Організація робочих документів у межах аудиторської фірми

Класифікація робочих документів аудитора

Класифікація робочих документів є діючим механізмом, що дає змогу підвищити якість проведеного аудиту і сприяє більш повному задоволенню потреб замовника в обґрунтованій аудиторській інформації.

Наведемо класифікацію аудиторських документів:

1) за часом використання:

— довгострокові (більше року);

— короткострокові;

2) за способом і джерелом отримання:

— від третіх осіб;

— від підприємства-клієнта;

— складені аудитором;

3) за характером інформації:

— правового характеру;

— про керівництво та персонал підприємства;

— про структуру й організацію підприємства;

— про економічні основи діяльності підприємства;

— про систему внутрішнього контролю;

— про систему бухгалтерського обліку;

— аудиторські організаційно - функціональні документи;

— документи щодо оцінювання аудиторського ризику;

— аудиторські документи з перевірки окремих статей і показників річної звітності;

— кореспонденція аудитора;

— підсумковий висновок;

— пропозиції та рекомендації;

4) за призначенням:

— оглядові;

— інформативні;

— перевірні;

— підтверджуючі;

— розрахункові;

— порівняльні;

— аналітичні;

5) за ступенем стандартизації:

— стандартизовані;

— довільної форми;

6) за формою подання:

— графічні;

— табличні;

— текстові;

— комбіновані;

7) за технікою складання:

— ручні;

— на машинних носіях.

Документація – це матеріали та робочі документи, підготовлені як аудитором, так і для аудитора, чи одержані і збережені аудитором у зв‘язку з аудитом. Робочі документи можуть існувати у вигляді даних, записаних на папері, електронних носіях чи іншими способами.

При складанні робочих документів насамперед необхідно розподілити обов‘язки з організації складання та контролю робочих документів. Відповідальність за розроблення й складання кожного з них має бути персоніфікована. Безпосередній виконавець – аудитор має відповідати за якість змісту робочих документів, повноту зібраної інформації, доступність для висновків за результатами аудиту, оскільки саме він збирає інформацію, що характеризує об‘єкт перевірки, проводить вибірки та основні аудиторські процедури.

Керівник аудиторської перевірки має відповідати за визначення об‘єктів аудиту, обсяг вибірки, а також здійснювати контроль за повнотою даних у робочих документах, які складаються аудиторами та асистентами.

Відповідальність за правильне оформлення поточних і постійних блоків інформації доцільно покласти на співробітника, що контролює встановлені фірмою форми документів.

При формуванні повного блоку робочої документації перевірки необхідно дотримуватись певної послідовності її оформлення: документи підготовчого періоду; документи робочого періоду; документи завершального етапу перевірки.

До документів підготовчого періоду можна віднести:

попереднє листування з клієнтом про проведення аудиторської перевірки; попередні експертизи стану бухгалтерського обліку та звітності; договір про аудит; план перевірки з виділенням об‘єктів перевірки, строків виконання й відповідальних виконавців.

До документів робочого періоду належить група документів, що безпосередньо

висвітлюють хід перевірки. Вони мають розкривати використані методи перевірки, підтверджувати обсяг перевіреної інформації, містити перелік помилок і порушень, виявлених аудитором.

До документів завершального періоду слід віднести листи-повідомлення для працівників, довідки про внесення змін у бухгалтерський облік та звітність, аудиторські висновки й аудиторський звіт.

Робочі документи складаються і систематизуються таким чином, щоб відповідати певним обставинам та аудиторським вимогам щодо кожного окремого аудиту. Використання стандартних робочих документів (наприклад, бланків, зразків листів, стандартної організації робочих матеріалів) підвищує ефективність при їх підготовці і використанні. Вони можуть бути застосовані при делегуванні роботи іншим аудиторам, забезпечуючи одночасно засоби з контролю її якості.

Конкретний склад та зміст робочих документів установлюється аудиторською організацією (аудитором), виходячи з характеру проведеної роботи, типу і складу діяльності економічного суб‘єкта, стану бухгалтерського обліку економічного суб‘єкта, надійності системи внутрішнього контролю економічного суб‘єкта, необхідного рівня керівництва та контролю за роботою персоналу аудиторської фірми при виконанні окремих процедур.

У кожному робочому документі має міститись уся інформація, необхідна для того, щоб визначити обсяг виконаної роботи і зробити висновки, посилання на відповідний розділ програми, принцип вибірки, якщо вона використовується, адекватні посилання на відповідні документи підприємства-клієнта.

В усіх документах, які належать до робочої документації, необхідно зазначити такі реквізити:

- назва документа;

- назва економічного суб‘єкта, щодо якого проводиться аудит;

- дата виконання аудиторської процедури чи складання документа;

- назва позиції, що перевіряється, в річній фінансовій звітності, стосовно якої складається документ;

- зміст документа;

- особистий підпис особи, котра підготувала документ, і його розшифрування чи умовне позначення такої особи, що легко ідентифікується;

- дата перевірки документа та особистий підпис особи, яка перевірила документ, його розшифрування або умовне позначення такої особи, що легко ідентифікується.

Керівник групи повинен перевіряти робочу документацію, складену під час виконання перевірки великого підприємства. Це означає, що за кожним розділом він переглядає робочі документи, перевіряє правильність складання за формою і по суті, підписує їх.

При цьому всі робочі документи мають відповідати загальним вимогам: одноманітність форми при типовому змісті та наявність обов‘язкових реквізитів, що забезпечують відповідну юридичну силу документів; персоніфікація виконавця; чіткість і ясність виконаних відомостей; доступність у розумінні; акуратність заповнення; вчасність оформлення; зручність у документообігу; забезпечення схоронності.

Під час роботи на підприємстві, якому аудиторська фірма надає послуги постійно, доцільно складати комплект документів для наступної роботи. Крім того, в постійному архіві доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому. Архів має підтримуватись на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поновлюватись. При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку та відповідно позначити. Матеріали, що зберігаються в папці постійного архіву, використовуються керівником групи для підготовки до чергового аудиту.

Постійний архів створюється для:

- забезпечення готових посилань на обставини, що повторюються. Цим виключається необхідність пошуку інформації серед старих робочих документів і повторне вивчення широкого кола питань;

- уникнення необхідності щорічно готувати нові робочі документи, які залишилися без змін;

- збереження даних, що стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;

- документального оформлення виконаної роботи;

- підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями й ін.

У постійний архів можуть уключатись такі розділи:

1) відомості про підприємство, його історію, види продукції та ринки збуту;

2) юридичні документи: копії чи витяги зі статуту, партнерських угод;

3) копії поточних контрактів;

4) матеріали щодо організації обліку і внутрішнього контролю;

5) фінансова звітність та аудиторські висновки за попередні роки;

6) аналітична інформація;

7) листування.

Отже, єдині вимоги по складанню робочої документації регламентовані нормативами аудиту, але склад, кількість та зміст документації визначається аудитором самостійно.

Дата добавления: 2013-12-14