Товаров в местах хранения

ОТЧЕТНОСТЬ МАТЕРИАЛЬНО – ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ И УЧЕТ

Для усиления контроля за сохранностью и своевременностью отражения в учете товаров и управления ими (в соответствии с заключенными договорами о материальной ответственности) материально ответственные лица составляют на основании приходных и расходных документов отчетность о наличии и движении товаров и тары. Сроки и порядок составления отчетности устанавливает администрация торговой организации, которые зависят от ее специализации, документооборота, объема товарных операций и других факторов. В любом случае торговая организация должна устанавливать единые форму и сроки представления отчетности для всех материально ответственных лиц. На практике они составляют отчетность о наличии и движении товаров и тары за 3, 5, 7,10 дней в виде товарного отчета или сопроводительного реестра. В розничной торговле используется товарный отчет (составляемый по пятидневкам), а в оптовой - товарный отчет или сопроводительный реестр.

Товарный отчет состоит из нескольких частей (ф. № ТОРГ-29). В адресной части указывается наименование организации, вид ее деятельности, название «товарный отчет», дата составления, за какой период составляется отчет, должность, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица и его табельный номер. В предметной части товарного отчета отражаются: остаток товаров и тары на начало отчетного периода; приход товаров и тары с указанием наименования поставщиков, даты и номера документа; итого прихода товаров и тары; итого прихода их с остатком; расход товаров и тары с указанием вида расхода, номера и даты документа, подтверждающего этот расход; итого расхода товаров и тары; остатки товаров и тары на конец отчетного периода.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Товарный отчет составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом и подписывается им и бухгалтером при сдаче его в бухгалтерию. Первый экземпляр отчета с приложенными к нему документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей.

Кроме товарного отчета материально ответственные лица составляют отчет по таре (ф. № ТОРГ-30), в котором, как и в товарном отчете, заполняется адресная и предметная часть. В предметной части указывается: наименование тары; цена; остаток на начало отчетного периода, приход, расход, остаток тары на конец отчетного периода с указанием количества и суммы. Итоги остатка на начало отчетного периода; прихода; расхода; остатка на конец отчетного периода тары, указанные в отчете по таре, должны быть равны аналогичным итогам сумм, отраженным в товарном отчете по гр. № 5 «Стоимость тары». В отчете по таре указывается количество приложенных документов. Он подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером, принявшим отчет на проверку. Принимая товарный отчет и отчет по таре, бухгалтер проверяет в присутствии материально ответственного лица: правильность его составления, наличие подписей на всех документах, приложенных к отчетам; соответствие дат, указанных в документах, периоду, за который составлен отчет; наличие неоговоренных исправлений. Затем бухгалтер проверяет законность хозяйственных операций, отраженных в отчетах, правильность таксировки и подсчета (арифметическая проверка). Ошибки, выявленные в товарных и тарных отчетах при проверке их в бухгалтерии, должны быть исправлены бухгалтером и подписаны работником, составившим отчет, тем самым удостоверяя правильность внесенных исправлений. Материально ответственное лицо вносит одновременно исправления во второй экземпляр отчета. Проверив отчет, бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается.

Формы товарных отчетов, применяемых в оптовых организациях, могут быть различны. Так, на базах и складах, имеющих небольшую номенклатуру товаров, аналитический учет их может осуществляться непосредственно в товарных отчетах, где указываются остатки, приход и расход не только в целом по каждому документу, но и по каждому наименованию товара (по количеству и сумме).

При большом документообороте материально ответственные лица по решению администрации организации могут составлять сопроводительный реестр сдачи документов (ф. № ТОРГ-31), в котором в предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документов по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Обнаруженные при проверке в реестре ошибки исправляют с обязательным подтверждением исправлений материально ответственного лица. Поскольку в сопроводительном реестре остатки, приход и расход товаров не указывают, то это ослабляет контроль за их сохранностью и усложняет управление товарными запасами.

В небольших торговых организациях при ручном ведении бухгалтерского учета могут применяться товарные отчеты, совмещенные с учетными регистрами: приходная часть — с учетным регистром по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; расходная — с учетным регистром по счету «Товары». Применение товарных отчетов-регистров позволяет сократить объем счетной работы.

