Формирование и вывод отчетов

МАСТЕР СОЗДАНИЯ ЗАПРОСОВ

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью Мастеров Access. Мастер запросов ускоряет процесс создания запроса, автоматически выполняя первоначальные простейшие действия по подготовке запроса. Вызванный Мастер запросов запрашивает у пользователя сведения и создает запрос на основе ответов пользователя. При необходимости можно в режиме Конструктора отредактировать запрос.

Создание запроса с помощью Мастера начинается с выбора в окне базы данных вкладки Запросы и нажатия кнопки Создать. В окне диалога Новый запрос надо выбрать из списка нужный вид запроса. Далее следует выполнять инструкции, выводящиеся в окнах диалога Мастера. В последнем окне диалога предлагается выбрать запуск запроса или просмотр структуры запроса в режиме Конструктора. С помощью Мастера можно создать:

· простой запрос на выборку;

· запрос для поиска повторяющихся записей;

· запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных записей;

· перекрестный запрос.

Следует заметить, что запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных, являются элементарными запросами на выборку.

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления. Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать Мастера. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора. При необходимости вывода в отчет данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально в этом окне отображаются пустые разделы. Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок | Примечание отчета. При разработке формы поля в окне нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.

Элементы разделов отчета. В процессе конструирования с помощью команд или кнопок панели инструментов Конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы. Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов. Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте характеристику основных возможностей СУБД Access.

2. Что понимается под термином Запрос?

3. Что понимается под термином Форма?

4. Что понимается под термином Отчет?

5. Какие типы полей используются в системе Access?

6. Какие основные свойства имеет текстовое поле?

7. Какие основные значения может принимать свойство числового поля Размер поля?

8. В какой форме может заполняться поле Дата / время, если его свойство Формат поля принято по умолчанию?

9. Как создать файл базы данных и таблицу а Access?

10. Какой порядок установки ключевого поля?

11. В каких случаях необходимо выполнить операцию для сохранения структуры таблицы?

12. Какие операции необходимо выполнить для изменения структуры таблицы?

13. Какая имеется процедура заполнения таблицы данными?

14. Как может быть изменена структура таблицы?

15. Каким образом может быть выполнена сортировка записей в таблице?

16. Как можно восстановить в таблице спрятанные столбцы?

17. Чем отличаются команды Вырезать, Копировать и Удалить контекстное меню таблицы?

18. В чем суть команды Фильтр по выделенному?

19. Какая принципиальная разница между командами Удалить фильтр и Изменить фильтр?

20. В чем состоит сущность связывания двух таблиц?

21. Какие основные действия необходимо выполнить для связывания таблиц?

22. Как можно убедиться в наличии связи между таблицами?

23. Как ликвидируется связь между таблицами?

24. Расскажите об основных правилах загрузки взаимосвязанных таблиц.

25. Как создать форму для загрузки главной и подчиненной таблицы одновременно?

26. Поясните назначение запросов к базе данных. Как формируется бланк запроса QBE?

27. Как сформировать условия отбора записей в запросе и ввести параметры?

28. В чем состоит сущность работы мастера Простой запрос?

29. Как осуществляется выбор конкретных значений из таблицы-запроса?

30. В чем состоит сущность работы построителя выражений?

31. Какие основные правила использования при построении логических выражений?

32. Какие формы в системе Access могут быть созданы автоматически?

33. Какова методика создания строковой формы Отчета?

34. В чем состоит преимущество форм, которые создаются с помощью Мастера форм, над стандартными формами?

35. Какова сущность методики использования Мастера форм?

36. С какой целью используют Отчеты?

37. Какие действия должен выполнить пользователь для создания отчета?

Дата добавления: 2014-01-04