Створення, збереження і відкриття баз даних. Копіювання БД

Проектування баз даних

Перед створенням БД користувач повинен визначити, з яких таблиць повинна складатися БД, які дані потрібно помістити в таблиці, як зв'язати таблиці. Такі питання розв'язуються в процесі проектування, в результаті проектування визначається логічна структура, яка є реляційною структурою таблиць.

Насамперед потрібно створити наочну область, що охоплює базу даних. На цьому етапі визначається склад і структура даних, яка відображається інформаційно логічною моделлю. Для цієї моделі використовуються 2 підходи:

1. визначаються основні задачі, для вирішення яких будується БД і виявляється потреба заданих даних.

2. відразу встановлюються типові об'єкти наочної області.

Етапи проектування і створення БД містять:

Ø аналіз БД, створених уручну, визначення джерела даних

Ø розділення інфо на групи

Ø визначення типу даних, які зберігатимуться в таблицях

Ø виділення загальних елементів в таблицях називається ключовими полями

Ø продумування оформлення форм і звітів

Ø визначення умов вибору для запитів

Ø продумування, створення, автоматизація звітів

Ø проблеми безпеки даних (створення полів і розмежування даних)

Запуск MS ACCESS:

Для створення БД потрібно: Файл > Створити базу даних; Перейти на вкладку Загальні з ярликом Нова база даних; Введіть ім'я (за умовчанням ім'я – db№_); Натиснути кнопку Створити.

Відкривається вікно для створення бази даних.

Збереження БД:

БД зберігається при її створенні, потім зберігається кожна створена в ній таблиця, форма і т.п.

Структура вікна бази даних.

Вікно БД складається з 6 вкладок. У цьому вікні здійснюється всі операції обробки вхідних в базу об'єктів. Їх перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна БД. При створенні нової бази даних список об'єктів порожній. У Access-базу даних можуть входити різнорідні об'єкти.

Розрізняють наступні типи об'єктів:

Ø Таблиця

Ø Запит

Ø Форма

Ø Звіти

Ø Макроси

Ø Модуль містить програми на мові Visual Basic, вживані для настройки, оформлення і розширення БД.

Все це самостійні об'єкти, що зберігаються в загальному файлі БД.

Створення таблиць (майстер, конструктор, режим таблиці)

Створення таблиці відбувається у вікні БД:

Таблиці > Створити; у вікні Нова таблиця виберіть варіант створення таблиці; ОК.

Створення таблиці за допомогою майстра:

У 1-ому вікні майстра можна вибрати категорію і зразок таблиці, потім потрібні зразки полів. Допускається вибір полів з декількох таблиць.

У 2-ому вікні майстра можна вибрати ім'я для таблиці, а також спосіб визначення

ключа; ключове поле однозначно визначає кожен запис таблиці. Всі відомості, необхідні для створення таблиці, вказані,

У 3-му вікні майстри вибирають подальші дії після створення таблиці; і Готово. Якщо надалі потрібно буде змінити або розширити створену за допомогою майстра таблицю, це можна зробити в режимі конструктора.

Створення таблиці через режим таблиці проходить шляхом безпосереднього введення даних в таблицю. При збереженні таблиці Microsoft Access проаналізує дані і автоматично привласнить кожному полю відповідний тип даних і формат.

1. Таблиці > Створити > Режим таблиці

2. Перейменуйте потрібні стовпці.

3. Додаткові стовпці можна додавати у будь-який час.

4. Введіть дані в таблицю.

5. Ввівши дані, натисніть кнопку Зберегти

6. Створіть первинний ключ.

Створення таблиці в режимі конструктора дозволяє додавати поля, набудувати відображення полів і обробку в них даних, а потім створюється первинний ключ (одне або декілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис в таблиці).

1. Таблиці > Створити > Режим конструктора.

2. Визначте всі потрібні поля в таблиці.

Щоб вставити в таблицю поле, клацніть рядок, над якою його потрібно помістити, і натисніть кнопку Додати рядка. Щоб додати поле в кінець таблиці, клацніть перший порожній рядок.

Клацніть клітинку в стовпці Ім'я поля і введіть ім'я поля.

У стовпці Тип даних можна вибрати із списку, що розкривається, тип даних.

У стовпці Опис введіть опис даних, які міститиме це поле. Текст опису виводитиметься в рядку стану при додаванні даних в полі, а також буде включений в опис об'єкту таблиці. Вводити опис не обов'язково.

3. Для збереження таблиці натисніть кнопку Зберегти.

Задання і уточнення властивостей полів.

У нижній частині вікна Конструктора указуються властивості кожного поля таблиці. Кожен тип даних пов'язаний з певним набором властивостей.

Ø Властивість Розмір поля визначає максимальну кількість знаків, які можна ввести в дане поле.

Ø Властивість Формат поля задає формат висновку значень даного поля

Ø Властивість Маска введення задає маску введення.

Ø Властивість Підпис визначає текст, який виводиться як підпис поля.

Ø Властивість Значення за умовчанням дозволяє вказати значення, що автоматично вводиться в полі при створенні нового запису.

Ø Властивість Умова на значення визначає вимоги до даних, що

Ø вводяться в запис, в полі або в елемент управління.

Ø Властивість Повідомлення про помилку дозволяє вказати текст повідомлення, що виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову, визначену у властивості Умова на значення.

Ø 7) Властивість Обов'язкове поле указує, чи вимагає поле обов'язкового введення значення.

Ø Властивість Порожні рядки визначає, чи допускається введення в полі порожніх рядків.

Ø Властивість Індексоване поле визначає індекс, що задається по одному полю.

Ø Властивість Нові значення визначає спосіб збільшення значення поля лічильника при додаванні в таблицю нових записів.

Ø Властивість Число десяткових знаків визначає число десяткових знаків.

Збереження і відкриття таблиць

Збереження таблиці:

Файл > Зберегти як. Для подальшого збереження: Файл > Зберегти або кнопку Зберегти

Відкриття таблиці:

1. У вікні бази даних клацніть значок Таблиці.

2. Виберіть ім'я таблиці, яку вимагається відкрити.

3. Виконайте одну з наступних дій.

Щоб відкрити таблицю в режимі конструктора, натисніть кнопку Конструктор на панелі інструментів вікна бази даних.

Щоб відкрити таблицю в режимі таблиці, натисніть кнопку Відкрити на панелі інструментів вікна бази даних. У меню Файл вибрати із списку останніх використаних файлів

Дата добавления: 2014-01-04