Процесс коммуникации

СУЩНОСТЬ И РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ, ЕЕ КЛАССИФИКАЦИЯ

Работа менеджера с информацией и взаимодействие с секретарем.

Работа менеджера с информацией и взаимодействие с секретарем заключается в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности средств вычислительной техники и оргтехники. Для своевременной обработки поступающей информации и документации менеджер взаимодействует с секретарем. Функции секретаря: печатание документов, регистрация, учет и хранение документов, копирование и размножение документов, обработка информации.

Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо! Повестка дня составляется с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечается время в соответствии с его значимостью. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Тема: ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ

------------------------------------ 1 ----------------------------------

Понятие «информация» в настоящее время стали применять к любому потоку цифр, слов и предложений. Для руководителя понятие «информация» имеет важное значение, как основа результативной работы с людьми и документами. Что же такое информация?

Информация (information (лат.) – осведомлять, давать сведения о чем-либо) — это перечень сведений, сообщений, характеризующих что-либо. Вся управленческая деятель­ность базируется на информации. Сам процесс принятия управ­ленческого решения представляет собой получение, восприятие, преобразование и передачу определенной информации, т.е. ком­муникацию. Информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение. Основ­ные свойства информации – способность быть средством отражения событий и процессов, а также многократность ее использования, что связано со спе­цификой ее потребления, в процессе которого она не исчезает.

Основная задача руководителя любого ранга – владеть нужной информацией в нужное время.Рано поступившая инфор­мация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской стоимости.

Роль информации не одинакова для различных стадий управления. Для одних важны ее объем и виды, структур­ный состав; для других – ее движение; для третьих – возмож­ность и сроки ее обработки.

Значение информации для процесса управления двоякое:

— с одной стороны, чем больше ее объем, тем сложнее выбор из-за трудности обработки;

— с другой стороны, с увеличением объема больше воз­можностей совершенствовать управление.

Понятие информации имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и получатель (информант). Человек мо­жет быть одновременно информатором и информантом.

Задача руководителя заключается в следующем:

— отделить ценную информацию;

— выделить из информации наиболее важную часть, позво­ляющую анализировать текущее состояние системы и принять правильное решение.

Руководители обязаны постоянно изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управлен­ческих решений. Принимаемые решения должны основываться на достоверности текущей и прогнозируемой информации, анали­зе всех факторов, оказывающих влияние на решения.

Применяемую в управлении информацию классифицируют по ряду признаков:

1. По аспектам управления на:

— экономическую (отчеты статистического управления, экономические документы);

— организационную (штатное расписание, инструкции и т.д.);

— социальную (информация о демографическом составе на­селения, о социальном составе и т.д.);

— техническую.

2. По характеру представления (способу восприятия) на:

— визуальную (рисунок, печатный текст);

— аудио (на слух);

— видео (аудиовизуальная).

3. По форме представления на:

— цифровую,

— буквенную,

— ко­дированную.

4. В зависимости от источника получения на:

— внутреннюю,

— внешнюю.

5. По степени обработки на:

— первичную;

— вторичную;

— производную.

7. По направленности движения на:

— прямую (входящая информация);

— обратную (исходящая информация).

8. В зависимости от времени представления на:

— оперативную;

— периодическую (в форме статистической отчетности).

9. По роли в процессе управления и выполняемым функ­циям на:

— директивную,

— прогнозную,

— плановую,

— отчетную,

— кон­трольную,

— аналитическую,

— организационную.

Для принятия правильных решений информация должна отвечать следующим требованиям: быть полезной, своевременной (актуальной), надежной, научно обоснованной, достоверной, полной, четко сформулированной, насыщенной.

------------------------------------ 2 ----------------------------------

Информационная работа занимает значительную часть ра­бочего времени руководителя: по данным разных обследований – от 5 до40%. Организовать же ее нужно так, чтобы в приемлемое время доставить руководителю максимум информа­ции, освободив его по возможности от тех функций, которые мо­гут быть выполнены другими работниками или техническими средствами.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Элементы коммуникационного процесса:

Отправитель – лицо, собираю­щее инфор­мацию и пе­редающее ее.

Сообщение – собственно информация, закодирован­ная с помо­щью симво­лов.

Канал – средство переда­чи информа­ции.

Получатель – лицо, которо­му предназ­начена ин­формация, и которое ин­терпретиру­ет ее.

Этапы коммуникационного процесса:

Дата добавления: 2013-12-13