потребностей, с постоянным изменением хозяйственного механизма, внутренних и внешних условий, а это влечет за собой изменение связей между элементами системы и всей системы в целом.

Для удобства изучения и совершенствования систем выполняется декомпозиция систем, т. е. их расчленение на группы элементов, объединяемых по какому-то определенному признаку и называемых подсистемами.

Дата добавления: 2013-12-13