Aleph і лннбу ІМ. В. Стефаника

Звичайно, впровадження системи у кожній із бібліотек має свої особливості. Не стала винятком ЛННБУ, в якій діє складний та багатовимірний порядок обліку, опрацювання фондів та обслуговування читачів. Проте завдяки гнучкості системи ALEPH та готовності представників програмного продукту до співпраці вдалося прийти до оптимальних вирішень поставлених завдань.

Пропоную розглянути з погляду постановника задач переваги використання інтегрованої бібліотечної системи "ALEPH" та основні проблеми при її впровадженні.

Для впровадження системи була створена робоча група, до якої увійшли співробітники відділу бібліотекознавства як постановники задач, тобто системні бібліотекарі та працівники відділу автоматизації - системні програмісти. На групу покладалося завдання пошуку оптимальних, іноді компромісних рішень для адаптації програми до потреб бібліотеки. Відразу ж зазначу, що ці рішення не були однозначними. Часто доводилося їх переглядати і у принципових випадках підлаштовувати систему під потреби бібліотеки, навіть шляхом створення додаткових мініпрограм.

Водночас траплялися випадки, коли доводилося ламати стереотипи, вироблені роками, перебудовувати структуру відділів бібліотеки, прилаштовувати усталені технології до можливостей ALEPH. Основними принципами впровадження і

функціонування системи стали інтегральність (одноразове введення інформації при багатократному та багатоцільовому використанні); перегляд і адаптація бібліотечної технології та документації для досягнення максимальної ефективності.

Члени цієї групи визначали також коло повноважень, які делегувалися кожному АРМу бібліотекаря та ступені доступу до редагування інформації у базі даних. Перед впровадженням програми представники програмного продукту проводили диференційовані заняття для системних бібліотекарів та системних програмістів. Згодом короткочасні оглядові курси читалися для безпосередніх виконавців, задіяних у кожному з модулів програми. Поряд з цим для ознайомлення з практикою роботи у програмі дві групи співробітників бібліотеки почергово впродовж місяця перебували у Національній бібліотеці Польщі та короткотермінових відрядженнях у бібліотеці Національного університету "Києво-Могилянська академія".

Впровадження інтегрованої бібліотечної системи "ALEPH" фірми ExLibris у Львівській національній науковій бібліотеці України імені В. Стефаника (Далі ЛННБУ) розпочалося з 2007 року. Керівництвом бібліотеки було вирішено впроваджувати систему ALEPH поетапно.

Модуль Каталогізації розпочав діяти у ЛННБУ з квітня 2007 року, а модуль Циркуляції - з січня 2008 року. Сьогодні у бібліотеці паралельно з новою системою автоматизації діють паперові замовлення, формуляри читачів, анкети читачів та картковий генеральний каталог. У читальних залах читачів обслуговують у традиційній формі.

Розглянемо детальніше саме на особливостях впровадження модуля Циркуляції, хоча діяльність обох модулів надзвичайно взаємопов'язана.

Модуль Циркуляції дає можливість здійснювати електронну видачу документів у різних структурних підрозділах, що обслуговують читачів (читальному залі, абонементі тощо) з врахуванням статусів видачі документів та статусів користувачів (студенти, аспіранти, спеціалісти з вищою освітою, наукові співробітники та викладачі вищих навчальних закладів чи будь-які інші).

Після переходу на електронне обслуговування відбувається оптимізація цього процесу. Користувач отримує можливість оперативно отримати інформацію про наявність примірника у фонді бібліотеки, про статус видачі документа, про те, що

примірник не використовується іншим читачем, повідомлення електронною поштою про виконання замовлення. Це економить час як користувача, так і бібліотекаря, якому не потрібно звертатися до книжкової полиці для з'ясування факту відсутності видання, як це відбувається за традиційної технології. Поряд з цим перехід на нову систему обслуговування забезпечує постановку на чергу для отримання необхідного видання. При оформленні повернення видання бібліотекар отримує повідомлення про наявність черги на нього, у цьому випадку роздруковується бланк-замовлення, внаслідок чого примірник автоматично переводиться "на утримання" для читача, який очікував на нього, а читачу електронною поштою надсилається повідомлення про виконання його замовлення.

Крім того, програма надає можливість контролювати дотримання термінів користування виданнями та надсилати читачам листи-нагадування про заборгованість літератури. Цей же модуль системи відповідає за формування бази даних користувачів бібліотеки шляхом створення електронної анкети кожного з читачів (адреса, електронна пошта, загальна інформація тощо). ALEPH підтримує діяльність ЗМ серверу циркуляції, який інтегровано в систему ALEPH через протокол TCP/IP.

