Точністю, виразністю, доречністю й доцільністю

Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та переда­вати її в часі та просторі».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ — текстовий документ, мовна ін­формація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ — це письмовий документ, ство­рений способом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, під­приємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють осо­бу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпоряд­чих або адміністративно-господарських обов'язків.

Службові документи оформлюються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службо­вих обов'язків. До особистих належать також і ті доку­менти, які містяться в приватному зібранні особи.

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині

тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні документи є результатом спілкування уста­нови з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідко­во-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-до­говірні, щодо особового складу;

напрямком - вхідні й вихідні;

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний — це службовий документ, який над­силають іншій юридичній чи фізичній особі.

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (не­
стандартні).

Стандартні — це документи, що мають однакову фор­му та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструк­ції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термі­нові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові ~ це такі документи, які викону­ються в порядку загальної черги.

Термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Як­що службовий документ потребує негайного виконання,

передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново».

ступенем гласності — загальні, таємні, для службо­вого користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа при­зводить до кримінальної відповідальності. Конфіденцій­ним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер­жави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки,
дублікат.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єди­ний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригі­нал першим набуває юридичної сили.

Копія — це точне знакове відтворення змісту оригіна­лу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Виписка (витяг) — копія офіційного документа, шо відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.

Дублікат — повторний примірник офіційного доку­мента, що має юридичну чинність оригіналу;

складністю ~ прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (по­
над 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

г- технікою відтворення — рукописні й відтворені ме­ханічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фо­топлівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документуван­ня управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами називається діловодством.

2. Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловод­ство, ведуть документацію, листуються українською мовою

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко іі переконливо відбивати причин} й мету його написання, розкривати суть конкретно справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичнх і структурну цілісність за правилами певної мовної сис­теми.

Текст документа повинен містити певну аргументова­ну інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміле та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів які не несуть змістового навантаження. Він оформляєть­ся у вигляді суцільного складного тексту, анкети, табли­ці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить грама­тично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, поло­жень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послугову­ються в організаційно-розпорядчих документах, доку­ментах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших доку­ментах.

• Текст переділяється на взаємозумовлені логічні еле­менти: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Статут

Статут — це нормативно-правовий акт, за допомоги якого оформлюється створення установи, організації, підприємства будь-якої форми власності та визначають­ся її структура, функції, правовий статус.

Статути поділяються на типові та індивідуальні. Типо­вий статут розробляють для системи однотипних уста­нов, а індивідуальний - для конкретної організації на основі типового.

Положення

Положення — це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов'язки державних органів, установ та їхніх структур­них підрозділів.

Вони поділяються на типові, що розробляються для системи установ, організацій, та індивідуальні, що ство­рюються на основі типових. Індивідуальне положення про організацію затверджується розпорядчим докумен­том вищого органу.

Інструкція

Інструкція — це правовий акт. що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, на­уково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ. їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єк­тів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом «Загальні положення», у якому викладено мету її видання, вказано на межі по­ширення та на порядок використання. У тексті інструк­ції послуговуються словами «необхідно», «повинен», «забороняється», «конче потрібно».

Правила

Правила - це зібрання положень, що визначають пев­ний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони сто­суються, а тому вони належать до правових документів.

Правила внутрішнього розпорядку - це «внутрішній нормативний документ підприємства, що передбачає організацію роботи підприємства (режим робочого дня), взаємні обов'язки підприємства і працівника».

ДОКУМЕНТАЦІЯ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково за­значається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовува­ти в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву
(якщо заява адресується до тієї організації, де працює ав­тор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо на­ звати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово «зая­ва» з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання зі стислим його обгрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вмішується дата, а пра­воруч — підпис особи, яка писала заяву.

Під час вивчення заяви варто звернути увагу на вживання великої літери.

Дата добавления: 2013-12-14