Виды контроля

В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фак­тических результатах деятельности всех подразделении организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения постав­ленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется че­рез рассмотренную функцию координации и регулирования.

Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

Контроль позволяет видеть всю действительную картину состоя­ния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их испол­нение.

Прежде всего, выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

Стратегический, или управленческий, контроль направлен на ре­шение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратеги­ческим планированием и управлением.

Тактический, или административный, контроль призван система­тически следить за обеспечением выполнения текущих задач, про­грамм, планов.

Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способ­ствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к заданным. Различие состоит только во вре­мени осуществления (рисунок 27).

Рисунок 27 - Время осуществления основных видов контроля

Предварительный контроль — контроль, который осуществ­ляется перед выполнением хозяйственных операций. Основны­ми средствами его осуществления выступает реализация опреде­ленных правил, процедур и линий поведения. В организациях предварительный контроль используется по отношению к чело­веческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и от­бора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и реко­мендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допус­тимых уровней качества и проведения физических проверок со­ответствия поступающих материалов этим требованиям.

Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техниче­ским условиям. К методам предварительного контроля материаль­ных ресурсов относится также создание в организации их запасов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых материаль­ные ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потре­буются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволя­ют тем самым какому-либо отделу или организации в целом ис­черпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом выступают подчи­ненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогати­вой их непосредственного руководителя. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предло­жений по усовершенствованию работы позволяет исключить откло­нения от намеченных планов и инструкций, которые могут перерас­ти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фак­тических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходи­ма обратная связь. Обратная связь применительно к процессу контроля есть ни что иное, как данные о полученных результа­тах. Простейшим примером обратной связи служит сообщение руководителя подчиненным о том, что их работа неудовлетвори­тельна, если он видит, что они делают ошибки..

В процессе заключительного контроля обратная связь ис­пользуется после того, как работа выполнена; либо сразу по за­вершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически получен­ные результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он име­ет выполняет две важные функции:

• дает руководству организации информацию, необходи­мую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагаются проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные результаты с намечавшимися, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были со­ставленные им планы;

• поддерживает мотивацию. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактиче­ски достигнутую результативность надо определять точно и объ­ективно.

Эффективный контроль не только позволяет выявлять про­блемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Дата добавления: 2013-12-13