Лекция 24. Анализ работ, характеристика методов анализа

Чтобы нанять персонал, который необходим организации, руководство должно в деталях знать, какие задачи он будет выполнять во время работы и каковы личные и общественные характеристики этих работ, т. е. какие качества и навыки работников нужны. Определение этих требований связано с анализом работы и ее описанием.

Последовательность и назначение анализа и описания работы показаны на рис. 1.

Рис. 1. Последовательность и назначение анализа и описания работы

Анализ работы — это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям, необходимых для выполнения данной работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т. е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т. е. требований к работнику).

Анализ работы имеет две ориентации:

1) на задачу — для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т. д.;

2) на работника — для определения характеристик поведения работника, требуемых для успешного выполнения им своих обязанностей.

Анализ работы необходим для выполнения многих функций по управлению персоналом и используется для:

§ подготовки описания работы (содержит краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия работы и т. п.);

§ составления личностной спецификации с указанием личностных качеств работника;

§ подбора сотрудников и приема их на работу;

§ оценки результативности труда работников;

§ подготовки кадров и повышения квалификации путем разработки и внедрения программ подготовки кадров. Анализ работы помогает установить знания, навыки и умения, необходимые для выполнения процесса на данном рабочем месте;

§ планирования карьеры и служебного продвижения, с учетом достижения работником высоких результатов;

§ оплаты труда, так как она должна напрямую увязываться с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т. п.;

§ обеспечения безопасности труда, поскольку она зависит от правильного расположения рабочих мест, оборудования, соблюдения определенных стандартов и других условий.

Перед началом анализа работы желательно выяснить:

§ взаимосвязи трудовых процессов;

§ число автономных работ, которые реально существуют;

§ точные границы задач, обязанностей, ответственности, которые входят в состав работы.

Анализ начинается с составления полного перечня работ. Затем тщательно изучается их содержание путем разделения работы на отдельные элементы, решаемые задачи, логические ступени их выполнения, круг обязанностей. Изучаются приемы и методы, материалы, инструменты и оборудование, с помощью которых выполняется работа; выявляются условия труда, в которых она совершается. После этого устанавливаются объем знаний, мастерство и способности, необходимые для выполнения работы на требуемом уровне.

Анализ осуществляется, как правило, с помощью контрольных вопросов.

1. Каково название работы?

2. Где нужно выполнять эту работу?

3. Какова цель работы?

4. Кто отвечает за работника?

5. За что отвечает работник?

6. С кем работник имеет дело в процессе выполнения работы?

7. В чем заключаются основные задачи работы?

8. Как эти задачи выполняются?

9. Какие рабочие стандарты (нормы) ожидаются?

10. Какие умения, знания и опыт нужны для того, чтобы соответствовать этим стандартам?

11. Как много усилий требуется для выполнения этой работы?

12. Эта работа требует физического и/или умственного труда?

13. Какие задачи являются простыми?

14. Какие задачи являются сложными?

На основе ответов необходимо получить комплексную оценку работы.

Теперь рассмотрим методы анализа работы.

Существует три основных метода анализа работы, которые в отдельности или совокупности могут быть применены к процессам сбора информации:

1) наблюдение;

2) собеседование;

3) вопросники.

Наблюдение. Прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требуемой для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Некоторые работы сами предполагают прямое наблюдение, более сложные работы в области управления менее пригодны для анализа путем наблюдения.

Цель каждого наблюдения — получение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Хотя метод наблюдения достаточно прост и эффективен, его эффективность резко повышается при использовании в комбинации с другими методами, например с собеседованием.

Собеседование. Большинство собеседований представляют собой интервью «индивидуального» типа, прямой диалог между аналитиком и работником и/или его/ее руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, можно применить «групповое» интервью-собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Однако этот метод дает относительную точность информации вследствие того, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию.

Целесообразна также комбинация собеседований с другими ме­тодами анализа работы. Одним из условий эффективного применения данного метода при анализе работы является четкое планирование собеседования, его общей схемы, последовательности за­даваемых вопросов заранее.

Вопросники. Вопросники имеют то важное и очевидное преимущество, что они структурированы и могут быть разработаны для того, чтобы охватить совокупность рабочих операций. Более того, вопросники представляют собой экономичный метод (с позиции времени) сбора информации от большого числа людей, работающих на разных рабочих местах.

Однако эффективность использования вопросников зависит от тщательной предварительной их подготовки, тестирования, в случае необходимости вопросник должен быть пересмотрен.Зачастую комбинация указанных методов является наиболее рациональным подходом при проведении анализа работы.

Лекция 25. Описание и содержание работы

Описание работы — полное описание служебных обязанностей, ответственности и компенсации, которые работник будет иметь. Оно точно детализирует должностные обязанности работника. Описание работы должно быть максимально более общим в отношении требований к личности.

Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы.

