Телефонна розмова

Бесіда

Приймання відвідувачів

Сфери міжіндивідуальних стосунків, спілкування, комунікації належать до фундаментальних вимірів люд­ського світу. Особливої гостроти ці проблеми набувають із наростанням у сучасному цивілізованому світі усаміт­нення, індивідуалізму, постійних спроб маніпулювання людиною, її свідомістю і психікою взагалі, стереотипіза-цією людських стосунків.

Як відомо, найгірше тій людині, коли їй немає куди подітися і немає до кого піти. Про це ми повинні пам'ятати, виконуючи свої службові обов'язки, спілкую­чись із відвідувачами в години приймання. Отже, якщо ви обіймаєте керівну посаду чи за характером діяльності змушені приймати відвідувачів, вам треба не забувати, що ви репрезентуєте установу, в якій працюєте.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування¹ реко­мендують для чіткої організації приймання враховувати і зважати на такі моменти:

Скласти графік приймання і довести його до відома всіх зацікавлених осіб.

Не порушувати графіка приймання. Якщо все ж так трапилося, що керівник не може з'явитися в години приймання, треба подбати про те. щоб відвідувачів приймала інша компетентна особа.

Бесіда — це розмова двох чи більше осіб з метою отри­мання певної інформації, вирішення важливих проблем.

Бесіда — чи не найскладніший з усіх жанрів усного ді­лового спілкування, оскільки значною мірою це екс­промт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно го­туватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховувати погляди співбесідника, вислов­лювати свої думки точно, логічно, переконливо.

Залежно від змісту ділові бесіди можуть виконувати різні функції:

• обмін інформацією;

• формування перспективних заходів;

• контроль і координацію певних дій;

• взаємне спілкування під час вирішення актуальних
проблем;

• підтримку ділових контактів на різних рівнях;

• пошук, висунення нових ідей;

• стимулювання дій у новому напрямку;

• розв'язання етичних проблем, що виникли під час
спілкування.¹

Залежно від кількості учасників бесіди переділяються на:

• індивідуальні;

• групові.

Зазвичай бесіда складається з таких етапів:

1. Визначення місця й часу зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території).

2. Початок бесіди. Він відіграє особливу роль у ство­ренні сприятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку бесіди передусім слід заручитися прихильністю
свого співрозмовника, тобто справити приємне вра­ження про себе. Час, відведений на це, досить обмеже­ний, а тому слід продумати форму вітання, початкову
фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії — вираз обличчя, поза, віталь­ний жест.

3. Формування мети зустрічі.

4. Обмін думками та пропозиціями.

5. Закінчення бесіди.

Під час бесіди слід триматися скромно, але впевнено. Не варто розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокій­ним, чемним, щоби створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

У наш час телефон - не лише один із найефективні­ших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійсню­ються перемовини, домовляються про важливі ділові зу­стрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошення­ми, висловлюють подяки, вибачення.

Телефонна розмова - один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками зумовленими екстра мовними причинами:

• співрозмовники не бачать одне одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомоги міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

• обмеженість у часі (телефонна бесіда не може буті
надто тривалою);

• наявність технічних перешкод (втручання сторонні:
абонентів, кепське чутність).

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет,; також престиж своєї фірми і звикли враховувати все де найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Етичні питання використання мобільних телефонів

Мобільний телефон нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись ним, треба до­тримуватися певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших. Звичайно, традиційні правила спілкування по телефону, які названо вище, залишають­ся, але треба враховувати специфіку мобільного зв'язку, оскільки телефон завжди у його власника.

Отже, не можна:

• користуватися мобільним телефоном під час перегляду спектаклю, кінофільму, на концертах, конферен­ціях, під час нарад і, звичайно ж, під час навчальних занять. Краще переадресовувати вхідні дзвінки на пош­тову скриньку або ввімкнути вібродзвінок замість звуко­вого сигналу;

• класти телефон на стіл під час ділової зустрічі, в кав'ярні та аудиторії, щоб не засвідчити неповаги до співрозмовника чи викладача. Якщо все ж вхідний дзві­нок перервав бесіду, треба розмову по телефону закінчи­ти якнайшвидше і на час розмови відійти або вийти вза­галі;

• голосно розмовляти у транспорті, на вулиці;

• гратися телефоном під час занять, демонструвати
його функціональні можливості;

• розмовляти по телефону, перебуваючи за кермом ав­томобіля, бо це відволікає вашу увагу.

Насамкінець треба зазначити, що загальне правило користування мобільним телефоном - не створювати незручностей, не виказувати неповаги до людей, які пе­ребувають поруч.

Дата добавления: 2013-12-14