Рационализация трудовых процессов в деятельности органов внутренних дел

Многообразие функций, выполняемых сотрудниками органов внутренних дел, определяет большое количество трудовых операций, которые приходится ими осуществлять в процессе повседневной деятельности. Они не только значительны по объему, но и довольно многообразны, зачастую сложны и отличаются существенной спецификой, обусловленной особенностями организации и функционирования как системы органов внутренних дел в целом, так и ее структурных элементов. Вот почему рационализация трудовых процессов является одним из важнейших направлений организации труда сотрудников органов внутренних дел. Она включает в себя комплекс мероприятий, направленных на сокращение числа излишних операций, составляющих трудовой процесс; совокупность приемов наиболее эффективного выполнения сотрудником трудовых процессов (операций). Рационализация трудовых процессов обеспечивает экономию времени и сил сотрудников за счет применения наиболее эффективных организационных и технических приемов труда.

Различают два взаимосвязанных направления рационализации трудовых процессов в органах внутренних дел: организационно-тактическое и техническое.

Организационно-тактическое направление охватывает комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов внутренних дел за счет наилучшей организации и тактики осуществления трудовых операций. Эти меры применительно к труду сотрудников органов внутренних дел связаны, прежде всего, с совершенствованием технологии работы с документами и устранением непроизводительных затрат при проведении организационных мероприятий (совещаний, инструктажей и т.п.)

Для большинства сотрудников органов внутренних дел рационализация трудовых процессов заключается, прежде всего, в совершенствовании технологии работы с документами.

Рационализация работы с документами включает в себя: совершенствование работы по составлению и оформлению документов и совершенствование системы хранения и поиска документов.

Рационализация работы по составлению документов может быть рассмотрена в двух аспектах: с точки зрения формулировки содеpжания документа и с точки зрения техники составления документа.

Решение этой проблемы в первом аспекте осуществляется, прежде всего, за счет повышения профессионального мастерства сотрудника, постоянного изучения практики работы с документами, ознакомления с образцами основных документов.

При составлении документа следует исходить, как минимум, из двух условий: необходимость (полезность) документа и однократность записи информации.

Сущность первого состоит в том, что сотрудник должен четко представлять, каково назначение, необходимость составляемого документа и как он может быть использован на практике. Ответы на эти вопросы определяют действительную необходимость составления документа и объем информации, которая должна найти отражение в составленном документе.

Изучение материалов, находящихся в производстве некоторых сотрудников, показывает, что последние расходуют значительное время на составление излишних, а иногда и заведомо бесполезных документов. Так, в материалах дела заведенного оперативным работником уголовного розыска по факту убийства, совершенного неизвестным преступником, обнаружены, например, такие документы: рапорт сотрудника о том, что с 16.00 до 18.00 он разносил повестки, а с 19.00 до 21.00 принимал население. Изъяв из приемного пункта химчистки пиджак с пятнами, похожими на кровь, оперуполномоченный уголовного розыска составил следующие документы: протокол изъятия пиджака, рапорт об установлении владельца пиджака и о необходимости проверки его причастности к преступлению, рапорт о результатах этой проверки. Совершенно очевидно, что информацию, содержащуюся в нескольких протоколах и рапортах, вполне можно было бы изложить в одном-двух документах.

На целесообразность оформления нескольких действий одним документом ориентируют органы внутренних дел и некоторые нормы законодательных актов. Так, Кодексом РСФСР об административных правонарушениях предусматривается возможность оформления произведенных личного досмотра, досмотра вещей, изъятия вещей и документов специально составляемыми протоколами либо выполнением соответствующих записей в протоколах об административном задержании правонарушителя или об административном правонарушении. очевидно, что при одновременном производстве таких действий, как административное задержание, личный досмотр правонарушителя и изъятие, следует составлять один документ (протокол административного задержания) с отражением в нем всех выполненных действий. В данном случае затраты времени на документирование сокращаются примерно на 30%.

Аналогичные резервы сокращения затрат времени следует использовать при составлении оперативно-розыскных и управленческих документов.