Описание работы включает в себя следующие типовые разделы:

§ название занимаемой должности;

§ квалификационный разряд;

§ кому подчиняется работник;

§ за кого непосредственно отвечает работник;

§ общая цель работы;

§ основные направления деятельности и задачи. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких как стоимость, итоговый результат, время, скорость, расход и т. п.;

§ условия работы и рабочая среда — температура, освещенность, вредные воздействия и т. п.;

§ рабочие взаимоотношения, т. е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;

§ показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т. д.).

Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они применяются организацией для:

§ определения задач отдельного исполнителя;

§ изучения производительности труда;

§ создания спецификации работника;

§ пересмотра структуры организации;

§ определения категории работы (ее иерархии);

§ организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

§ определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения;

§ аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Четкое описание трудовых функций позволяет руководителям определить, чего они хотят от того или иного работника в процессе трудовой деятельности, а работнику — знать свои задачи в конкретном трудовом процессе.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Они определяются на основе ее анализа.

§ Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операции, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить.

§ Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она также отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом.

§ Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Наиболее распространенным методом описания работ (рабочих мест) является подготовка должностных инструкций', т. е. документа, содержащего описание основных функций работника, требующихся знаний и навыков, а также прав работника, занимающего данное рабочее место (данную должность).

Чтобы облегчить процесс подбора кандидатов, многие организации стали создавать (в дополнение к должностным инструкциям, а в последнее время вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности, — квалификационные карты и карты компетенции («портреты» или «профили» идеальных сотрудников).

Квалификационная карта представляет собой набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать идеальный сотрудник, занимающий эту должность. Поскольку в ходе отбора значительно легче определить наличие квалификационных характеристик, чем наличие способностей выполнять определенные функции, квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов.

Карта компетенции. Компетенции представляют собой личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, типов поведения социальных ролей, как, например, ориентация на интересы клиента, умение работать в группе, напористость, оригинальность мышления. Важнейшим дополнением карты является описание компетенции, т. е. детальное объяснение каждого штриха портрета идеального сотрудника.

В практике описания работ сложились два принципиально разных подхода. Согласно первому описание работ проводится на основе изучения фактического содержания работ. Однако в последние годы все большее развитие получает другой подход — анализ содержания работы в том виде, каким оно должно быть с учетом новейших достижений в области технологии и организации производства.

Содержание работы (труда) характеризует собой состав и объем трудовых функций работников, степень их влияния на эффективность труда, квалификационно-образовательный уровень и профессиональную подготовку работников.

Необходимые знания по содержанию работы получают посредством ее анализа, который является важным элементом управления персоналом. Информация, полученная при анализе содержания работы, используется в дальнейшем для планирования рабочей силы, разработки мероприятий по набору, отбору и оценке персонала, назначению зарплаты и т. д. Процедура анализа содержания работы состоит из нескольких этапов.

На первом этапе проводится анализ работы с позиций, характеризующих свойство работы, в том числе описывается содержание работы (что должно быть сделано) и характеристика ее выполнения (как должно быть сделано). Основная задача этого этапа заключается в разграничении элементов деятельности.

На втором этапе проводится анализ требований к исполнителю с позиций, характеризующих свойства работников. При этом на основе характеристик работы формируются характеристики работников, требования к ним, а также анализируются и выделяются предпосылки пригодности работника. Основной задачей данного этапа является сопоставление на соответствие не обходимых деловых и личностных характеристик работника задачам и работам.

На третьем этапе анализируется значимость требований к работнику с позиций выявления отдельных, наиболее важных. Задачей данного этапа является определение состава и выбор Критериев значимости требований к работнику.

На последнем, четвертом этапе разрабатывают профиль требований к рабочему месту (должности). Профильный метод предполагает использование каталога характеристик-требований, предъявляемых к работнику в зависимости от выполняемой им работы и с учетом количественных характеристик рабочих мест и персонала.

После того как проведен анализ и описание работы, составляется персональная (личностная) спецификация (документ, содержащий требования, предъявляемые к исполнителю работы). На данном этапе фиксируются факты:

1) умственные качества (минимум — хорошая речь, эрудиция, желательно — высокая эрудиция, красноречие, аналитические способности);

2) физические качества;

3) образование и квалификация;

4) опыт и подготовка;

5) личные качества (ответственность, целеустремленность, добросовестность, трудолюбие);

6) функциональное описание выполняемой работы (т. е. то, что человек должен делать на работе).

Контрольные вопросы

1. Охарактеризуйте понятия «работа», «рабочее место», «должность». Укажите, в чем их отличия.

2. Как возможно минимизировать ошибки, неизбежно возникающие при найме персонала?

3. Каково назначение и содержание анализа работы (рабочего места)?

4. Какими методами проводится анализ работы (рабочего места)?

5. Поясните назначение и содержание описания работы (рабочего места).

6. Объясните взаимосвязь анализа и описания работы с должностной инструкцией.

7. Что представляет собой содержание работы? Назовите этапы анализа содержания работы.

8. Что такое персональная спецификация? Для чего она нужна?

Дата добавления: 2014-01-04