Стандартные форматы бумаги, используемые для оформления документов

Структурные элементы делового письма отечественного и международного образца.

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации и унификации документов.

Лекция 1 Отечественные и международные стандарты оформления документов

План:

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации и унификации документов. Деловая документация и правила её оформления отражают особенности языка, культуры, традиций различных стран. Вместе с тем расширение международного информационного обмена обуславливает выработку единых подходов к составу и порядку оформления документов. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). ИСО образована в 1947 г. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 130 государств.

Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран-участниц этой организации терминологии в различных научно-технических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы: стандарты ИСО 704: 2000, ИСО 860: 1996, ИСО 1087-1: 2000 и др.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).

В стандартах ИСО установлены форматы конвертов для пересылки документов и почтовых карточек (ИСО 6924: 1983, ИСО 269: 1985, ИСО 328: 1974, ИСО 416: 1974). Адрес на почтовых отправлениях оформляется по стандарту ИСО 11180: 1993.

Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601: 1998. Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО 8440: 1986. Коды для представления названий стран установлены ИСО 3166-88.

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются требований к проектированию бланков, состава реквизитов, их написанию (лексика, оформление, пунктуация), расположение на бланке. В Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 30 реквизитов, в стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field); ссылок (Reference field); адреса (Address field).

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, номер телефона, факса и т.д.), которые нельзя разместить в соответствующем поле, могут быть размещены в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части документа. Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов. В российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов.

В международных и отечественных стандартах нет единого подхода к установлению полей документа. Стандарты ИСО закрепляют основные принципы и ключевые нормы оформления документов. Их детализация и привязка к условиям конкретных стран осуществляются с помощью национальных стандартов.

Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Например, ГОСТ 7.67-94 «СИБД. Представление дат и времени дня», содержащий полный аутентичный текст ИСО 3166-88 и дополнительные требования, принят как межгосударственный стандарт странами СНГ, а также введен Госстандартом в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации.

В Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

левое – не менее 20; верхнее – не менее 15;

правое – не менее 10; нижнее – не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: «Государственный герб Российской Федерации», «герб субъекта Российской Федерации», «эмблема организации или товарный знак», «наименование организации».

В бланке письма используются следующие реквизиты: «Государственный герб Российской Федерации», «герб субъекта Российской Федерации», «эмблема организации или товарный знак», «код организации», «наименование организации», «справочные данные об организации».

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: «Государственный герб Российской Федерации», «герб субъекта Российской Федерации», «эмблема организации или товарный знак», «код формы документа», «наименование организации», «наименование вида документа», «место составления или издания документа».

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом.

Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «адресат», «гриф утверждения документа», «резолюция», «заголовок к тексту», «отметка о контроле», «текст документа». Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Структурные элементы делового письма международного образца. Обычно деловое письмо как российское, так и зарубежное состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

2. Собственно текст письма. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Стандартные форматы бумаги, используемые для оформления документов. В нашей стране размеры листов бумаги, используемой в деловой сфере, определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и из­делия из бумаги. Потребительские форматы». Стандар­том установлены три ряда форматов: А, В, С, основным из которых является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные раз­меры между двумя смежными форматами ряда А. Фор­маты ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и т. п. Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, В0, С0).

Для создания управленческой документации использу­ются форматы: A3, А4, А5, А6. Формат A3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для писем является формат А4. Для небольших по объему документов может использоваться формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Форматы бумаги, закрепленные ГОСТ 9327-60, соот­ветствуют международным нормам.

Дата добавления: 2013-12-13