Создание излишних документов, отражение в них избыточной информации ведет к нерациональному расходованию сил и времени, создает видимость работы, затрудняет возможность в последующем разобраться в делах, найти действительно необходимые документы, получить требуемую (значимую для работы) информацию.

Однократность записи предполагает составление документа без черновика, без повторного переписывания (сразу набело). Отсутствие у сотрудника такого умения удваивает и без того большой объем работы по составлению документов.

Рационализация работы с точки зрения техники составления документов предполагает использование оргтехники в работе с документами.

Сотрудниками оперативных аппаратов и других отраслевых служб органов внутренних дел составляется множество оперативно-розыскных, уголовно-процессуальных, управленческих документов. Значительная их часть является секретной, многие бланки служебных документов также являются секретными и подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах. Само устройство этих шкафов затрудняет оборудование бланкотек, которые используются обычно следователями для хранения бланков различных уголовно-процессуальных документов.

В силу этого на отыскание того или иного документа (бланка) сотрудник, подчас, расходует времени не меньше, чем на составление документа. В отличие от следователей сотрудникам других служб приходится не так часто обращаться к бланкам тех или иных документов, так как значительная часть составляемых ими документов являются внутренними (справки, рапорты и др.), исполняемыми на обычных листах бумаги. Имеющиеся же бланки документов целесообразно хранить в сейфе, систематизируя их по назначению в отдельные папки (бланки на заведение дела, бланки заданий на производство отдельных оперативно-розыскных мероприятий и т.п.). В эти папки могут быть помещены и памятки о порядке заполнения тех или иных карточек, заданий, запросов.

Помимо секретных бланков, сотрудники нередко пользуются и несекретными (бланками объяснений, протоколов осмотра и др.). Они могут храниться в запираемых ящиках стола. В целях удобства поиска нужных банков можно использовать разделители, которые легко изготавливаются из твердого картона различной окраски. В данном случае окраска разделителя служит индикатором, облегчающим поиск нужного вида бланка.

Кроме дел, находящихся в производстве сотрудников, у них на исполнении имеются различные документы (заявления, запросы, поручения, рапорты и т.п.). Для хранения таких документов целесообразно иметь две папки «на исполнение» (или «для доклада»). В одной из них следует хранить секретные документы, в другой обычные. Такой порядок хранения документов обеспечивает их сохранность и быстроту поиска.

Оперуполномоченному уголовного розыска, обслуживающему конкретную территорию, приходится выезжать на место происшествия не только в дни дежурств в составе оперативно-следственной группы. Совершение преступления, иное происшествие на обслуживаемой им территории требуют его срочного прибытия на место. В целях обеспечения оперативного выезда и рациональной организации работы оперуполномоченного на месте происшествия ему следует иметь укомплектованную для таких выездов папку. В ней должны быть бланки протоколов заявлений, осмотра, чистая бумага, копировальная бумага, линейка. Наличие заблаговременно укомплектованной папки значительно сокращает время сбора для выезда, устраняет обстановку нервозности, суетливость, вызванную поиском необходимых документов, бланков.

Эти, на первый взгляд, кажущиеся мелочи, значительно облегчают труд сотрудника, устраняют излишние движения, суетливость, существенно экономят время, расходуемое на работу с документами.

Перечисленные приемы хранения и поиска носителей информации могут с успехом использоваться каждым сотрудником органов внутренних дел и не требуют каких-либо материальных затрат или проведения специальных организационных мероприятий, преобразований.

Однако сотрудники работают не только с документами, ими составляемыми или у них хранящимися. Они нередко обращаются к информационным, документационным системам, создаваемым в органах (подразделениях) и формируемым из документов, поступающих от вышестоящих органов внутренних дел. В порядке постановки проблемы следует сказать, что они пока еще далеки от совершенства. Работа с ними требует значительных затрат времени и сил. Так, если оперуполномоченного уголовного розыска интересует, не было ли совершено за последнее полугодие в городе преступления, аналогичного совершенному на его участке, то ему необходимо перелистать и перечитать все телефонограммы или сводки-ориентировки, бессистемно хранящиеся в дежурной части или в канцелярии органа (подразделения).

