Составление организационно-распорядительной документации

Пример

Пример

Основные реквизиты документа

1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Под наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенный точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформить 05.06.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

3. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации», «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

4. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресуется должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурные подразделения указывают в именительном падеже.

ОАО «Аптека у моста»

Генеральному директору аптеки

С.С. Михайлову

195256, Санкт-Петербург,

ул. Строителей, 25

5. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: «Приказ о создании аттестационной комиссии для проведения аттестации провизоров» или «Должностная инструкция провизора-аналитика». К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

6. Текст документа – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые ко всем документам органов управления:

1) правдивое, точное, достоверное освещение событий;

2) безупречные в юридическом отношении формулировки, отсутствие
двояких толкований текста;

3) максимальная краткость при полноте информации;

4) предпочтение прямого порядка слов (подлежащее, за ним сказуемое);

5) переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяются
существительным (например, МУП «Аптека «На Невском» просит).
Исключение составляют распорядительные документы;

6) заявления, докладные записки, объяснительные записки пишутся от
первого лица;

7) в тексте документа выделяют две смысловые части: в одной
излагаются причины, цели создания документа, описываются факты и

события, побудившие к его составлению, а в другой делаются выводы,

предложения, просьбы, распоряжения. Эти две части видны даже в

случае, если документ состоит из одной фразы (например, «Для
проведения дня здоровья просим организовать работу выездного
аптечного киоска»);

8) каждая новая мысль в документе должна начинаться с нового абзаца.

В зависимости от количества вопросов, отражаемых в тексте, документы делятся на простые и сложные. Простыми считаются документы, посвященные одному вопросу. Если содержание документа касается нескольких самостоятельных вопросов, такой документ считается сложным. Его исполнение и обработка вызывают ряд трудностей (при регистрации, постановке на контроль, установления очередности решения вопросов, помещении документа в «Дело»). Поэтому рекомендуется наиболее многочисленные виды служебных документов составлять по одному вопросу.

7. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Вице-президент Ассоциации

региональных аптечных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Кроме общих требований к тексту документа необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

По содержанию приказы делятся на 2 группы: по общим вопросам и по личному составу. Обычно эти группы приказов готовятся и издаются отдельно.

Приказы по общим вопросам издаются на основании указаний или по инициативе руководителя.

Приказами по личному составу оформляют: прием на работу, перемещение по должности, увольнение, предоставление отпуска, взыскания. Они имеют свою собственную нумерацию, начинающуюся с 01.20.01.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание приказа.

Основные реквизиты приказа:

· наименование вида приказа;

· дата или индекс;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· внутреннее согласование (визирование);

· автор.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, вызывающие издание приказа. Иногда эта часть приказа может отсутствовать. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме. Начинает распорядительную часть слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно печатается буквами на отдельной строке.

Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельным пунктом, пункты нумеруются арабскими цифрами. В конце пункта приказа указывается лицо, на которое возлагается ответственность за его исполнение. Завершающим этапом работы над приказом является согласование и подпись. Особым способом удостоверения документов является утверждение. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» проставляется в правом верхнем углу.

Дата добавления: 2013-12-13