Перевірка і обробка документів

Вимоги до документів.

При складанні документів треба пам'ятати вимоги:

- в документах повинні бути заповнені всі показники, які називаються реквізитами. Обов'язковими реквізитами є: назва підприємства, назва і номер документа, дата складання, зміст господарської операції, вимірники, їх величина, підписи осіб, що відповідають за здійснення даної господарської операції, сума операції.

Крім обов'язкових можуть бути і інші. Всі первинні і зведені документи повинні бути зареєстровані в журналі, який відкривають на кожний вид документа.

Виправлення в документах треба робити відповідно до встановлених правил. У первинних документах призначених для відображення грошових коштів виправлення робити не можна. При ручному виписуванні документів використовують ручку з чорнилом або кулькову ручку, не олівець. Якщо документи складаю в декількох примірниках, то їх виписують під копірку. Документи треба складати своєчасно, як правило в момент здійснення операції. В них повинні містити достовірні дані.

Первинні документи з місця їх складання передають в бухгалтерію де перевіряють і обробляють.

Передачу окремих документів з руху матеріальних цінностей, грошових коштів здійснюють під розписку, яку оформляють як окремий документ (реєстр) або роблять в зведеному документі з урахуванням даних об'єктів (матеріальний звіт, звіт касира).

Перевірку здійснюють по суті, формі і правильності арифметичних розрахунків.

При перевірці за формою встановлюють правильність всіх необхідних реквізитів, правильність заповнення і виконання правил виправлення помилок.

Арифметична перевірка складається в підтвердженні правильності виконання арифметичних дій в документі.

При перевірці по суті, з'ясовують достовірність здійснених операцій і їх закономірність.

При виявленні помилки за формою документ повертають на доопрацювання або повторне складання; при арифметичній помилці в документі роблять виправлення; у разі виявлення незаконності здійснення операцій, підробки підписів, повертають головному бухгалтеру для застосування необхідних мір.

Якщо помилки виявлені у зовнішніх документах, то про це повідомляють підприємство, що їх складало.

Після перевірки документів проводять їх обробку: розцінку, оподаткування, групування, зведення і контирування.

Розцінку і оподаткування документів здійснюють в тих випадках, якщо в них проставлені кількісні показники.

Групування - проводять по кожному об'єкту в залежності від змісту господарської операції. Для зведення згрупованих даних складають накопичувальні документи (відомості).

Контирування це вказування бухгалтерських рахунків. Його здійснюють по кожному первинному документу або за даними зведеного документа.

Після обробки документи здають в поточний архів - це місце в бухгалтерії, де їх зберігають протягом звітного року. Після закінчення поточного року документи з поточного передаються в постійний архів - це спеціальне приміщення на підприємстві де зберігаються документи всіх відділів і служб.

Рух документів від моменту їх складання до передачі в архів називається документообігом.

З метою упорядкування руху і своєчасного отримання документів наказом керівника підприємства встановлюють графік документообігу.

Видавати бухгалтерські документи з архіву можна лише тільки по дозволу головного бухгалтера

Вилучення документів може бути здійснене лише за наказом органів дізнання попереднього слідства, прокуратури, судді, державної контрольно-ревізійної і податкової служб відповідно до законодавства України.

Вилучення оформляють протоколом (актом), копію якого вручають під розписку відповідній посадовій особі підприємства.

З дозволу і в присутності органів, що здійснюють вилучення, існуючі посадові особи можуть зняти копії і скласти реєстр документів, який витягують з вказівкою умов і дати витяги.

У разі крадіжки або втрати документів, керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і призначає комісію для встановлення цих документів і розслідування причин їх викрадання або знищення.

Результати роботи комісії оформляють у вигляді акту, який затверджує керівник підприємства, а копію висилають вищестоящим органам, податковій протягом 10 днів.

Дата добавления: 2013-12-13