Важным средством упорядочения хранения больших массивов такой информации и облегчения поиска интересующих работника сведений являются автоматизированные информационные системы. До повсеместной компьютеризации на уровне горрайорганов внутренних дел целесообразно организовать систематизацию поступающих из вышестоящих органов внутренних дел телефонограмм и иных документов, содержащих информацию о происшествиях, по предметному (видовому) признаку.

Так, поступившие в районный отдел из УВД за сутки телефонограммы о происшествиях по области (городу) целесообразно хранить не в хронологическом порядке, а систематизировать по папкам (делам), используя такой признак их группировки, как вид (характер) происшествия (кражи чужого имущества, грабежи и разбойные нападения, угоны автотранспорта, пропавшие без вести, разыскиваемые преступники и т.д.).

Подобная систематизация поступающих телефонограмм, осуществленная через сутки-двое после их поступления, облегчит сотрудникам поиск интересующей их информации.

Своеобразным условием рационализации труда сотрудников органов внутренних дел является алгоритмизация (типизация) некоторых видов выполняемых ими работ. Разнообразие решаемых задач, своеобразие условий выполнения тех или иных работ исключают возможность алгоритмизации всех действий сотрудников. Но алгоритмизация отдельных видов работ не исключается. Она позволяет сократить время на выполнение работы, устраняет излишние трудовые операции, обеспечивает выполнение главных, объективно необходимых операций, позволяет сотруднику сосредоточиться на более качественном их выполнении.

Типизация некоторых действий работника позволяет сократить расходы времени и сил на решение вопроса о том, что следует делать в той или иной ситуации, если такой вопрос в общем виде может быть решен заранее на основе обобщения передовой практики, использования научных достижений.

Примером типизации может служить картотека неотложных действий дежурного по органу внутренних дел при получении сообщения о совершении того или иного преступления. В ней содержится ответ на вопрос: «Какие обязательные операции должен выполнить дежурный?». Его усилия сосредоточены лишь на поиске приемов наилучшего их выполнения.

Представляется возможной аналогичная типизация действий оперуполномоченного на месте происшествия, а также при проведении отдельных оперативно-розыскных мероприятий; существуют возможности алгоритмизации процессов проведения служебных совещаний и инструктажей.

Служебные и оперативные совещания занимают значительное место в работе сотрудников органов внутренних дел. Это традиционный и широко практикуемый метод выработки и принятия управленческих решений. Он не только не утратил своей значимости сегодня, но и приобретает особую роль в условиях непрерывно усложняющейся системы управления, возрастания значимости задач охраны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Достоинства совещаний давно признаны как практическими работниками, так и теоретиками в области управления. Совместный опыт обсуждения общих проблем сплачивает сотрудников разных служб, позволяет выделить общие интересы, способствует взаимопомощи и развитию коллективистических черт. Кроме того, обсуждение в коллективе позволяет всесторонне обсудить вопрос, значительно уменьшить, а в некоторых случаях свести на нет субъективизм в принятии решений и ограничить проявление местничества. С помощью коллективного обсуждения проблем достигается лучшая включенность сотрудников в управление – члены коллектива, совместно обсуждая вопрос и принимая решение, невольно разделяют ответственность за его исполнение.

Наряду с этим, в коллективе при обсуждении разнообразных вопросов реализуются учебные и воспитательные цели. Тщательно подготовленное и четко проведенное совещание – это наглядный урок для молодых сотрудников, воспитывающий у них организованность и деловитость. Для некоторой части сотрудников присутствие на служебном совещании – одна из редких возможностей видеть работу руководителя и учиться у него. Вместе с тем следует признать, что далеко не каждое совещание бывает эффективным и достигает желаемых целей. Велико еще и их количество. Продолжительность проведения доводит порой их участников до изнурения и безразличия к обсуждаемым вопросам.