Безперечно, кожна інновація зустрічає супротив працівників, який долається адміністративним впливом, а також шляхом демонстрування переваг нововведення. Консерватизму не вдалося уникнути і в ЛННБ, проте його успішне подолання розпочалося ще на стадії впровадження модуля каталогізації. Впровадження модуля Циркуляції супроводжувалося лише залишковими явищами негативного сприйняття програми. Але людський фактор доводилося постійно враховувати при запровадженні цього модуля. Піонерами в апробації роботи модуля Циркуляції стали співробітники пункту запису, сектора абонемента, відділу основних книжкових фондів та Центру інформаційних технологій.

Ефективність роботи системи залежала від налагодження максимальної взаємодії співробітників цих структурних підрозділів. За допомогою цього модуля здійснюється формування бази даних читачів бібліотеки. АРМ бібліотекаря пункту запису надає можливість створювати електронну анкету читача виготовляти за допомогою додаткового програмного забезпечення TCard - пластикового читацького квитка із шрих-кодом та фотографією користувача, а також делегувати певні повноваження

користувачам щодо можливостей користування фондами бібліотеки залежно від категорії.

Зупинюся лише на тих труднощах, які виникали при записі читачів, які за правилами користування ЛННБУ можуть користуватися послугами абонементу, серед яких значна частина - співробітники науково-дослідних установ Національної академії наук, що діють у Львові, та користувачів, що мають науковий ступінь, а також розглянемо ті моменти, що потребували додаткових налаштувань системи.

При записі читачів, що можуть отримувати видання на абонемент, виникали колізії, коли читач, який працює у львівській академічній установі, прописаний у Львівській області. Система сприймає такого читача як іногороднього і вимагає присвоєння йому статуса - іногородній. Читачі із цим статусом позбавлені права користування послугами абонементу за замовчуванням. Аналогічна ситуація була із викладачами вищих навчальних закладів Львова, що мають науковий ступінь.

Після тривалого обговорення цієї ситуації прийняли методичне рішення вважати всіх співробітників львівських академічних установ та викладачів вищих навчальних закладів Львова, що мають науковий ступінь - львів'янами, підлаштовуючись під можливості системи.

Одним із прикладів гнучкості системи (за її допомогою можна виділити 99 різних статусів читачів) можна вважати можливість виведення в окрему категорію читачів, які за своїм статусом не мають права користуватися абонементом, проте в силу певних обставин потребують цього хоча б на короткий термін і мають документальне підтвердження цієї потреби. У цих випадках дирекцією бібліотеки надається читачу право користуватися послугами абонементу на чітко визначений термін. Отже, система делегує читачу право користуватися абонементом на встановлений термін, що підтверджується видаванням читацького квитка з відповідним терміном дії.

Перехід до електронного обслуговування читачів вніс певні корективи у "Шлях вимоги". Зокрема, консультаційна допомога при створенні електронного замовлення увійшла до функціональних завдань співробітників читального залу Центру. Технологічні зміни відбулися також при проходженні вимогою ділянок основних книжкових фондів та абонементу, але це розглянемо нижче.

На працівників Центру покладалися обов'язки ознайомлення читачів з основними засадами користування системою, зокрема пошуку необхідних видань в електронному каталозі. У цьому читальному залі створені АРМи читача - інтегровані технологічні комплекси, що надають читачу можливість здійснювати бібліографічний пошук у:

□ базах даних, які є у розпорядженні бібліотеки;

□ електронному каталозі та загальнодоступних базах даних;

□ повнотекстових базах даних;

Причому читач може отримувати необхідну інформацію на:

□ екран монітора;

□ бланк електронного замовлення;

□ магнітний носій у вигляді впорядкованого текстового файла.

АРМ читача надає можливість:

□ оформити замовлення на потрібні видання;

□ переглянути попередні замовлення, за потреби корегувати їх;

□ отримати інформацію про стадію готовності замовлення;

□ отримати інформацію про власну заборгованість та рекомендовані терміни повернення видань.

Водночас у читальному залі Центру читач за допомогою системи має можливість класифікувати та систематизувати результати пошуку, застосовувати задані параметри пошуку (наприклад, мова публікації, дата тощо), отримати доступ до електронних ресурсів Інтернету. Користувачам надається можливість здійснення пошуку за всіма або лише за визначеними полями бібліографічного опису.

Не можна стверджувати про однозначність сприйняття інновацій з боку читачів. їх думки розділилися. Деякі із задоволенням шукали та замовляли видання за допомогою електронного каталогу. Вони впевнено заходили в електронний каталог, вибираючи для

цього різні параметри: прізвище автора, назву, рік виходу у світ, ключові слова з предметної рубрики, топошифр та ін. Впевнившись у наявності відомостей про видання та після з'ясування місця його зберігання, перед створенням електронного замовлення читач реєструється. У більшості читачів в процесі реєстрації не виникало проблем, оскільки ця процедура полягає у введенні у певні графи номера читацького квитка та конфіденційного пін-коду.

