Завдання, об’єкти, джерела інформації і методичні прийоми контролю розрахунків

Тема № 4. Контроль і ревізія розрахункових операцій

4.1. Завдання, об’єкти, джерела інформації і методичні прийоми контролю розрахунків

4.2. Контроль і ревізія розрахунків із постачальниками і покупцями

У зміцненні фінансового стану і платоспроможності підприємств значна роль належить контролю за станом розрахунків, динамікою дебіторської і кредиторської заборгованості. Завдання контролю полягає в перевірці дотримання нормативно-правового регулювання розрахункових операцій і стану розрахунково-платіжної дисципліни.
Організація розрахунків багато в чому залежить від стану обліку і документального забезпечення розрахунків. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахунково-платіжних документах призводить до виникнення різних суперечок під час розрахунків, виникнення конфліктних ситуацій. Особливо це стосується претензійної заборгованості, пов’язаної з нестачами цінностей при їх відпуску, транспортуванні і прийманні. Тому завдання контролю полягає не тільки в перевірці нормативно-правового забезпечення під час здійснення розрахунків, але й їх документального обґрунтування. Особливу увагу необхідно звернути на законність розрахунків, їх доцільність, документальну обґрунтованість і правильність відображення розрахункових операцій у бухгалтерському обліку.
Джерелами нормативно-законодавчої інформації є та, що законодавчо обґрунтовує розрахунки, тобто інформація, що підтверджує законність (або незаконність) тих або інших розрахункових операцій.

Обликова інформація, яка використовується під час контролю і ревізії розрахунків, дає можливість ревізору обґрунтувати дійсність звершення або недостовірність розрахункових операцій. Під час контролю і ревізії розрахунків з постачальниками поряд з нормативно-законодавчою інформацією використовують первинні розрахунково-платіжні документи, виписки банку і записи в бухгалтерських реєстрах.

Документальні методичні прийоми потребують застосування прийомів дослідження суті і змісту розрахункових операцій, їх достовірності, законності та правильності відображення в обліку. Методика документальної перевірки розрахунків розглянута в наступних параграфах.

Виявлені порушення розрахунків відображають у відповідному розділі акта ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства. До акта додаються групувальні відомості встановлених ревізією порушень і зловживань, акти інвентаризації заборгованості з дебіторами, кредиторами, постачальниками і покупцями та акти звірення розрахунків.

За кожним фактом виявленої простроченої дебіторської чи кредиторської заборгованості встановлюють причини несвоєчасного повернення (відшкодування) сум заборгованості.

Однією з причин виникнення незаконної і нереальної заборгованості може стати відставання і запущення аналітичного обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами. Тому під час ревізії необхідно перевірити своєчасність і правильність відображення в синтетичному і аналітичному обліку операцій за розрахунками з дебіторами і кредиторами. З’ясовують також, чи не приховується дебіторська заборгованість на інших рахунках, зокрема, і нереальна заборгованість, за якою минули строки позовної давності. Для перевірки дебіторської і кредиторської заборгованості використовують записи в оборотних відомостях, рахунках аналітичного обліку з дебіторами або кредиторами, картках або книгах за їх особовими рахунками. У всіх випадках записи в цих облікових реєстрах зіставляють з первинними документами. Якщо під час перевірки будуть виявлені факти зменшення сум дебіторської заборгованості ревізори з’ясовують, чи не було випадків необґрунтованого списання боргів окремих дебіторів за рахунок витрат виробництва, збільшення собівартості реалізованої готової продукції або простроченої кредиторської заборгованості. За допомогою таких списань часто покривались нестачі товарно-матеріальних цінностей, незаконні витрати посадових осіб та інші зловживання.

Перевірку розрахунків із різними дебіторами і кредиторами доцільно провести за окремими балансовими рахунками. При цьому з’ясовують відповідність сум заборгованості на момент перевірки за даними статей балансу з даними головної книги за рахунками розрахунків, оборотних відомостей, аналітичних рахунків дебіторів і кредиторів, а також карток особових рахунків і інших регістрів аналітичного обліку розрахунків. Виявлені розходження будуть вказувати на відображення в балансі заборгованості за допомогою згорненого сальдо, наявність сум нереальної заборгованості в регістрах аналітичного обліку.

Суми заборгованості, що викликають сумнів у ревізора або пов’язані з порушенням нормальних умов і порядку розрахунків, досліджують із залученням первинних документів, застосуванням методів взаємного контролю документів і зустрічної перевірки операцій. Потрібно широко практикувати перевірку першоджерел на момент виникнення боргу, зустрічну перевірку взаємопов’язаних документів на підприємстві, що ревізується і на інших підприємствах і організаціях, які за документами брали участь у здійсненні розрахункових операцій. Ревізор з’ясовує, які вживалися заходи щодо стягнення і уточнення простроченої, безнадійної, необґрунтованої й іншої сумнівної дебіторської заборгованості (направленість листів, звірка розрахунків згідно з актами, пред’явлення письмових претензій і позовних заяв в арбітраж або народний суд).