Таким образом, с одной стороны, необходима решительная борьба с заседательской суетней, а с другой – без совещаний не обойтись, что возможно при определенных условиях, основные из которых заключаются в том, чтобы каждый участник совещания прилежно и со всей ясностью воспринял обсуждаемый вопрос и постарался бы определить поставленные цели; обсуждение собрало компетентных людей (вооруженных соответствующей информацией и подготовленных в данной области); каждый из участников мог возразить против принятого решения и предложить свое; у председательствующего был четкий план проведения совещания и чтобы он постарался эффективно провести заседание; всем участникам быть готовым и, за неимением своих, искренне принимать выдвинутые другими идеи, и суметь выбрать правильную позицию по отношению к рассматриваемой проблеме для принятия эффективного решения.

Для этого необходимо прежде всего:

уделять особое внимание предварительной подготовке вопросов при коллективном обсуждении;

умело отбирать наиболее актуальные вопросы для коллективного обсуждения;

заблаговременно снабжать участников совещания необходимой информацией, повышать их активность и заинтересованность путем их привлечения к обсуждению актуальных вопросов и повышения внимания к предложениям каждого участника совещания;

более эффективно использовать время в ходе проведения разного рода совещаний;

приглашать для коллегиального обсуждения вопросов только заинтересованных и авторитетных сотрудников;

вести работу по созданию ценностно-целевого и мотивационного единства всех участников совещания;

развивать и всячески стимулировать между всеми участниками совещания высокую степень доверия, а также критику и самокритику при обсуждении актуальных вопросов;

целенаправленно формировать группы и коллективы, способные принимать оптимальные управленческие решения;

устранять формализм и неорганизованность в подготовке и проведении совещаний.

Организация служебных совещаний на научной основе предполагает проведение их в заранее определенные дни, если это, конечно, не вызывается чрезвычайными обстоятельствами. Нужно помнить, что другие сотрудники органов внутренних дел планируют свое рабочее время, в связи с чем приглашение их на незапланированное совещание выбивает из графика, вносит дезорганизацию в работу.

Приглашая людей на совещание, следует указать, помимо времени его начала, предполагаемое время его окончания. Об этом правиле, к сожалению, забывают многие. В условиях неопределенности сотрудник, приглашенный на совещание, практически лишен возможности планировать свое рабочее время после проведения мероприятия.

Говоря о времени проведения совещания, нельзя преподнести готовые рецепты, когда его лучше проводить. Оно определяется конкретными условиями. Единственное, что можно рекомендовать в связи с этим: совещание нежелательно проводить в середине рабочего дня, чтобы не разрывать его.

Совещание непременно нужно начинать в точно установленное время, невзирая на то, что не прибыли вовремя некоторые его участники. Это дисциплинирует людей, свидетельствует об организованности руководителя, характеризует стиль работы в целом. Оно открывается кратким (3-5 мин.) вступительным словом ведущего, не навязывающего свою точку зрения по обсуждаемому вопросу. Свое отношение к нему целесообразно высказать в нейтральной форме.

Обязательным условием любого совещания должен быть четкий регламент. В противном случае сразу же создаются предпосылки для неделовой обстановки: люди становятся многословными, выступают порой повторно, мысли формулируют нечетко, предложения бывают неконкретными, в результате чего совещание затягивается.

Обязательно следует делать перерывы: через час при небольшом числе участников совещания и через полтора часа – при их значительном количестве. Не рекомендуется проводить совещание в ущерб обеденному перерыву.

Совещание необходимо протоколировать. Этот документ должен храниться в доступном месте (секретариат, канцелярия) с тем, чтобы при необходимости заинтересованные лица могли обратиться к его содержанию.

Техническое направление рационализации трудовых процессов

С организационно-тактическим направлением рационализации трудовых процессов тесно связано техническое направление, заключающееся в использовании различных технических средств, позволяющих сократить время на выполнение работ, устранить излишние перемещения работников. Это, прежде всего, использование средств оргтехники, а также вычислительной техники.

Оргтехника включает в себя технические средства составления, размножения, хранения, поиска и обработки документов.

В соответствии с классификацией средств оргтехники к средствам составления документов относятся: ПЭВМ, пишущие машины, пишущие автоматы, диктофоны, механические карандаши, авторучки.

