Вопрос №19 Системы документации

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа являются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные прежде всего те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В нашей стране практически впервые в отечественной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства.

В настоящее время, по оценке специалистов, в управленческом процессе сложились и функционируют более 40 крупных функциональных систем документации.

Особую подсистему научно-технической документации составляют патентная документация и стандарты.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных технико-экономических и социальных показателей. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов и методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает в себя совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Применение унифицированных форм в практике управления позволяет получить существенный экономический эффект за счет снижения затрат на составление и оформление документов, их передачу и обработку; ускорения прохождения документов в организации; оптимизации документооборота. Совершенствование содержания и формы документов оказывает значительное влияние на повышение качества решения управленческих задач.

ЕСКК ТЭСИ РФ – это единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ЕСКК ориентировано на использование ее в рыночной экономике, а также на безусловное обеспечение гармонизации общероссийских классификаторов с международными и региональными классификациями и стандартами.

Большой объем актуализированной информации, заложенной в классификаторах, служит хорошей основой для создания различными ведомствами реестров и регистров разнообразных справочно-информационных массивов. Также классификаторы ТЭСИ являются базой для проведения формальной и содержательной унификации документов управления.

Общероссийские классификаторы разрабатываются только в следующих четырех случаях для обеспечения:

1) сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;

2) совместимость с международными классификаторами;

3) информационная связь с действующими общероссийскими классификаторами;

4) использование их в общероссийских унифицированных формах документов.

Для служб ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

ОКУД обеспечивает министерства, ведомства, учреждения и организации России полным перечнем разрешенных к применению видов управленческих документов, распределенных по системам документации в соответствии с функциями, которые они обслуживают.

Дата добавления: 2014-01-04