Для створення електронного замовлення читачу достатньо перейти до бібліографічного опису примірника, що зберігається у основному книжковому фонді, і клікнути на опції "замовлення".

Проте поодинокі читачі, серед них і співробітники бібліотеки, таку технологію замовлення видань сприймали з острахом. На початковій стадії переходу до електронної видачі видань на абонемент кількість замовлень значно зменшилась. Поступово читачі долали психологічний бар'єр, і кількість замовлень помітно зростала. При активації електронного замовлення система контролює статус читачів та видачу документа. Згідно з правилами користування ЛННБУ, відділ абонементу обслуговує читачів певних категорій із відповідним статусом. На абонемент дозволяється замовляти видання із книгосховищ відділу фондів, що мають статус - звичайна видача. Системою блокується створення електронних замовлень для видачі на абонемент видань, що мають статус "обмежена видача", зокрема книг, які вийшли друком до 1945 року, енциклопедичних та багато ілюстрованих.

На перших кроках становлення системи працівниками читального залу Центру електронні замовлення дублювалися на традиційних (паперових) бланках (знову ж спрацьовував консерватизм співробітників). Проте дуже швидко від цього відмовилися. Разом з тим, через відсутність в електронному каталозі інформації про весь фонд бібліотеки на видання, не внесені у базу даних, читачі подають замовлення на традиційних (паперових) бланках, а пошук здійснюється за картковими каталогами.

Такий стан речей примусив прийняти методичне рішення про необхідність створення електронного замовлення на такі видання співробітниками диспетчерського пункту відділу фондів за допомогою АРМу бібліотекаря, якому делегуються чітко визначені повноваження, вже після виконання замовлення. Для цього співробітником диспетчерського пункту здійснюється "швидка" каталогізація видання - тобто внесення

в електронний каталог пізнавального бібліографічного опису видання за спеціально розробленим шаблоном, щоби пізніше наклеїти на видання штрих-коду. Лише після цього відбувається створення електронного замовлення та роздрук замовлення. Ця операція не передбачалася системою. Це один із моментів підлаштовування системи до реалій нашої бібліотеки. Звичайно, здійснення цієї операції - тимчасовий захід, необхідності у проведенні якого не буде після введення відомостей про весь фонд бібліотеки в електронний каталог. Разом з тим, як показує досвід інших бібліотек, процес ретроконверсії доволі тривалий і потребує значних затрат із залученням людського "та матеріального факторів.

Хотілося б звернути увагу на ще один момент у процесі виконання вимог. На цій стадії впровадження системи бланк вимоги читачів на видання роздруковується у двох примірниках, що потребувало додаткових налаштувань. Один примірник бланку вкладається у замовлене видання і стає його супровідним документом до читача. Другий, як і впродовж багатьох років до цього, ставиться на місце замовленого видання на поличці у книгосховищі як "заступник" книги. Поки що від цієї технології також не відмовилися, хоча з часом, очевидно, стане неефективним витрачати час на розставляння "заступників", оскільки зчитуванням штрих-коду видання, яке передається на пункт видачі на замовлення читача, у системі фіксується його статус як такого, що перебуває на утриманні, тобто зберігається на бронеполиці.

Ще одним прикладом підлаштування системи до реалій нашої бібліотеки можна назвати створення мініпрограми, що забезпечила можливість формування супровідного бланка передачі виконаних замовлень з відділу фондів до відділу абонемента -диспетчерського листа - шляхом зчитування штрих-кодів. Цей документ впродовж багатьох років діяльності бібліотеки був одним із засобів збереження фондів при передачі видань з одного структурного підрозділу до іншого, враховуючи велику територію бібліотеки і відсутність електронного захисту видань.

Питання витрат часу на формування диспетчерського листа залишається доволі дискусійним. З одного боку, це один із засобів збереження фондів, з іншого - спрацьовує стереотип: лише документ на паперовому носії, на якому проставлені підписи безпосередніх виконавців, є підставою для пред'явлення будь-яких претензій. Разом з тим не виключено, що з часом співробітники переконаються у досконалості

електронного обліку і відмовляться від зайвих дублювань електронних облікових форм на паперових носіях.