Несомненным преимуществом обладают сотрудники, имеющие навыки работы на персональных компьютерах, что значительно сокращает затраты времени и сил на подготовку документов и работу с ними. В этих целях используют различные редакторы текстов (Microsoft Word, Word Perfect и многие другие). Применение электронного документирования сокращает время разработки документов от 25% до 70%, снижает расходы на документирование на 50 %, а использование электронной почты дает возможность вводить и идентифицировать служебные и иные сообщения, осуществлять их передачу по каналам передачи данных, хранить сообщения в электронных «почтовых ящиках».

Во все сферы деятельности органов внутренних дел в настоящее время интенсивно внедряются средства вычислительной техники, активно используются средства механизации и автоматизации, позволяющие повысить оперативность работы при выполнении делопроизводственных операций. Например для создания автоматизированной системы делопроизводства в органах внутренних дел можно использовать автономные ПЭВМ с набором технических устройств и соответствующим информационным и программным обеспечением, которые образуют автоматизированное рабочее место (АРМ). Для делопроизводственной службы органа внутренних дел АРМ представляет собой совокупность совместимых в организационно-техническом и информационно-программном отношении средств автоматизации, ЭВМ и других устройств, позволяющих осуществлять получение, обработку и выдачу информации, необходимой для выполнения задач, стоящих перед службой делопроизводства. Как средство автоматизации делопроизводственных процессов, применяются также ЭВМ, объединенные в локальную вычислительную сеть (ЛВС), которая может быть связана с ЛВС других органов внутренних дел.

Внедрение и использование автоматизированной системы делопроизводства в органах внутренних дел может обеспечить: во-первых, обработку документов (прием, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности в табличной или графической форме), в том числе: прием информации по телетайпу, использование факсимильной связи с возможностью автоматизированного распознания текста с применением программных пакетов типа Fine Reader, работу электронной почты; во-вторых, подготовку и редактирование текстов документов (корректировка, хранение, поиск), в том числе: создание и ведение информационно-справочной системы, создание и ведение архива различных данных. Таким образом, учитывая возможности компьютерных технологий все системы для обработки документов (прием, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) могут быть реализованы как на отдельной ПЭВМ, так и в ЛВС.

Один из основных компонентов системы автоматизации делопроизводства – электронная почта. Электронные письма представляют собой сообщения, передаваемые с помощью системы пересылки между пользователями компьютерной сети, в которой ЭВМ берет на себя функции по хранению и пересылке сообщений. Использование электронной почты позволяет осуществлять обмен данными между пользователями ЭВМ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений, а также позволяет не выводить документ на бумажный носитель, кардинально сократить сроки его передачи, повысить надежность доставки.

Электронная почта используется как для пересылки сообщений между компьютерами одного органа внутренних дел (при наличии ЛВС), так и для обмена сообщениями между различными органами и подразделениями внутренних дел, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства (региональные и глобальные вычислительные сети).

Значительно сокращает затраты времени и сил при составлении документов использование звукозаписывающей и звуковоспроизводящей аппаратуры: портативных и канцелярских (стационарных) диктофонов. Последние могут использоваться для записи текстов небольших документов (сопроводительных писем, текстов, телеграмм, телефонограмм, распоряжений и т.п.), которые затем прослушиваются и печатаются машинисткой (фонотиписткой).

Портативные диктофоны могут использоваться для фиксации информации в условиях, затрудняющих использование традиционных способов ее фиксации (записывание или печатание на бумаге). Так, использование оперуполномоченным диктофона при работе на месте происшествия освобождает сотрудника от необходимости производства записей в блокноте, от запоминания всего объема полученной от опрашиваемых лиц информации, гарантирует ее сохранение для последующего анализа.

Рационализация работы с документами предполагает использование технических средств их хранения и поиска. В органах внутренних дел для хранения и поиска документов справочно-информационного характера широко используются картотеки механические и ручной обработки.

Для хранения иных документов (дел) в канцелярии органов внутренних дел применяются специальные металлические секционные шкафы с выдвижными ящиками. Документы в таких шкафах хранятся в папках (скоросшивателях).

