Класифікація документів та їх значення

Класифікація — це розподіл документів на класи за узагальненими ознака­ми споріднення та відмінності.

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату уп­равління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію доку­ментів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокре­ма, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата.

Згідно з унормованими вимогами за ознаками вирізняють такі класифікації документів:

1.За найменуванням: рапорт, заява, автобіографія, пояснювальна записка,
протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, доповідна записка, звіт,
план роботи, акт, доповідь, рецензія тощо.

2. За способом фіксації інформації документи поділяють на:

1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, ви­готовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

2) графічні, в яких зображення об'єктів передається за допомогою ліній,
штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю;

3) фото- та кінодокументи створюються способом фотографування й кіне­матографії (фотоплівки, діафільми, кінофільми). На них можна зафіксувати ті
явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4) фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію магнітофонні, диктофонні);

5) інші різновиди, що можуть з'явитися при розвитку інформаційних тех­нологій.

3. За змістом і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, підготовки та розподілу кадрів тощо.

4. За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандар­тизації та регламентації: типові, трафаретні та індивідуальні.

Типові (стандартні) — це документи, що мають однакову форму і заповню­ються в певній послідовності за суворо обов'язковими правилами (паспорт, свідоцтво про народження, атестат, диплом про освіту тощо).

Індивідуальні документи укладаються в кожному конкретному випадку для вирішення чи з'ясування окремих ситуацій, їх друкують чи пишуть від руки (що­разу по-новому). Це заява, рапорт, доповідна записка, пояснювальна записка, автобіографія, резюме, характеристика тощо.

Трафаретні документи виготовляються друкарським способом: незмінюва­на частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Ця форма набуває дедалі більшого поширення, адже дає можливість економити час і полегшує машинну обробку (анкета, службовий листок, довідка, перепустка тощо).

6. За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання чи факту;

- складні, що містять інформацію з двох і більше питань чи фактів.

7. За місцем укладання розрізняють документи:

- внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено;

- зовнішні, що входять чи виходять за межі структури, тобто вони є резуль­татом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.

8. За напрямом:

- вхідні, що надходять до установи, закладу;

- вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

9. За терміном виконання документи є:

- термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповіднимправовим актом, керівником, а також документи з позначкою «терміново»;

- дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну;

- нетермінові — це такі документи, що виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

10. За походженням документи поділяють на:

- службові, що укладаються організаціями, підприємствами та службови­ми особами, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу для вирішен­ня службових питань. Вони виконуються в установленому порядку;

- офіційні особисті, що стосуються конкретних осіб і створюються поза сфе­
рою їх службової діяльності.

11.За гласністю документи є: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні тощо.

12. За юридичною силою розрізняють:

- справжні (істинні) — ті, що видані в установленому законом порядку з
додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Доку­мент стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

- підроблені (фальшиві) — документи, в яких зміст чи оформлення не
відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріаль­ної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять вип­равлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формаль­ного боку.

13. За стадією виготовлення розрізняють:

- оригінал — перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має
підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

Дата добавления: 2013-12-14