Календарь OutLook

Элементы и папки

Адресные книги

OutLook использует несколько источников информации об адресах для личных и деловых связей пользователя. Главный источник этой информации – список контактов, на основе которого OutLook формирует адресную книгу.

Информация из адресных книг используется для набора телефонных номеров, пересылки факсов и сообщений электронной почты путём выбора соответствующего номера или адреса из книги.

OutLook хранит элементы информации в папках на жёстком диске. При запуске OutLook пользователь имеет доступ к нескольким папкам:

· Входящие (хранилище для поступающих факсов и сообщений электронной почты;

· Календарь (для планирования расписания (встреч));

· Контакты (для хранения информации о деловых и личных контактах);

· Задачи (личный список дел и управление задачами, назначенными другим пользователям);

· Дневник (ежедневные записи о личной деятельности, большинство из которых OutLook создаёт автоматически);

· Заметки (для создания различных примечаний);

· Отправленные (хранилище для элементов, отправленных по факсу или электронной почте).

Календарь OutLook используется для работы с информацией, относящейся к определённым датам. Используя Календарь, пользователь составляет расписание предстоящей деятельности.

OutLook позволяет вносить в расписание встречи, собрания, события.

Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие, полностью занимающее какую-то часть времени пользователя. Встреча может относиться только к данному пользователю, а может относиться и к некоторым другим людям, однако встреча не согласована с этими людьми через средства OutLook.

Собрание похоже на встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Отличие от встречи состоит в том, что собрание согласовано с другими участниками средствами OutLook. При планировании собрания OutLook находит время. Когда все предполагаемые участники свободны. Также можно согласовывать свободные ресурсы – например, помещение для собрания, проектор и т.п.

Событие – мероприятие, происходящее в определённый день (или в течение нескольких дней), но не требуется резервирования времени для своего проведения. Пример события – дни рождения, праздники, выставки.

Например, нужно отметить в Календаре день рождения сослуживца. Это событие, т.к. день рождения сам по себе не занимает определённого времени. Если же в честь дня рождения устраивается приём, то это встреча, т.к. приём займёт определённое время.

Календарь имеет 3 варианта представления: День, Неделя, Месяц.

Планирование новой встречи

Чтобы создать новую Встречу следует нажать кнопку Создать на панели инструментов.

Появится диалоговое окно новой Встречи приведённое ниже:

На вкладке Встреча первые два поля предназначены для ввода краткого описания темы и места проведения мероприятия. Для каждой встречи время начала и окончания являются обязательными параметрами. Не следует устанавливать флажок Целый день, даже если необходимо зарезервировать весь день для какого либо мероприятия. Установка этого флажка превращает встречу в событие и, следовательно, встреча не может быть отражена в Календаре должным образом. Чтобы зарезервировать под встречу целый день, установите время начала встречи равным времени начала рабочего дня, а время конца встречи – времени окончания рабочего дня.

Установка оповещения перед встречей можно выбрать из раскрывающегося списка от 0 минут до 2-х недель. По умолчанию задаётся 15 минутный интервал.

OutLook позволяет по-разному отмечать интервалы времени. По умолчанию OutLook устанавливает состояние Занят на время встречи.

Встречи можно классифицировать по категориям. OutLook предлагает начальный набор категорий, который можно использовать как отправную точку.

Используя команду Все категории можно создать, переименовать либо удалить категории.

Диалоговое окно Все категории представлено ниже (Цветовые категории)

Некоторые встречи происходят регулярно – раз в неделю, в месяц и даже раз в год.

Планирование повторяющейся встречи можно осуществить в диалоговом окне Повторение встречи, в котором задаются Время встречи, интервал повторения и пределы повторения. После установки критериев повторения встреча будет помечаться значком.

Если встреча конфиденциальна – её помечают значком .

Степень важности задаётся знаками! и ↓, что означает высокую и соответственно низкую степень важности.

После установки всех атрибутов встречи её следует сохранить, нажав кнопку , после чего встреча автоматически отражается в любом варианте отображения Календаря.

Дата добавления: 2013-12-13