Внутренний аудит расчетов с дебиторами

Цель и задачи аудита дебиторской задолженности

Цель аудита дебиторской задолженности – достижение уверенности в том, что задолженность контрагентов и задолженность перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Данная процедура – одна из важнейших в аудите расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции, например, с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности.

Основными задачами, стоящими перед аудиторами при проверке дебиторской задолженности, являются:

· проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;

· проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины:

· проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличия оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления:

· проверка своевременности и правильности оформления и представления претензий дебиторам, а также организации контроля за движением их дел и проверка порядка организации взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений;

· разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

Аудитор знает типичные совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложными, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат.

Аудит расчетов с дебиторами включают проверку:

· наличия необходимых первичных документов, договоров, расчетных документов, актов сверки расчетов, документов о проведении взаимозачетов, актов приемки-передачи векселей и т.д.;

· соответствия данных первичных документов данным аналитического учета, взаимного соответствия данных аналитического и синтетического учета, финансовой отчетности;

· наличия инвентаризации расчетов согласно учетной политике организации или законодательству;

· мер по взысканию дебиторской задолженности;

· своевременности списания просроченной задолженности на финансовые результаты;

· правомерности и своевременности отражения в учете прекращения обязательств неденежными формами расчетов (зачет, векселя, отступное, уступка права требования и т.д.).

При аудите расчетов устанавливают причины расхождений данных учета с данными актов сверок, размеры просроченной задолженности, задолженности с истекшим сроком исковой давности, числящейся в учете, истоки возникновения наибольших сумм задолженности. Целесообразно также проанализировать структуру дебиторской задолженности в динамике.

Процедуры проверки на существенность.

Аудитор получает список сальдо по счетам дебиторской задолженности журналы регистрации продаж и сопоставливает общую сумму с контрольным счетом.

Сальдо на конец года:

· обсуждение с руководством и анализ сроков задолженности и возможности появления будущих безнадежных долгов;

· проверка разрешений и соответствия списанных долгов;

· проверка счетов – контра по бухгалтерской книге регистрации закупок;

· проверка сальдо по накладным, относящимся к недавним операциям и изучение спорных или устаревших остатков;

· обзор отдельных счетов основных покупателей;

· обзор и тестирование процедур разъединения по реализации на конец года.

Аналитические процедуры:

· Сравнение соотношения количества дней дебиторской задолженности с бюджетом или предшествующим годами;

· Сравнение соотношения задолженности в различные периоды года с предшествующими годами.

Рост или увеличение количества старых долгов может указать на плохое финансовое или ухудшающееся экономическое положение или кредитный контроль.

Безнадежные долги. Аудиторские процедуры по установлению соответствующих резервов по безнадежным долгам включают:

· опыт компании с предыдущими безнадежными долгами;

· доказательство, исходящее из подтверждения дебиторской задолженности;

· анализ дебиторской задолженности по срокам:

· послебалансовые события.

Существует три категории дебиторской задолженности:

1. торговая дебиторская задолженность;

2. прочая дебиторская задолженность;

3. предоплата и начисленный доход.

Текущая и долгосрочная дебиторская задолженность раскрывается отдельно.

Подтверждение счетов дебиторской задолженности.

Одним из наиболее эффективных методов, подтверждающих сальдо дебиторской задолженности является непосредственный контакт аудитора с покупателями клиента, в целях получения непосредственного подтверждения сумм к оплате.

Если дебиторская задолженность существенна для финансовых отчетов, если есть основание ожидать ответа от дебиторов, аудитор просто планирует получение прямого подтверждения дебиторской задолженности или отдельных проводок по сальдо счета.

Если ожидается, что дебиторы не ответят, то необходимо провести альтернативные процедуры, такие как обзор поступления денежных средств после даты, или анализ счетов-фактур и подписанных отгрузочных документов.

Процедуры рассылки писем соответствует нескольким целям:

· надежное доказательство завышения дебиторской задолженности – покупатели обычно жалуются, если предполагаемая сумма их задолженности слишком велика;

· более слабое доказательство занижения дебиторской задолженности – покупатели менее склоны жаловаться, если задолженность мала;

· косвенное доказательство данных по реализации;

· доказательство осуществления внутреннего контроля;

· доказательство эффективности процедур разъединения, если они проводятся в конце года.

Также аудитор получает доказательство о нарушениях, таких как сокрытие сумм и «вуалирование баланса», которые были рассмотрены выше.

Срок и форма подтверждения.

В идеале рассылка должна проводиться в конце года, поскольку это обеспечивает прямое доказательство цифр балансового отчета.

Существует два типа запросов:

· позитивный – покупателя просят подтвердить напрямую аудитору, согласен ли он или не согласен он с балансом;

· негативный – покупателя просят ответить только в случае, если он не согласен.

Позитивные подтверждения дают более достоверные доказательства, чем негативные. Выбор зависит от оценки риска аудитором. Позитивная форма предпочтительна тогда, когда оценка контроля высока.

Контроль рассылки запросов.

Выбор.

Покупатели, которым будут рассылаться запросы, должны отбираться аудитором из списка журнала регистрации, согласованного с контрольными счетами книги номинальных счетов. В первую очередь аудитора интересует завышение дебиторской задолженности.