После проверки товарного отчета и реестра документы подлежат бухгалтерской обработке путем проставления корреспонденции счетов, группировки однородных операций по счетам и составления журналов-ордеров или машинограмм при автоматизированной системе учета товаров.

Аналитический учет товаров в розничной торговле ведется в суммовом выражении по каждому материально ответственному лицу, а тары — еще и по ее наименованиям, количеству и сумме.

Аналитический учет товаров в оптовой торговле ведется по материально ответственным лицам и наименованиям товаров. Аналитический учет товаров по наименованию зависит от степени автоматизации учета, способа их хранения (сортовой или партионный). При партионном способе каждая вновь поступающая партия товаров хранится отдельно, не допускается смешение товаров из разных партий. При сортовом способе хранения каждый вновь поступивший товар определенного сорта присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта, т.е. товары хранятся по сортам.

Учет товаров в местах хранения. Материально ответственные лица ведут складской учет товаров независимо от способа хранения в натуральном выражении по наименованиям, сортам, количеству и цене товара на основании приходных и расходных товарных документов. При сортовом способе хранения на каждое наименование товара открываются карточки количественного учета или несколько страниц в товарной книге. Карточки хранятся на складах в картотеке по группам товаров, а внутри групп — по наименованиям в алфавитном порядке или по номенклатурным номерам в порядке их возрастания. В адресной части карточки указываются наименование организации и название товара, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В предметной части — отражаются остаток, приход, расход, наименование поставщика, покупателя, номер, дата документов, на основании которых сделаны записи. Записи в карточки производятся по каждому документу материально ответственными лицами в день совершения операций. После каждой записи или в конце рабочего дня исчисляется остаток товаров на конец дня.

При партионном способе хранения на каждую партию поступивших товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карточку в двух экземплярах: один - остается на складе, другой - передается в бухгалтерию. Партионная карточка должна содержать данные о приходе и расходе товаров, их наименовании, количестве (массе) и т.д. Одновременно с выпиской партионной карточки на каждую партию товара выписывается общий упаковочный товарный ярлык (марка). В нем указывается номер партии, наименование группы товаров, поставщика, документа, количество мест. На каждое тарное место несмываемой краской наносят номер партии. Партионная карточка регистрируется в журнале регистрации. Порядковый номер ее регистрации в журнале является номером данной партии товаров. Этот номер партионной карточки указывается затем в расходных документах при отпуске товаров. Отпуск товаров отражается также в партионной карточке, где указываются дата отпуска, номер расходного документа, количество отпущенного товара. После каждой записи или в конце рабочего дня в карточке проставляется остаток товаров в партии. После полного выбытия данной партии товаров карта закрывается и передается вместе товарным ярлыком и отчетом в бухгалтерию для проверки. Если при проверке данной партии товаров выявляются расхождения (недостача или излишки), то принимаются необходимые меры по их устранению, что является положительным моментом, так как еще до проведения инвентаризации определяется результат: недостача или излишек товаров. Недостатком данного метода учета являются: нерациональное использование складских помещений; ухудшение управления запасами.

Учет товаров в бухгалтерии. Учет товаров на складах оптовой организации ведется на счете «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» по материально ответственным лицам в суммовом и количественно-суммовом выражении по номенклатуре товаров. Для суммового учета могут применяться такие регистры бухгалтерского учета, как: журнал-ордер по счету «Товары» с дебетовой ведомостью к нему; машинограммы и другие (в зависимости от формы бухгалтерского учета, применяемой в торговой организации), которые ведутся по каждому материально ответственному лицу. Остатки товаров и тары на начало месяца переносят в учетный регистр бухгалтерского учета из регистра за предыдущий месяц. Записи в учетные регистры в течение месяца осуществляются на основании приходных и расходных документов, прикрепляемых к отчетности материально ответственных лиц. На каждый товарный отчет или реестр в учетном регистре отводится одна строка. По данным строки проставляется остаток товаров на конец отчетного периода, который должен равняться остатку товаров, указанному в товарном отчете материально ответственного лица.

Сводные регистры бухгалтерского учета по счету «Товары» составляются на основании учетных регистров, открытых по каждому материально ответственному лицу.