Отже, замовлення надходять на диспетчерський пункт відділу основних книжкових фондів двома потоками - в електронній формі та на традиційних (паперових) бланках, і вже в цьому структурному підрозділі відбувається їх об'єднання. Лише після здійснення зазначених вище процесів моноциклу замовлення читача продовжує свій рух по "Шляху вимоги". Після надходження замовлень користувачів у відділ абонемента їх розташовують на бронеполицях, де вони можуть зберігатися в очікуванні читача 10 днів. Оскільки кожен читацький квиток та кожне видання містять унікальний штрих-код, а АРМ бібліотекаря сектора абонемента обладнано сканером для зчитування штрих-кодів, видача видань читачу відбувається надзвичайно швидко. Спершу відбувається ідентифікація читача шляхом зчитування штрих-коду його читацького квитка. Це надає бібліотекарю можливість бачити на моніторі всю інформацію про читача з його електронної анкети, зокрема номер читацького квитка, фотографію користувача, наявність заборгованості, кількість видань, отриманих на абонемент раніше. Далі шляхом зчитування штрих-коду видання проводиться ідентифікація книги і реєстрація її видачі в електронному формулярі читача. При цьому система отримує інформацію про те, що конкретний примірник видання був виданий конкретному користувачеві.

Для надання додаткових гарантій користувачу, що жодне видання без його відома не може бути занесене до його електронного формуляра, а його замовленнями не скористується будь-хто інший, перед зчитуванням штрих-коду видання читач за допомогою мініклавіатури, якою оснащене АРМ бібліотекаря відділу абонемента, повідомляє системі свій конфіденційний пін-код. Про повернення читачем видання систему також повідомляють за допомогою зчитування шрих-коду примірника у відповідних опціях.

Острах перед інноваціями позначився і на процесі видачі видань. Паралельно з електронним обліком книговидачі і надалі здійснюється його дублювання у традиційному (паперовому) формулярі. Ще не всі технологічні процеси цього циклу оптимізовані. Небажання працівників відійти від старих форм обліку вплинуло і на процес повернення видання з відділу абонемента до основного місця його зберігання -книгосховища. Відбувається потрійний облік цього процесу. Спершу зчитуються шрих-

коди видань, що повертаються, у секторі абонемента. Потім цей процес здійснюють співробітники книгосховища, повідомляючи так систему про повернення видання на місце постійного зберігання. Потім, ще раз зчитуючи шрих-коди, працівники книгосховища формують список книг, який завіряється підписом відповідальних осіб з обох структурних підрозділів і передається на зберігання у сектор абонемента. Отже, знову електронна форма обліку дублюється на паперових носіях з низкою формальностей. Можливо, згодом працівники усвідомлять безпідставність ведення потрійного обліку. Крім того, така технологія заважає ефективному обслуговуванню читачів, оскільки повернені читачами видання впродовж тижня накопичуються у секторі абонемента і лише в середу передаються у книгосховище. У цей період видання залишається недоступним для читача, хоча система пропонує чітку технологію переоформлення таких видань. Ця ділянка моноциклу "Шлях вимоги" потребує технологічного допрацювання та реорганізації.

Висновки

Впровадження цього модуля системи надало можливість підвищити ефективність обслуговування читачів, звільнило бібліотекарів від ведення складних форм обліку статистики складу читачів та книговидачі. З активним впровадженням комп'ютерних технологій змінюється і роль та значення бібліотечного працівника, який повинен стати посередником між читачем і носієм інформації і має прищеплювати читачеві навички інформаційної культури.

Підводячи підсумки, зазначимо, що апробація системи ALEPH впродовж 2008 року у ЛННБ їм. В.Стефаника засвідчила про необхідність налагодження чіткої роботи кожного учасника процесу, продуманої політики книговидачі та в разі потреби -оперативного прийняття методичних рішень.

Успіх впровадження автоматизованої бібліотечно-інформаційної системи залежить від комплексного використання і дотримання вимог організаційних, технічних і технологічних рішень, ефективної роботи з персоналом.

Список використаної літератури:

1. Архипская О.И. Проблемы автоматизации Научной библиотеки Национального
университета "Киево-Могилянская Академия" //

http://www.gpntb.ru/win/ntb/ntb99/3/ffl3 09.html

2. Санжак СВ. Автоматизація Центральної міської бібліотеки ім. Лесі Українки:
завдання, проблеми, реальність та перспективи //
hnp://www.gpntb.ru/win/interevents/crimea98/docl/doc55.html

3. Ярошенко Т.О. Наукова бібліотека НАУКМА: Перші десять років // http://www.library.ukma.kiev.ua/elib/NZ/NZV20 2002 spetsl/19 varoshenko to.pdf

4. Кунанець Н.Е. Особливості впровадження автоматизованої бібліотечної системи «Aleph" у Львівській національній бібліотеці України імені В. Стефаника // Вісник Львівського національного університету «Львівська політехніка». - 2008, №631. - С 189-199.

Дата добавления: 2014-01-04