Особое внимание обращают на:

· старые неоплаченные счета;

· счета, списанные во время обзора;

· счета с кредитным сальдо.

Отправка.

Отправка писем должна проводиться или контролируется аудитором. Адреса клиентов проверяются самостоятельно.

Ответ.

Аудитор посылает письмо-напоминание тем дебиторам, которые не прислали ответ в течении допустимого срока. Если ответ о подтверждении не получен, применяются альтернативные процедуры, или статья должна рассматриваться как ошибочная.

Проблема.

Некоторые покупатели будут не согласны. По всем подобным разногласиям нужно принимать меры пока не будет удовлетворен аудитор, результаты работы должно быть записаны в рабочие документы. Некоторые покупатели не ответят, даже после напоминаний. В некоторых случаях, клиенты не ведут журналов закупок, а используют так называемую систему «открытых» счетов-фактур.

Оценка рассылки запросов.

После завершения рассылки составит главную книгу доказательства в отношении данных по дебиторам. Аудитор оценивает результаты следующим образом:

· процент ответов;

· количество несогласий;

· результаты принятия мер по несогласиям;

· существенность вовлеченных сумм.

Деятельность.

При проведение аудита, аудитор оценивает и тестирует систему внутреннего контроля для того, чтобы удостовериться, что она может полностью и точно проводить обработку операций, определять количество и стоимость.

Основными задачами, стоящими перед аудиторами при проверке дебиторской задолженности, являются:

· проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;

· проверка соблюдений правил расчетной и финансовой дисциплины;

· проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличия оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;

· проверка своевременности и правильности оформления и представления претензий дебиторам, а также организации контроля за движением их дел и проверка порядка организации взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений;

· разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

Внутренний аудит выступает неотъемлемой частью системы управленческого контроля на предприятии. Его цель – оценка эффективности функционирования системы управления предприятием.

В процессе хозяйственной деятельности между организацией и ее контрагентами постоянно возникают и погашаются взаимные обязательства. Организации осуществляют расчеты с покупателями и поставщиками по авансам и предоплате, выданным либо полученным мод предстоящую отгрузку товаров (выполнение работ, оказание услуг), расчеты по текущим операциям со своими структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы. Состояние текущих обязательств и расчетов наиболее точно отражает уровень организации производственной и торговой деятельности, а также бухгалтерского учета организации.

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины, сокращению дебиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия. Эффективность решения этой задачи зависит также от уровня внутреннего аудита.

Главными причинами неэффективности внутреннего контроля является нерегламентированность деятельности органов и служб управления, должностных лиц и специалистов предприятия, нерациональное распределение обязанностей и отсутствием ответственности за их исполнение.

Функции службы внутреннего аудита в ТОО ТД «Круг» выполняет лицо, которым является сотрудником этой организации. Для проведения внутреннего аудита на предприятие ТОО ТД «Круг» не предусмотрено специальное помещение.

В задачи внутреннего аудита ТОО ТД «Круг» входит создание системы внутреннего контроля, необходимой для осуществления компетенции, прав и ответственности органов управления и должностных лиц, а также четкой системы экономической ответственности должностных лиц и специалистов предприятия.

Внутренний аудит представляет собой важную функцию управления, которая охватывает учет, финансовый анализ и контроль, сравнение и оценку фактически достигнутого результата с поставленными целями и задачами предприятия. Внутренний аудит систематически контролирует деятельность всех объектов управления, выявляет причины отступления от стандартов, отклонения от целей, поставленных перед конкретным объектом, что способствует оперативному устранению выявленных нарушений. Организация внутреннего аудита как функции управления предприятием подразумевает строгую регламентацию своей деятельности, определение прав, обязанностей и ответственности специалистов, квалификационные требования и взаимоотношения с подразделениями и персоналом предприятия.

По окончании любого вида работ внутренний аудитор ТОО ТД «Круг» представляет руководителю предприятия аудиторский отчет, позволяющий привлечь внимание руководителя к выявленным или возможным нарушениям. Работа считается выполненной тогда, когда вопросы, поставленные в отчетах внутреннего аудитора, рассмотрены руководителем предприятия и когда издано официальное распоряжение о принятии (непринятии) рекомендаций аудиторов.

Отличительной особенностью стандарта внутреннего аудита состоит в том, что он способствует обеспечению эффективности управления предприятием. Поэтому стандарт внутреннего аудита должен содержать обоснование принимаемых руководством предприятия решений по устранению (предупреждению) выявленных нарушений в области постановки учета, отчетности, документооборота, учетной политики и т.д.

Чем выше эффективность контроля на предприятии, тем более ограниченными могут быть единовременные процедуры контроля, в частности дебиторская задолженность. – ограничено их содержание, сокращены временные рамки и масштаб.

Относительно расчетов с дебиторами эти процедуры необходимо проводить по следующим основным направлениям:

Ø наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг);

Ø правильности оплаты или отгруженные материальные ценности;

Ø полнота оприходования и списания полученных ценностей.

Внутрихозяйственные проверкиТОО ТД «Круг»предполагают тщательный и непрерывный обзор выполнения предыдущих контрольных процедур, способствуют своевременному обнаружению ошибок, нацеливают сотрудников на квалифицированное исполнение своих обязанностей.

В ТОО ТД «Круг» служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РК, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.

Дата добавления: 2013-12-14