Здешевлення контролю

В цілях зниження витрат постачальники машин і їх ділери відмовилися від роботи з гарантійними комплектами, які вимагали окремого місця на складах і окремого обліку. Заміну тих, що вийшли з ладу в гарантійний період деталей здійснюють за рахунок комерційних запасних частин, вартість яких в цих випадках відноситься на рахунок постачальників.

Здешевлення контролю допомагає скоротити витрати за змістом запасів. Ретельний облік кожної деталі, що знаходиться на складі, дуже дорогий. Економічне управління запасами припускає, що потрібно менше контролювати дешеві товари і зосереджувати всю увагу найбільш дорогих. Менеджери нерідко виявляють, що на контроль за запасом, наприклад, шайб, вони витрачають стільки ж, скільки на контроль за запасом дорогих вузлів і деталей. Ряд досліджень в Англії показали, що дешевих виробів припадає на частку велика частина проводок в документації контролю запасів, тоді як в товарообігу і вартості запасів вони складають дуже малу частку. Так, вибіркове обстеження виявило наступні дані: на запасні частини вартістю менше 35 пенсів за штуку доводилося 30% найменувань деталей, що зберігалися, 40% проводок в документації контролю запасів, але всього 1,6% об'єму реалізації, 5% вартостей запасів. Фірма систематично проводила інвентаризацію всіх товарів, і облік малоцінних деталей обходився дорожчим за їх вартість. Після припинення контролю дешевих деталей витрачання за змістом запасів знизилися на 34%.

При інвентаризація фізичних запасів основну увагу приділяють деталям груп, на які доводиться найбільша частка сумарної вартості запасів. Що ж до групи малоцінних деталей, то приймають на віру дані карток обліку цих запасів.

На невеликих складах за кордоном застосовуються прості і дешеві способи контролю. Використовуючи принцип оптимального розміру замовлення, встановлюють, що деталі малої вартості потрібно замовляти менш часто, але у великих кількостях. З цією метою застосовують, наприклад, спрощену систему візуального контролю запасів. При цій системі запаси кожної деталі ділять на три групи і розміщують в одному осередку. Групи деталей відокремлюють один від одного за допомогою спеціальних щитків або поміщають в пластикові мішки або коробки. Кожна група має колірне кодування: червоний колір означає мінімальний запас, жовтий, - рівень замовлення, зелений, - наявність понад рівень замовлення. На осередку або безпосередньо на партії деталей закріплена картка, що містить наступну інформацію: код деталі, її адресу, найменування, категорію запасу і зведення про встановлені для деталі рівні запасу. Для поповнення запасу не потрібні ніякі дії до тих пір, поки не почнеться вибір деталей з жовтої секції осередку. У цей момент контрольна картка знімається і передається працівникові, зайнятому обліком запасів, для того, щоб зробити замовлення. Потім контрольна картка повертається в осередок з відміткою про зроблене замовлення. Після того, як почнеться вибір деталей з червоної секції, картка знову поступає до клерка, як повторне нагадування про необхідність заповнення запасу. Якщо виконання раніше зробленого замовлення найближчим часом не очікується, то розміщується термінове замовлення або робляться інші необхідні дії.

На деяких складах використовують систему кодування кольором. На кожну деталь, що знов поступила на склад, наноситься невелика кольорова мітка. Для кожного року зберігання і кварталу встановлюється певний колір. Нанесення цих міток не займає багато часу, зате дозволяє швидко встановити термін зберігання виробу. При такій системі найбільш деталі, що довго зберігаються, використовуються в першу чергу; крім того, з часом мітки дозволяють виявити деталі, по яких немає руху. Це особливо важливо для деталей невеликої вартості, по яких не проводиться контроль запасів.