Порядок ведения количественно-стоимостного учета товаров зависит от способа их хранения на складах оптовых организаций. При сортовом способе хранения для аналитического учета товаров в бухгалтерии применяется карточка количественно-стоимостного учета (ф. № ТОРГ-28), которая ведется отдельно на каждое наименование и сорт товара. Однородные товары, имеющие одинаковую продажную цену, могут учитываться объединено на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных приходных и расходных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. По окончании месяца и на дату проведения инвентаризации определяются итоги по приходу, расходу и рассчитывается остаток товаров по каждой карточке, а также сверяются данные бухгалтерского и складского учета товаров по ко-

личеству. Для проверки правильности записей в карточках количественно-стоимостного учета на их основе ежемесячно и на дату проведения инвентаризации составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету «Товары», субсчет 1 «Товары на базах» по каждому материально ответственному лицу, в которую переносятся месячные итоги по приходу, расходу товара и остатки товаров на конец месяца из карточек. Итоговая строка оборотной ведомости (по графам остаток товаров на начало месяца, приход, расход, остаток товаров на конец месяца) по сумме должны быть равны соответствующим оборотам и остаткам по счету «Товары», субсчет «Товары на складах» (по каждому материально ответственному лицу в отдельности).

Аналитический бухгалтерский учет товаров в карточках количественно-стоимостного учета дублирует складской учет, осуществляемый в карточках количественного учета (т.е. происходит параллельный учет товаров на складах и в бухгалтерии), поэтому оптовые организации в целях сокращения объема учетных работ могут применять сальдовый (оперативно-бухгалтерский) способ учета товаров. Сущность данного способа учета состоит в том, что бухгалтерия не ведет карточек количественно-стоимостного учета и, следовательно, учета остатков и движения каждого вида товара, т.е. не дублирует записи складского учета. Складской учет становится частью бухгалтерского учета, поскольку бухгалтер периодически (ежедневно или один раз в несколько дней) проверяет правильность записей в карточках складского учета, которые ведут материально ответственные лица, с данными приходно-расходных документов, представленными в бухгалтерию при товарном отчете или реестре. Правильность записей и определения остатка товара на день проверки бухгалтер подтверждает проставлением даты проверки и своей подписью в карточках.

Взаимосвязь между учетными записями, ведущимися на складе и в бухгалтерии, осуществляется путем составления сальдовой ведомости. Она ведется по каждому материально ответственному лицу, открывается на год. В эту ведомость на первое число каждого месяца, а также на дату проведения инвентаризации на основании проверенных карточек складского учета записывают количественные остатки товаров по наименованию, сортам, цене. Затем производится таксировка (количество умножается на цену), под-считывается общая стоимость всех товаров, числящаяся за материально ответственным лицом, которая сверяется с данными остатка по счету «Товары», субсчет 1 «Товары на складах». При сальдовом методе: ускоряется ведение аналитического учета товарных запасов, так как не происходит дублирования учета на складах и в бухгалтерии; не составляется громоздкая сортовая оборотная ведомость; обеспечивается оперативность бухгалтерского сортового учета товаров и т.д. При партионном способе хранения товаров аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется на партионных картах, передаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. Учет товаров производится по партиям в таком же порядке, как и в местах хранения, т.е. на каждую партию открывается отдельная карта. Для проверки правильности учетных записей на первое число месяца, а также на дату инвентаризации по данным партионных карт бухгалтер составляет оборотную ведомость, в которой каждую партию товаров записывает отдельной строкой с указанием номера партии, количества тарных мест и суммы. Суммовые итоги этой ведомости сверяют с оборотами и сальдо синтетического счета «Товары», субсчет 1 «Товары на складах», а натуральные показатели - с данными складского учета материально ответственных лиц.

Внедрение в настоящее время новейших информационных технологий позволяет улучшить организацию аналитического учета товаров в оптовой торговле. Широкое распространение персональных компьютеров привело к внедрению в практику системы обработки учетной информации о движении товаров на складе, которая обеспечивает высокий уровень оперативности, точности и достоверности. Использование персональных компьютеров позволяет получить данные об остатках товаров в любой момент времени, что способствует эффективному управлению товарными запасами. Использование вычислительной техники значительно сокращает время, затрачиваемое материально ответственными лицами и работниками бухгалтерии на ведение аналитического учета товаров.

Дата добавления: 2013-12-13