Експертиза цінності проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві й закінчується в державному архіві

Експертиза цінності документів

Документи, що створюються у процесі діяльності установи, організації, зак­ладу, фірми містять інформацію, цінність якої різна. Певна частина документів містить інформацію, що має разове значення, після використання якої до доку­ментів не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка є потрібною протягом кількох років. Наприклад, інформація про особу, її навчання, роботу, має соціальне значення і має зберігатися протягом життя людини. Інші докумен­ти, які містять інформацію, що має цінність у наукових і практичних цілях — зберігаються постійно.

Оскільки всі документи постійно зберігати неможливо, тому систематично проводиться експертиза цінності документів — визначення політичного, еконо­мічного, соціально-культурного, практичного, правового та іншого значення до­кументів з метою відбору їх на державне зберігання чи встановлення терміну їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати номенкла­туру справ, коли визначаються терміни зберігання створених документів.

Другий етап експертиза цінності проходить через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого зберіган­ня чи здачі до архіву установи.

Третій етап — знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи до державного архіву.

Експертиза цінності документів в установі проводиться під керівництвом експертної комісії, яка діє постійно. У великих установах зі складною структу­рою діють центральні експертні комісії, які об'єднують і координують роботу експертних комісій структурних підрозділів підпорядкованих чи підвідомчих установ. Загальний порядок роботи центральної експертної комісії та її функції можна знайти в «Основних правилах відомчих архівів».

Експертна комісія створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, які мають досвід роботи і добре знають галузь, а також завідувачем канцелярії, відомчим архівом і керівником бухгалтерії. У невеликих установах до складу експертної комісії входять секретар і бухгалтер.

Очолює комісію один із керівників установи. Комісія складається з 3 - 5 осіб.

Проведення експертизи слід починати з перегляду документів канцелярії, потім таких функціональних структурних підрозділів як виробничі відділи і бух­галтерія. У межах кожного підрозділу переглядають спочатку найважливіші ма­теріали і відбирають на постійне зберігання оригінали документів, які найбільше характеризують основну діяльність установи: положення, накази, звіти, доповіді тощо.

Дата добавления: 2013-12-14