Невеликі склади, найчастіше філії одного дилера, застосовують просту систему поповнення запасів, відому як “система авансування ” або “поповнення кількості за кількість ”. При цій системі в кожному осередку складу є пачка талонів, що складаються з двох однакових частин. При упаковці деталей по заявці замовника береться один талон і в обох частинах проставляється продана кількість. Потім одна частина талона прикріпляється до копії рахунку і передається в бухгалтерію, а друга прямує на основний склад, інформуючи про витрату. На підставі таких талонів склад формує чергову партію і відвантажує її на периферійний склад в найближчий зручний день.

Зрозуміло, що весь облік концентрується на основному складі, що дозволяє економити на контролі запасів в складах-філіях. Після введення системи авансування у філіях своїх складів, фірма “ОШ”, крупний торговець запчастинами до автомобілів в Бельгії, скоротила сім комірників філій, оскільки операції з талонами змогли виконувати менш кваліфіковані (і менш оплачувані) робочі, що комплектують відвантаження по заявках покупців.

Зниження риски неліквідності запасів

Ризикована торгівлі запасними частинами полягає в постійній, щоденній небезпеці утворення неліквідів - запасів деталей, що не реалізовуються. Вони можуть утворюватися по наступних причинах:

> падіння попиту із-за появи конкуренції;

> падіння попиту із-за ліквідації споживача - ваш клієнт, скажімо, дорожньо-будівельна організація, почав працювати в іншому районі і там же ремонтує машини;

> помилкові закупівлі зайвих кількостей;

> помилкові закупівлі деталей застарілої конструкції;

> псування деталей із-за пошкоджень, підвищеної вологості;

> брак, не замінений постачальником по рекламаціях;

> поява нової модифікації деталей, замінюючої колишні;

> зміна технології ремонту - наприклад, в районі з'явився майстер по ремонту генераторів, і нові генератори в зборі перестали купувати;

> оприбутковування помилково;

> пересортиця в постачаннях;

> не списання реалізованих деталей;

> пересортиця із-за невірної розкладки, виявлена при пошуку іншої деталі;

> втрати на складі із-за недбалості у вказівці адрес або нанесення при інвентаризації;

разукомплектовання вузла і неможливість продати некомплектний.

На перший погляд здається, що подібні випадки нечасти. Проте якщо ви працюєте з номенклатурою більше сотні позицій, самі не відмітите, як швидко виникатимуть і наростатимуть неліквіди.

Щомісячно перевіряйте перелік деталей, що не мали попиту з початку року. Ведіть статистику поквартальної реалізації кожної деталі в штуках, щоб відстежувати коливання попиту і аналізувати їх причини. У договорах з постачальниками добивайтеся права повернення помилково замовлених деталей, задоволення рекламацій по кількості і якості.

У міру надходження інформації від виготівників про конструктивні зміни в запасних частинах, появі взаємозамінних деталей коректуйте номенклатуру в контрольних каталогах і в комп'ютерних базах даних. Обов'язково слід вести контрольні каталоги запасних частин, в яких систематично враховувати коректування номенклатури. Крім того, при заміні одних деталей іншими повинен бути залишений старий номер в пам'яті комп'ютера і в прейскуранті з посиланням: «замінений на номер»

Неліквіди у багатьох ділерів складають по номенклатурі до 30%, за вартістю - приблизно стільки ж. Терпимою для регіонального складу вважається наявність неліквідів до 20% по номенклатурі, але тільки для значного багато марочного парку з великою часткою старих моделей.

Допустимим об'ємом неліквідів за вартістю вважають близько 5% - інакше витрати за змістом, податки на майно, знецінення долара і так далі з'їдають прибуток без всякої надії на компенсацію - неліквіди не просто лежать - вони дорожчають з кожним роком, вони займають місце на складі.

В більшості випадків робота по ліквідації мертвих запасів майже не ведеться і в базах даних і не передбачені параметри для швидкої обробки такої номенклатури в різних аспектах з метою прискорення вживання заходів по позбавленню від неї.

