Организация

Организация - это процесс взаимодействия людей для дости­жения общей цели. Это определение состоит из нескольких эле­ментов. Прежде всего, оно подразумевает наличие некоторого сообщества людей, которым необходимо объединить усилия для достижения того, чего ни один из них не может достигнуть в оди­ночку. В целом организация есть нечто большее, чем простая сум­ма её составляющих. Далее, это множество людей должно ра­ботать таким образом, чтобы их индивидуальные умения и талан­ты были соединены с наибольшей пользой с точки зрения на­значения организации. И, наконец, должно быть единство цели -оси, вокруг которой вращаются и движутся вперёд в равной сте­пени и работники, и идеи, и решения.

Организация (organizing) - это процесс создания структу­ры предприятия, которая дает возможность людям эффектив­но работать вместе для достижения его целей.

Организация - это логический процесс, который помогает преобразовывать идею или некий план в достижимую реаль­ность. Она обеспечивает основу для действий таким образом, что работающие знают, что конкретно ожидается от них, ка­ким образом они должны действовать, к кому обратиться, ког­да возникают какие-либо проблемы. Каждая организация, не­зависимо от её размера, базируется на формально и точно оп­ределённых взаимоотношениях между её членами. Эта фор­мальная структура и демонстрирует управленческую иерархию: кто отчитывается перед кем, кто за что отвечает. Они устанав­ливают отношения власти и области ответственности за при­нятое решение и выполнение; устанавливают порядок прохож­дения информационных потоков для прямых и обратных свя­зей управления. Но даже при таких формализованных струк­турах в любой организации неизбежны споры о полномочиях и расстройстве в коммуникациях. Основой организационного процесса является:

♦ создание или изменение организационной структуры;

♦ разделение труда;

♦ подбор кадров;

♦ делегирование полномочий;

♦ выдача заданий;

♦ обеспечение материальными ресурсами.

Фундаментальное понятие устройства организации - взаи­моотношение полномочий, которые связывают высшее произ­водство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координацию задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавли­вает отношения между уровнями полномочий, является деле­гирование.

Делегирование, как термин, используемый в теории управ­ления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение [10]. Иначе говоря, это наделение правами и обязанностями кого-либо из подчиненных. Это средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников множество за­дач, они не должны быть выполнены для достижения целей организации. Это акт, который превращает человека в руко­водителя (умение добиться выполнения работы другими).

Для повышения эффективности делегирования полномочий, а значит, и повышения эффективности управления, необходи­мо придерживаться пяти основных принципов делегирования полномочий:

1) принцип диапазона (или сферы) контроля - т.е. контроль за ограниченным количеством подчиненных, работу которых можно эффективно координировать;

2) принцип фиксированной (закрепленной) ответственнос­ти - ответственность не снимается с того, кто передал задачу, дело на нижний уровень исполнения;

3) принцип соответствия прав и обязанностей;

4) принцип передачи работы (ответственности за работу) на возможно более низкий уровень - не делай того, что может сделать подчиненный;

5) принцип отчетности по отклонениям (докладывай наверх только об отклонениях от плана, а когда все в порядке - мол­чи, если не спрашивают).

С делегированием тесно связаны такие понятия как ответ­ственность и организационные полномочия.

Ответственность представляет собой обязательства выпол­нять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Полномочия представляют собой ограниченное право ис­пользовать ресурсы организации и направлять усилия некото-

рых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Пол­номочия делегируются должности, а не индивиду, который за­нимает ее в данный момент. Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Имеются две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия. Согласно классической концепции, полномочия передаются от высших к низшим уровням орга­низации. Однако, как заметил Честер Барнард, подчиненный имеет право отклонить требования начальника. На основе это­го Барнард сформулировал концепцию принятия полномочий. Он определил полномочия как «информацию (приказание), на основе которой участник организации направляет свои дей­ствия и определяет, что он обязан или не должен делать в рам­ках задач организации». Таким образом, по мнению Барнар­да, если подчиненный не принимает полномочий от руководи­теля, то передача полномочий не происходит, т.е. происходит уменьшение возможности руководителей применять свои пол­номочия. Полномочия имеют свой предел.

2.3.1. Линейные и аппаратные (штабные) полномочия

Линейные полномочия - это полномочия, которые переда­ются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Руководитель, обладающий линейными полномочиями, име­ет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руково­дителями в тех пределах, которые установлены организация­ми или законом.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

Процесс создания иерархии называется скалярным процес­сом. Поскольку полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирую­щая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Цепь команд, созданная делегированием полномочий, являет­ся характерной чертой всех формальных организаций.

