Типового готельного комплексу

Перш за все при розгляді проблем автоматизації господарської діяльності готельних комплексів необхідно з'ясувати принципи побудови та механізми функціонування типового готельного комплексу.

Отже, готельний комплекс - це майновий комплекс (будівля, частина будівлі, устаткування та інше майно), призначений для надання послуг розміщення. Будучи визначений як колективний засіб розміщення, готельний комплекс об'єднує в собі кількість номерів (гостьових кімнат), починаючи від необхідного законодавчо встановленого рівня (в Україні він складає 10 номерів) і до кількості, що залежить від типу і завдань конкретного готельного комплексу.

Організаційна структура готельного комплексу в його канонічному розумінні складає комплекс відділів (служб, департаментів), які умовно можна розділити на дві групи. Функція служб першої полягає в безпосередньому контакті з гостями та оперативному їх обслуговуванні. В англійському варіанті цю групу вдало називають «front-office». Якщо подумки пройти за гостем, що прибуває, можна скласти уявлення про структуру цієї частини організаційної структури готельного комплексу. Візьмемо за приклад готельний комплекс високого класу. Першою точкою контакту є співробітник гаражної служби, що бере на себе обов'язки по парковці та консервації автомобіля гостя. Далі естафету приймає швейцар (часто виконує чисто декоративні функції) і посильний в холі, приймаючий багаж. Гість реєструється у портьє, ідентифікуючи свою броню (якщо така є), заповнюючи картку гостя, одержуючи та сплачуючи за номер. Все. Чистоту і спокій тим часом підтримує служба номерного фонду і чергові на поверхах. Ланцюжок невеликий, але оскільки перші враження найважливіші, і виправити їх шансу не представиться, координація тут надзвичайно важлива. Про приїзд гостя необхідно знати наперед, мати вільний і повністю підготовлений і функціонуючий житловий номер. Процедура ідентифікації і реєстрації повинна проходити швидко і без помилок. Саме в спрощенні та прискоренні цього процесу і полягає основна функція готельної АСУ.

Дещо інша ситуація має місце в групі відділів, робота яких присвячена функціонуванню внутрішніх механізмів готельного комплексу, а саме: відділі маркетингу, бухгалтерії (фінансовий відділ), адміністрації. Саме сюди стікається велика частина інформації, тут вона систематизується та аналізується. Це так званий back-office готельного комплексу.

Розглядаючи потоки інформації (а саме її отримання, зберігання, обробка, аналіз і відображення лежить в основі АСУ), виділимо наступні ланки в ланцюжку:

Ø подача запиту з інформацією про бронювання (ім'я і координати гостя, терміни та параметри броні, її ідентифікатор);

Ø пошук номера, що задовольняє запиту, його резервування;

Ø приїзд клієнта, його ідентифікація та реєстрація (запитується ряд даних від імені клієнта до його місця проживання і роботи — останнє необхідне для пошуку боржників і підтримки контактів з постійними клієнтами);

Ø контроль регулярного обслуговування (прибирання, доставка преси, сніданків та ін.);

Ø інформація про оплату за проживання, послуги; внесених депозитів і так далі — баланс рахунку гостя;

Ø попередження про закінчення терміну проживання і процедура виселення і розрахунку, або продовження терміну надання послуг розміщення.

Цей список далеко не повний, проте представляє основні функції системи, більш ніж достатні для успішного функціонування малого (до 50 номерів) готелю.

Специфічність готельного комплексу малого типу полягає в мінімізації послуг; що надаються, вся сукупність яких часто зводиться до проживання, і невеликої кількості гостей. Список додаткових послуг або відсутній зовсім, або обмежується декількома пунктами, часто обумовленими спеціалізацією готельного комплексу. Це в першу чергу готелі бюджетного класу, мотелі bed& break fast, гірські готелі і тому подібне. Тут основна увага приділяється контролю за номерним фондом, а тому до засобів автоматизації такого готелю висувається набагато менше вимог, ніж до АСУ повносервісного готельного комплексу. Часто АСУ такого готелю є простою комп'ютерною базою даних з набором фільтрів для відображення інформації та інструментів для її зміни. Функції системи часто обмежуються контролем поточного стану номерного фонду і бронюванням. При бажанні будь-який грамотний співробітник може сам побудувати таку АСУ і з успіхом її експлуатувати.

Типова система автоматизації діяльності готельних комплексів у своїй структурі об'єднує їхні відділи, що знаходяться в оперативній взаємодії один з одним. Фізично вся інформація, що генерується, знаходиться на центральному сервері готельного комплексу і є базою даних, що об'єднує, цілком стандартний набір базових таблиць: номери, клієнти, броня, рахунки, звіти.

За допомогою наборів форм і інструментів для відображення і зміни поточної інформації, що знаходяться на робочій станції кожного конкретного відділу, співробітник готельного комплексу дістає можливість оперативно діставати доступ до віртуальної моделі готельного комплексу, що дозволяє реєструвати броню, заселяти та виселяти гостей, встановлювати та змінювати тарифи, вести архів подій і програмними засобами аналізувати поточний стан і динаміку роботи готельного комплексу.

Розглядаючи готельний комплекс як сукупність функціональних відділів, одержимо наступну структуру АСУ (див. мал. 3.1.).

Дата добавления: 2014-01-04