Номенклатура справ, її види

У процесі діяльності установи, організації, заклади отримують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення питань документи стають носієм зберігання інформації, потреба в якій може виникати через певний час.

Швидкий пошук та використання таких документів можливі лише при їх чіткій класифікації. Найпростіша класифікація документів — це групування їх у справи. Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розпо­ділу документів у справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із за­значенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим документом для кожної установи, що складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забез­печення їх обліку, швидкого пошуку документа за змістом та видом, відбору до­кументів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ — документ багатоцільового призначення.

По-перше, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання у справи і таким чином визначає систему зберігання документів в установі.

По-друге, кожна справа, що входить у номенклатуру, має термін зберігання документів, поміщених до справи. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно зазначають термін зберігання документа. Отже, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи документів. Номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при ре­єстрації документів — індекс справи за номенклатурою часто є складовою час­тиною реєстраційного індексу документів.

Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при передачі в архів установи справ з терміном зберігання до 10 років включно. Номенклатура справ є основою при складанні опису на справи постійного збе­рігання та зберігання понад 10 років. Вона має бути в кожній установі, організації, закладі тощо й містити всі документи, що складаються у процесі їх діяльності.

У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та конкрет­на (індивідуальна).

Широке застосування отримали типові та примірні номенклатури справ, що складаються для однорідних за характером діяльності організацій. Вони дозво­ляють установити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки до однорідних документів, установити для них єдині терміни зберігання.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є норма­тивним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ, одно­рідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендацій­ний характер.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами типового рівня організацій, що належать до сфери управління установи, і використову­ються ними як методичні посібники під час складання індивідуальної номенкла­тури справ. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Розробка конкрет­них номенклатур в установі, організації починається в VI кварталі так, щоб вона була завершена не пізніше грудня і з січня наступного року її можна було ввести удію.

Як правило, конкретна (індивідуальна) номенклатура справ установи скла­дається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів, що розробля­ються посадовою особою, яка відповідає за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником архівного підрозділу установи. Вона може бути для організації в цілому (зведена) чи окремо для кожного струк­турного підрозділу.

Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх пи­тань його діяльності. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтво­рюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться.

Справа — це окремий документ або сукупність документів, що стосуються одного питання і підшиті в окрему обкладинку.

Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповід­но до номенклатури справ. При формуванні справ слід виконувати основні вимоги:

- справи відкриваються аркушем внутрішнього опису документів;

- у справах групуються тільки оригінали виконаних, правильно оформлених документів без чорнових записів;

- у справу включаються документи лише з одного питання або групи споріднених питань;

- документи справи групуються у хронологічній послідовності;

- документи постійного і тимчасового терміну зберігання слід групувати в
окремі справи;

- вносити у справу лише один примірник кожного документа;

- групувати у справи загального провадження документи одного календар­ного року, за винятком перехідних справ;

- справи повинні мати не більше 250 аркушів при товщині 3 - 4 см.

Оформлення справи включає оформлення обкладинки, нуме­рацію аркушів, брошурування, складання внутрішнього опису в кінці справи, скріплення справи печаткою та поставлення її на інвентарний номер.

Номенклатура справ установи складається у трьох примірниках, на кожно­му з яких обов'язково заповнюється гриф погодження з експертною комісією і посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи. Перший при­мірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі, другий пере­дається в канцелярію установи, а третій використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зво­дяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ устано­ви. Під час розроблення єдиної (зведеної) номенклатури справ установи, крім зведення номенклатури структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому.

Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією установи й експертно-перевіряючою ко­місією відповідно до державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погод­жують номенклатуру справ з експертною комісією органів вищого рівня.

Протягом діловодного року в номенклатурі справ структурного підрозділу й у зведеній номенклатурі справ у графі «Примітка» робляться відмітки про заве­дення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, які відповідають за формування справ, про передачу справ до архівного підрозділу установи та інші установи для їх продовження.

Зведена номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кож­ному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установа­ми. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку: зберігаються у справі канцелярії; передаються до архівного підрозділу уста­нови для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозді­лах.

Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково за­кривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник кан­целярії (секретаріату) чи діловодної служби.

Отже, номенклатура справ може забезпечити правильне зберігання і швид­кий пошук документа.

Дата добавления: 2013-12-14