У процесі перевірки спірної заборгованості ревізор уточнює, скільки часу знаходяться справи в арбітражі або народному суді і чому не розглядаються, які заходи приймало керівництво підприємства щодо прискорення розбору позовних заяв. Затримки і неодноразові відстрочки в розгляді справ часто відбуваються з вини адміністрації підприємства в зв’язку з тим, що неправильно оформлені або не повністю представлені претензійні і доказові документи. Тому потрібно звертатися безпосередньо в прокуратуру, суд і арбітраж, щоб уточнити істинні причини тривалої затримки направлених справ і прискорити прийняття рішень.

Досліджуючи безнадійну заборгованість, ревізор виписує випадки і суми відмови суду і арбітражу в задоволенні позовів на примусове стягнення боргів із дебіторів за весь період, що ревізується. На основі мотивування і висновків за рішеннями судових органів подібні факти доцільно згрупувати за причинами відмови (не забезпечення збереження цінностей на об’єктах з боку керівництва підприємства, пропуск термінів позовної давності, відсутність необхідних виправдувальних документів, неплатоспроможність боржників тощо) або з вини посадових осіб.

Залишки дебіторської заборгованості на момент ревізії перевіряють за кожною сумою. Перевіряючий з’ясовує, які вживалися заходи з боку бухгалтерії, юридичного відділу та інших служб підприємства щодо стягнення боргів з початку їх виникнення.
Виявлені суми кредиторської заборгованості з минулими термінами позовної давності ревізор відображає також в окремій накопичувальній відомісті. При цьому він уточнює характер і причини виникнення заборгованості по кожному кредитору, чому вона своєчасно не була перерахована в Держбюджет або сплачена відповідним організаціям і особам. За всіма сумнівними сумами кредиторської заборгованості треба провести зустрічну перевірку або надіслати офіційні письмові підтвердження кредиторів.

Кожну списану суму заборгованості ревізор перевіряє із залученням первинних документів, підтверджуючих її виникнення. Це допомагає розкривати дійсні причини утворення, суть і характер заборгованості. Саме на основі первинних документів у ряді випадків виявлялось незаконне списання недостач, розкрадань і втрат товарно-матеріальних цінностей, які списувалися під виглядом пересортиці, різниці у вартості й інших, не зухвалих, на перший погляд, особливих побоювань, причин. Списання сум дебіторської і кредиторської заборгованості протягом періоду, що ревізується, піддають загальній перевірці.

При перевірці розрахункових операцій з’ясовують правильність кореспонденції рахунків і віднесення сум на окремі балансові рахунки щодо обліку розрахунків.

Одночасно перевіряють повноту пред’явлених претензій транспортним організаціям за невчасну доставку, недостачу або втрату вантажів у дорозі. Багато підприємств ще не пред’являють претензій до транспортних організацій за порушення термінів доставки вантажів. Дане зобов’язання вимагає перевірки своєчасності надходження вантажів на підприємство і фактів затримки їх у дорозі на підставі залізничних накладних і інших транспортних документів, де відмічають дату відправки вантажу, а також даних прибуткових документів складу. Для цілеспрямованої, вибіркової перевірки документів потрібно заздалегідь з’ясувати затримку окремих вантажів у дорозі за журналом оперативного обліку вантажів, які надійшли, що ведеться у відділі постачання. За даними цього журналу зіставляють дату рахунків-фактур постачальників із датою надходження вантажів на підприємство, виявляють партії вантажів, що поступили з порушенням термінів доставки.

Розрахунки із недостач, розтрат, розкрадання і відшкодування матеріального збитку перевіряють у взаємозв’язку з суміжними ділянками господарської діяльності, місцями виникнення недостач, втрат і розкрадання, розмірами заподіяного збитку.

При ревізії розрахунків за претензіями і відшкодуванням матеріального збитку треба мати на увазі, що суми недостач, втрат і розкрадання товарно-матеріальних цінностей можуть бути приховані на рахунках матеріалів у дорозі і товарах, відвантажених покупцям. Вивчення причин утворення цих сум за кожним рахунком-фактурою і листуванням з постачальниками і покупцями дозволить виявити подібні факти, а також прийняти рішучі заходи щодо відшкодування матеріального збитку за рахунок винних.

