Вимоги до документів

Усі документи, де б і ким вони не укладалися, мають правові, технічні, логічні та лінгвістичні вимоги.

Правові вимоги. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і ди­рективним вказівкам керівних органів, має бути достовірним і відповідати зав­данням конкретного керівництва — тобто базуватися на фактах і містити конк­ретні та реальні пропозиції чи вказівки. Документ необхідно складати за встановленою формою. Він має бути бездо­ганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні та грама­тичні помилки. У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу білого кольору. Загальновизнаний формат А4, текст якого дру­кується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один інтервал. У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо офор­млення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше сторінках, починаючи з дру­гої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верх­нього берега сторінки арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 — 15 мм від верхнь­ого берега. Ділові документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Тіmes New Roman), верхній і нижній береги — 2 см, лівий — 3 см, правий — 1 см.

Якщо документ оформляють також і на зворотньому боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями.

Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжир­ним шрифтом і розміщуватись по центру рядка бланка.

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідов­ністю: число, місяць, рік: 12.09.2006. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0: 02.09.2006.

У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується сло­весно-цифровий спосіб оформлення дати — 15 вересня 2006 року.

Для логічних вимог характерні використання засобів логічної оцінки мате­ріалу для зв'язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (насам­перед, водночас, зокрема, отже); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових документів, де зовсім виключаються суб'єктивні елементи: прояви роздратуван­ня, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи чи особи в текст документа.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок усіх компонентів до­кумента, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й інши­ми видами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак); виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочат­ку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті, загалом); це конкретизація будь-якого місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого члену­вання тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого члену­вання є нумерація, буквені позначення, абзаци.

Лінгвістичні вимоги. Текст ділового документа становить його основу, він має бути грамотний. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зок­рема, мовна грамотність — це дотримання норм орфографії, пунктуації та грама­тики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впли­вом особливостей професійного мислення, повинні відповідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абст­рагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що вимагає певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних кон­струкцій із встановленими правилами їх тлумачення. (Вибір слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею КК України, пред'явлене (висунуте) обвинувачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа (наказую, пропоную, зобо­в'язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на роз­гляд тощо).

Усі зазначені вище вимоги до ділових документів становлять загальну куль­туру мовлення особистості, адже високу культуру мовлення людини визначає і досконале володіння літературною мовою, і вміння правильно застосовувати її норми у процесі мовленнєвої діяльності.

Дата добавления: 2013-12-14