Штабные полномочия можно определить как консультатив­ные или обслуживающие. Они поддерживают те виды деятель­ности, которые непосредственно связаны с достижением по-

ставленных целей. Административный аппарат выполняет так много функций, что все их невозможно перечислить. Штаб­ные (аппаратные) полномочия помогают организациям исполь­зовать специалистов без нарушения принципа единоначалия. Штабные полномочия включают в себя рекомендательные пол­номочия, обязательные согласования, параллельные и функ­циональные полномочия. Линейные руководители часто обла­дают аппаратными полномочиями в некоторых областях, а гла­ва штабного аппарата обладает линейными полномочиями в отношении самого аппарата.

2.3.2. Построение организаций

Организация работ - это функция, которую осуществляют все руководители. И хотя смысл этой концепции состоит в де­легировании прав и обязанностей для разделения труда по го­ризонтали и вертикали, решение о выборе структуры органи­зации в целом почти всегда принимается руководством выс­шего звена. Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию.

В широком смысле задача менеджеров состоит в том, что­бы выбрать структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внут­ренним и внешним факторам.

Проектирование организационной структуры. Посколь­ку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обес­печить достижение стоящих перед фирмой задач, проектиро­вание структуры базируется на стратегических планах орга­низации.

В этом вопросе нет единого мнения. Некоторые авторы от­носят выбор структуры к стратегическому планированию, од­нако Альфред Чандлер сформулировал свой ставший знаме­нитым принцип: «Стратегия определяет структуру». Это озна­чает, что структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответ­ствующие изменения и в организационных структурах.

Согласно классической теории организации, структура предприятия должна разрабатываться сверху вниз. Последова-

тельность разработки организационной структуры чем-то схожа с последовательностью элементов процесса планирования.

Вначале руководители осуществляют разделение организа­ции на широкие сферы, затем ставят конкретные задачи - по­добно тому, как в планировании сначала формулируются об­щие задачи, - а потом составляются конкретные правила.

Таким образом, последовательность следующая:

1. Осуществляется деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.

2. Устанавливается соотношение полномочий различных должностей.

3. Определяются должностные обязанности как совокуп­ность определенных задач и функций и поручается их выпол­нение конкретным лицам.

Получившаяся в итоге разработки организационная струк­тура - не есть что-то застывшее. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изме­нения в планах могут потребовать соответствующей коррек­тировки в структуре.

Рассмотрим альтернативные варианты организационных структур, которые успешно зарекомендовали себя к настояще­му времени. Каждая из них годится только для определенных ситуаций.

Бюрократическая модель. Как уже говорилось ранее, концепция бюрократии, была сформулирована Максом Вебе-ром. Теория Вебера не содержала описания конкретных орга­низаций. Он предлагал бюрократию как некую нормативную модель, к которой организации должны стремиться.

Бюрократическая организационная структура характеризу­ется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам.

Бюрократию называют классической или традиционной организационной структурой.

Большинство современных организаций представляют со­бой варианты бюрократии.

Бюрократическая модель управления имеет свои положи­тельные свойства, но ее нельзя применять без детальной про-

работки и совершенствования всех составляющих ее элемен­тов. Хотя различные организации и имеют много общего, во многих важных характеристиках они существенно отличают­ся друг от друга. Так что при проектировании организации необходимо принимать во внимание все эти отличия.

Организации есть большие и малые. Бывает, что в крупных организациях деятельность в основном сосредоточена в одной области. Другие крупные организации - это конгломераты, где под крышей единой корпорации функционируют различные фирмы, занимающиеся различными видами деятельности. Не­которые организации работают непосредственно на удовлетво­рение потребностей широких слоев населения. Есть крупные организации, которые действуют в ограниченных географичес­ких районах, а другие действуют почти во всех странах мира.

Чтобы учесть и отразить все эти различия в задачах, стратегических и оперативных планах организации, руководители ис- пользуют различные системы департаментализации. Это понятие означает процесс деления организации на отдельные блоки, ко­торые могут называться отделами, отделениями или секторами.

Функциональная организационная структура. Фредерик У.Тейлор и Анри Файоль были современниками Вебера и с са­мого начала убежденными сторонниками функциональной организационной структуры и концепции рациональной бюрок­ратии. Функциональную организационную структуру иногда называют традиционной или классической. Основу этих струк­тур составляет так называемый «шахтный» принцип построе­ния и специализации управленческого процесса по функцио­нальным подсистемам организации (маркетинг, производство, финансы, персонал и пр.). По каждой из них формируется | иерархия служб («шахты»), пронизывающая всю организацию сверху донизу (рис. 2.7). Если размер всей организации или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно в свою очередь подразделить на более мелкие функ­циональные подразделения. Они называются вторичными или производными.