Таким образом, основная масса документов в документообороте большинства органов и подразделений внутренних дел существует в бумажном виде. Для преодоления «пропасти», разделяющей бумажные документы от электронных, необходимо обратить внимание на возможности электронной архивации бумажных документов и системы управления электронными документами (СУЭД). Органы и подразделения внутренних дел уже сегодня могут приступать к созданию электронного делопроизводства, опираясь на технологии электронного архивирования документов и создавая специализированные СУЭД. Электронный архив становится при этом центральным местом, распределенного доступа к ним и давая возможность создать СУЭД в масштабах всего органа или подразделения внутренних дел.

В делопроизводственных подразделениях крупных органов внутренних дел для обработки большого количества документов могут использоваться адресовальные и штампелевальные машины и устройства, фальцевальные машины, скрепляющие и склеивающие машины и устройства, резальные устройства, машины и оборудование для уничтожения документов.

Адресовальные и штемпелевальные машины и устройства служат для нанесения адресов постоянных корреспондентов, наименования учреждения отправителя, его адреса, даты отправления, стоимости оплаты отправления.

Фальцевальные машины применяются для складывания документов, отправляемых большими тиражами, для укладки их в конверты.

Скрепляющие и склеивающие машины производят брошюрование документов, заклеивание конвертов. Скрепляющими устройствами являются сшиватели документов, дыроколы, папки-скоросшиватели.

Резальные устройства предназначены для вскрытия конвертов и обрезки отдельных листов и пачек бумаги.

Машины для уничтожения документов осуществляют переработку бумаги в бумажную крошку или полоски (сухим способом) или брикеты (мокрым способом).

Рационализации трудовых процессов в органах внутренних дел служит использование средства административно-управленческой связи и сигнализации.

Находясь на рабочем месте (в служебном кабинете), сотрудник вынужден вступать в многочисленные служебные контакты с другими работниками органа (подразделения). Для выяснения, согласования возникающих вопросов ему приходится многократно выходить из кабинета и разыскивать нужного ему сотрудника. Время на перемещение подчас затрачивается больше, чем на обсуждение возникшего вопроса. Это время значительно сокращает использование телефона внутренней связи

или иных переговорных устройств типа директорского коммутатора, пультов оперативной связи и т.п.

Современные средства телефонной и громкоговорящей связи позволяют проводить служебные совещания без вызова работников к руководителю, дают возможность нескольким сотрудникам обсудить возникший вопрос, не покидая своих рабочих мест.

Сотрудника, работающего в служебном кабинете, нередко отвлекают посетители и сослуживцы, заходящие с вопросами о месте нахождения или времени прибытия отсутствующего на рабочем месте коллеги. Подобные вопросы могут быть легко сняты так называемой немой справкой. На двери кабинета помимо трафарета с указанием фамилии работающего там сотрудника может быть помещена информация о времени его предполагаемого прибытия или месте временного нахождения.

Помимо перечисленной в органах внутренних дел, с учетом специфики деятельности их отдельных служб применяется и другая, специально создаваемая оргтехника. Так, в паспортных аппаратах используются специальные картотечные шкафы для хранения адресных листов, картотечные барабаны (в адресных бюро); специальные прессы для рельефных печатей и др.

В дежурных частях и других подразделениях штабного аппарата могут применяться различные планшеты, светопланы, проекционная аппаратура, обеспечивающие наглядность информации.

Литература:

Конституция Российской Федерации 1993 года.

Закон Российской Федерации № 1026-1 от 18 апреля 1991 г. «О милиции» (редакция от 2 марта 2007 г.).

Приказ МВД России от 20 марта 1996 г. № 145 «О концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России».

Варламов К.И., Карпичев В.С. Личная технология (самоменеджмент): Курс лекций. М.: РАУ,1993.

Информатика и вычислительная техника в деятельности органов внутренних дел. В 6-ти ч. / Под ред. В.А. Минаева. М.: УМЦ при ГУК МВД России, 1995.

Основы управления в органах внутренних дел: Учебник /Под ред.А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Основы управления в органах внутренних дел: Альбом схем/ Под ред.А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Дата добавления: 2014-01-04