Підхід до формування цін на неліквіди для їх збуту.

Перш за все, визначається придатність деталі для збуту - чи може вона взагалі комусь знадобитися.

Якщо деталь можна запропонувати торговцям запасними частинами, незалежним сер вісникам, корпоративним клієнтам, то ціну прагнуть встановити на рівні, що лише ледве покриває собівартість, враховуючи, що в запас деталі купують неохоче і лише у разі явної вигідності операції, а також той факт, що повторно тому ж клієнтові неліквіди запропонувати не вдасться - зниження ціни при повторній пропозиції лише укріпить його сумніви в потрібності або як ця деталь.

Якщо застосування деталі не знайшли, ціни встановлюють “негодящі ” за штуку або за вагу і пропонують деталі на вибір або на вагу.

Якщо позбавитися від неліквідів не вдалося, їх списують.

Тільки ретельний облік і хороша організація управління запасами позбавят від утворення неліквідів. Ось деяка інформація, яку складська служба повинна готувати керівництву для управління:

- щомісячний перелік товарів, що не мали попиту більше місяця або два, - критерій встановлюється керівництвом. Це необхідно для вживання заходів по прискоренню реалізації, тобто вивільненню “заморожених” в товарах засобів для подальшого використання і запобіганню утворенню неліквідів, що перетворюються найчастіше на збитки;

- щотижневий або щомісячний перелік товарів, запас яких знизився менше встановленого мінімуму. Це потрібно для своєчасного розміщення замовлень;

- щоквартальні розрахунки оборотності по кожному найменуванню. Це необхідно для вживання заходів по оптимізації термінів і об'ємів замовлень нових партій;

- щомісячний перелік товарів, що переданих на реалізацію і знаходяться у посередників понад встановлені терміни. Це потрібно для вирішення питань продовження термінів реалізації або повернення;

- щоквартальні пропозиції по списанню зіпсованих, загублених, викрадених і неліквідних товарів.

Нижче перераховані деякі моменти, на які слід було б звернути особливу увагу при роботі з численною номенклатурою товарів при наростаючому об'ємі збуту, в цілях запобігання утворенню неліквідів.

п роводити перманентну інвентаризацію по затвердженому бухгалтером плану - перевірку відповідності наявності обліковим даним певної кількості найменувань або певної групи товарів в місяць. Така інвентаризація практикується на всіх крупних складах, щоб не зупиняти роботу надовго в кінці року.

п ри розміщенні товарів на складі забезпечувати оптимальне використання площ і об'ємів складів і вільний доступ до кожного товару. Це необхідно для швидкої розкладки і відбору товарів - тобто економії трудовитрат. Особливо це важливо при збільшенні числа і об'ємів відвантажень в день.

с истематизувати приймання, відбір, упаковку і відвантаження товарів в цілях оптимального використання робочого часу, встановивши графік і не допускаючи авралів і залучення додаткової робочої сили, Наприклад, всі відвантажуванні партії повинні бути упаковані і забезпечені документами до кінця робочого дня або до обіду - залежно від способів відвантаження. Одержувач при само вивезенні повинен витрачати не більше години на отримання товарів і оформляти всі документи в одному місці. То ж стосується привернутих транспортних організацій - тривалий простій здорожує перевезення. Приймання товарів (перевірка по кількості і якості, розкладка) виконувати у вільний від відвантажень час.

в вести і строго дотримувати систему адрес для осередків, стелажів і інших місць зберігання товару. Відомість наявності на складі повинна містити адресу кожного товару. Своєчасно коректувати в картотеках і пам'яті комп'ютера адреси при змінах місця зберігання товару. Підтримувати в читабельному стані бирки адрес і найменувань товарів щоб уникнути помилок при розміщенні і відборі.

з абезпечувати дотримання що рекомендуються постачальником правил зберігання кожного товару.