Функциональную структуру целесообразно использовать в тех организациях, которые выпускают относительно ограничен­ную номенклатуру продукции, действуют в стабильных вне­шних условиях и для обеспечения своей жизнедеятельности требуют решения стандартных управленческих задач.

Рис. 2.7. «Шахтная» структура управления организацией

Функциональная структура не подходит для организаций с широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстро меняющимися потребительскими и технологическими потребностями, а также для организаций, осуществляющих свою деятельность в широких международных масштабах.

Дивизиональная структура. Разновидностью иерархичес­кого типа организации является так называемая дивизиональ­ная структура (от английского слова division - отделение), пер­вые разработки которой относятся к 20-м годам, а пик практи­ческого использования - к 60-70-м годам прошлого столетия.

Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана резким увеличением размеров предприятия, ди­версификацией их деятельности и усложнением технологичес­ких процессов в условиях динамично меняющейся внешней среды. Первыми перестройку структуры по этой модели на­чали крупнейшие организации, которые в рамках своих гиган­тских предприятий стали создавать производственные отделе­ния, предоставив им определенную самостоятельность в осу­ществлении оперативной деятельности. В то же время адми­нистрация оставляла за собой право жесткого контроля по об­щекорпоративным вопросам стратегии, научно-исследователь-

ских разработок, инвестиций и т.п. Этот тип структур нередко характеризуется как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением.

Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функ­циональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие про­изводственные отделения. Структуризация организации по от­делениям производится по одному из трех критериев: по вы­пускаемой продукции или предоставляемым услугам, по ори­ентации на потребителя, по обслуживаемым территориям.

Дивизиональные структуры управления привели к росту иерархичности, т.е. вертикали управления. Они потребовали формирования промежуточных уровней менеджмента для ко­ординации работы отделений, групп и т.п. Дублирование фун­кций управления на разных уровнях в конечном счете приве­ло к росту затрат на содержание управленческого аппарата.

Органический тип структур. Главным свойством струк­тур, известных в практике управления как гибкие, адаптивные, или органические, является присущая им способность срав­нительно легко менять свою форму, приспосабливаться к но­вым условиям, органически вписываться в систему управле­ния. Эти структуры ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов в рамках крупных предприятий и объединений, целых отраслей и регионов. Как правило они формируются на временной основе, т.е. на период реализации проекта, программы, решения проблемы или достиже­ния поставленных целей.

Разновидностями этого типа структур являются проектные матричные, программно-целевые, бригадные формы организа­ции управления.

Проектные структуры формируются при разработке органи­зацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, строитель­ство Самарского онкоцентра.

Управление проектом включает в себя определение его це­лей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей. Од­ной из форм проектного управления является формирование специального подразделения - проектной команды, работаю­щей на временной основе. В ее состав включают необходимых

специалистов, в том числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется соответствующими полномочиями. В их числе ответственность за планирование проекта, за состояние графика и ход выполнения работ, за расходованием выделен­ных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение ра­ботающих. В связи с этим большое значение придается уме­нию руководителя сформировать концепцию управления про­ектом, распределить задачи между участниками команды, чет­ко определить приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить к разрешению конфликтов. По завершению L-проекта струк­тура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняются).

Такая структура "обладает большой гибкостью, но при на­личии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддержание и развитие производственного и научно-технического потенци­ала организации как единого целого.

С целью облегчения задач координации, в организациях со­здаются штабные органы управления из руководителей проек­тов или используются так называемые матричные структуры (рис. 2.8).

Матричная структура представляет собой решетчатую орга­низацию, построенную на принципе двойного подчинения ис­полнителей: с одной стороны - непосредственному руководи­телю функциональной службы, которая представляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой - ру­ководителю проекта, который наделен необходимыми полно­мочиями для осуществления процесса управления в соответ­ствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. При такой организации руководитель проекта взаимодейству­ет с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограничен­ному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов и служб. Переход к матричным структурам обычно охватывает не всю организацию, а лишь ее часть, при этом успех в зна­чительной мере зависит от того, в какой степени руководите-

Рис. 2.8. Принципиальная схема матричной организации

ли проектов обладают профессиональными качествами менед­жеров и могут выступать в проектной группе лидерами.

Основной недостаток матричной структуры - ее сложность. Очень много проблем возникает из-за наложения вертикаль­ных и горизонтальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия. Исследования показывают, что такие наложения часто приводят к конфликтам.

Рассмотрев некоторые виды организационных структур, можно прийти к выводу, что не существует одной оптималь­ной для всех ситуаций структуры организации. Как и во всех процессах управления, в проектировании организаций суще­ствует только наиболее подходящий для данной ситуации спо­соб.

Дата добавления: 2013-12-13