4.2. Контроль і ревізія розрахунків із постачальниками і покупцями

У процесі своєї діяльності підприємства купують матеріальні цінності, оплачують виконані роботи і надані послуги. На цій стадії виникають розрахункові відносини з постачальниками і підрядниками. Від правильної організації розрахунків із постачальниками і покупцями значною мірою залежить організація матеріального забезпечення і постачання відповідно до договірних зобов’язань і комерційних угод. Система розрахунків впливає на договірні відносини між постачальниками і покупцями продукції та комплектувачів виробів у промисловості. Завданням контролю і ревізії є перевірка достовірності даних обліку про стан розрахунків із постачальниками і покупцями, дотримання розрахункової дисципліни і впливу її на платоспроможність підприємства, яка забезпечує його нормальну фінансово-господарську діяльність.

Під час ревізії розрахунків із постачальниками і покупцями поряд з їх інвентаризацією перевіряють виконання договірної дисципліни на постачання матеріалів для виробництва і реалізацію готової продукції. Для цього перевірка розрахунків із постачальниками і покупцями здійснюється у взаємному зв’язку з договірною і комерційною документацією. При цьому перш за все перевіряють дотримання умов постачання постачальниками матеріалів і реалізації продукції обумовленого асортименту, ритмічності обсягу постачання, правильність оформлення товарно-транспортних документів і обґрунтованості форми розрахунків.

Під час ревізії необхідно також проаналізувати стан розрахунків із постачальниками і покупцями на початок і кінець звітного періоду (або на початок і кінець ревізійного періоду), обґрунтувати зміни в розрахунках, які виникли за ревізійний період. Це дозволяє ревізору здійснити обґрунтовані висновки про стан розрахунків.

Важливо також під час ревізії перевірити реальність і достовірність кожної суми виникнення розрахунків та підтвердити їх документальну обґрунтованість. Для цього необхідно перевірити, в якому стані знаходиться аналітичний облік цих розрахунків та відповідність його даним перевірених документів. Це пояснюється тим, що організація розрахунків із постачальниками і покупцями багато в чому залежить від стану їх обліку і документального забезпечення. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахункових документах в окремих випадках призводить до виникнення спірної заборгованості, порушення термінів пред’явлення за нею претензій.

Одночасно за допомогою зустрічної перевірки контролюється своєчасність і повнота оприбуткування товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка стану розрахунків з іногородніми постачальниками і покупцями проводиться надсиланням їм копій карток аналітичного обліку розрахунків (контрольної виписки). Цю виписку після перевірки і внесення необхідних виправлень, підпису і засвідчення печаткою підприємство-дебітор повертає підприємству-кредитору. Вивчаючи взаємну вивірку розрахунків, ревізори можуть виявити факти не оприбуткування цінностей окремими матеріально відповідальними особами, нестачі цінностей та інші зловживання.

У тих випадках, коли за окремими постачальниками і покупцями ревізія виявила стійку заборгованість, то її обґрунтованість визначається за даними первинних документів, що відображають її виникнення, актами взаємної вивірки розрахунків (інвентаризації розрахунків), встановлюються причини, які перешкоджають своєчасному проведенню розрахунків підприємства, що ревізується, з постачальниками і покупцями. Перевіряється дотримання строків позовної давності заборгованості.

Застосовуючи документальні методичні прийоми, ревізор за актом інвентаризації розрахунків з покупцями і постачальниками, яка проводиться інвентаризаційною комісією підприємства протягом ревізійного періоду, досліджує заборгованість, яка числиться на балансі в цілому і за окремими боржниками, зокрема підтверджену ними, а також виявлену інвентаризаційною комісією як прострочену. За довідкою до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками, складеною бухгалтерією, ревізія встановлює, за що і коли утворилась заборгованість, а також, чи є вона реальною. Виявлені недоліки у дотриманні розрахункової дисципліни конкретизуються в реєстрах бухгалтерського обліку і первинними документами, що до них додаються. Одночасно перевіряється дотримання строків проведення інвентаризації розрахунків із постачальниками і покупцями – на перше число місяця наступного за звітним роком.

Рекомендована література:

1. Бутинець Ф. Ф., Бардаш С. В., Малюга Н. М., Петренко Н. І. Конт­роль і ревізія. — Житомир: ЖІТІ, 2000. — 512с.

2. Бутинець Ф. Ф. Бухгалтерський фінансовий облік; підручник, - Житомир; ЖІТІ, 2000. – 608с.

Завдання для самоконтролю:

1. Які ви знаєте завдання, об’єкти, джерела інформації і методичні прийоми контролю розрахунків?

2. Охарактеризуйте контроль і ревізію розрахунків із постачальниками і покупцями

Дата добавления: 2013-12-13