в иконувати приймання товарів, що поступають, по кількості і якості. Своєчасно оформляти рекламації, контролювати їх задоволення постачальниками. Повертати або акту вати браковані товари. Вести облік направлених рекламацій, їх задоволення або фінансової компенсації.

с воєчасно розглядати рекламації покупців, забезпечувати їх задоволення.

в ести облік отриманих рекламацій, їх задоволення або фінансової компенсації.

з абезпечити неможливість розкрадань товарів з складу, пошкодження товарів при переміщеннях.

в ивчити і використовувати всі можливості комп'ютерної програми по складському обліку.

в ести картотеку постачальників, покупців, перевізників.

в ести облік товарів, переданих на реалізацію, контролювати терміни їх знаходження у посередників, їх реалізацію і оплату, повернення і якість нереалізованих.

Активізація запасів

Для зменшення рисок утворення неліквідів щорічно проводиться активізація запасів за наслідками продажів за рік. Виконаєте аналіз частоти продажів кожній деталі і за наслідками аналізу зміните розміщення деталей за принципом “частіше попит - ближче до зони видачі ”. Завдання такого аналізу - розвантаження складу від деталей рідкісного попиту, переміщення на їх місце деталей високого попиту і впорядкування розміщення для полегшення доступу.

Якщо немає програми такого аналізу, виконаєте аналіз по кількості продажів, встановивши певні критерії, наприклад: зробити вибірки деталей, продаж яких склав менше 300 шт. в рік, від 300 до 1000 в рік і більше 1000 шт. в рік. По таких вибірках ухваліть рішення. Наприклад, якщо деталь продана за рік в кількості менше 50 штук, тобто в середньому близько 1 шт. в тиждень, її можна зберігати не в теплом, а в холодному складі.

Для скорочення складських витрат повністю позбавляються від виявлених при аналізі “мертвих ” неліквідних запасів, а недіючі запаси переводять на дешевшу форму зберігання; здешевлюють контроль по всіх малоцінних деталях; групують деталі, що залишилися на складі, відповідно до результатів аналізу попиту для забезпечення належного контролю за рухом запасних частин. Зважитися на ліквідацію навіть недіючих і “мертвих ” запасів нелегко. Підставою для цього може бути тільки ретельний аналіз і прогноз і з'ясування причин відсутності попиту на ті або інші деталі. Якщо відсутність попиту викликана недоліками організації збуту, приймають заходи для просування товару. Якщо ж ніяких перспектив для продажу “мертвих ” запасів не немає, прагнуть від них позбавитися. Компанія “ІЮН” на своєму регіональному складі у Франції практикує ліквідацію “мертвих ”, запасів тільки після трирічної відсутності попиту на деталь. Зрозуміло, такі деталі зберігаються в одиничних кількостях. Деякі постачальники скорочують недіючі запаси на своїх складах шляхом розподілу їх по частинах на складах дилерів і при появі попиту розшукують потрібну деталь. Для реалізації “мертвих ” і недіючих запасів організовують спеціальні розпродажі і аукціони, надають підвищені знижки. У спеціальних виданнях, особливо розрахованих на тих, хто обслуговує свої машини власними силами, поміщають відповідну рекламу. Деталі, що залишилися не розпроданими, усувають із запасів. Деталі, по яких не було руху протягом року (за винятком деталей для нових, тільки введених на ринок моделей машин), знімають із стелажів і укладають в ящики, на які кріплять пакувальні листи. Ящики тримають в такому місці, де їх зберігання не вабить значних витрат. Ці деталі залишають в базі даних, але указують іншу адресу складування. Вартість цих деталей, як правило, списують. Якщо через рік (тобто всього через два роки) по цих деталях як і раніше не буде ніякого руху, їх продають як металобрухт або повертають постачальникові при його згоді.

Після очищення складів від недіючих і мертвих запасів керівники приймають заходи для попередження можливості акумуляції подібних запасів в майбутньому.

Дата добавления: 2014-01-04