Формули Excel

Формули – це вираження, що починається зі знака рівності й складає із числових величин, адрес осередків, функцій, імен, які з'єднані знаками арифметичних операцій. До знаків арифметичних операцій, які використовуються в Excel ставляться:додавання; вирахування; множення; розподіл; зведення в ступінь.

Деякі операції у формулі мають більше високий пріоритет і виконуються в такій послідовності:

· зведення в ступінь і вираження в дужках;

· множення й розподіл;

· додавання й вирахування.

Результатом виконання формули є значення, що виводиться в осередку, а сама формула відображається в рядку формул. Якщо значення в осередках, на яких є посилання у формулах, змінюються, то результат зміниться автоматично.

Для внесення змін у формулу клацніть мишею на рядку формул або клавішу F2. Потім внесіть зміни й натисніть кнопку Уведення в рядку формул або клавішу Enter. Якщо ви хочете внести зміни у формулу безпосередньо в осередку, де вона записана, то двічі клацніть мишею на осередку із цією формулою. Для скасування змін натисніть кнопку Скасування в рядку формул або клавішу Esc.

Використання посилань. Посилання однозначно визначає осередок або групу осередків робочого аркуша. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що перебувають у різних місцях робочого аркуша, а також значення однієї й того ж осередку в декількох формулах. Можна також посилатися на осередки, що перебувають на інших аркушах робочої книги, в іншій робочій книзі, або навіть на дані іншого додатка. Посилання на осередки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших додатках називаються вилученими.

Після того як формула уведена в осередок, ви можете неї перенести, скопіювати або поширити на блок осередків. При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються, а осередок, де раніше була формула, стає вільною. При копіюванні формула переміщається в інше місце таблиці, при цьому абсолютні посилання не змінюються, а відносні посилання змінюються.

При копіюванні формул можна управляти зміною адрес осередків або посилань. Якщо перед всіма атрибутами адреси осередку поставити символ “$” (наприклад, $A$1), то це буде абсолютне посилання, що при копіюванні формули не зміниться. Зміняться тільки ті атрибути адреси осередку, перед якими не коштує символ “$”, тобто відносні посилання. Для швидкої установки символів “$” у посиланні її необхідно виділити у формулі й нажати клавішу F4.

Для переміщення формули підведіть покажчик миші до того місця границі осередку, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть ліву кнопку миші й, утримуючи її, переміщайте осередок у потрібне місце таблиці. Завершивши переміщення, відпустите кнопку миші. Якщо в записі формули є адреси осередків, вони при переміщенні формули не змінюються.

Для копіювання формули підведіть покажчик миші до того місця границі осередку або блоку, де зображення покажчика змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть клавішу Ctrl і ліву кнопку миші й переміщайте осередок у потрібне місце таблиці. Для завершення копіювання відпустите кнопку миші й клавішу Ctrl. Якщо в записі формули є відносні адреси осередків, при копіюванні формули вони зміняться.

Поширення формул

Крім копіювання й переміщення формулу можна поширити на частину рядка або стовпця. При цьому відбувається зміна відносних посилань. Для поширення формули необхідно виконати наступні дії:

1. Установите курсор в осередок з формулою.

2. Підведіть покажчик миші до маркера заповнення. Зображення покажчика змінюється на чорний хрестик.

3. Натисніть ліву кнопку миші й, утримуючи її натиснутої, переміщайте курсор до потрібного місця. Для завершення поширення формули відпустите кнопку.

Необхідно відзначити, що Excel виводить в осередок значення помилки, коли формула для цього осередку не може бути правильно обчислена. Якщо формула містить посилання на осередок, що містить значення помилки, то ця формула також буде виводити значення помилки.

Функції Excel

Функції Excel — це спеціальні, заздалегідь створені формули для складних обчислень, у які користувач повинен увести тільки аргументи.

Функції складаються із двох частин: ім'я функції й одного або декількох аргументів. Ім'я функції описує операцію, що ця функція виконує, наприклад, СУМ.

Аргументи функції Excel - задають значення або осередки, використовувані функцією, вони завжди укладені в круглі дужки. Відкриваюча дужка ставиться без пробілу відразу після ім'я функції. Наприклад, у формулі «=СУМ(A2;A9)», СУМ - це ім'я функції, а A2 і A9 - її аргументи. Ця формула підсумує числа в осередках A2, і A9. Навіть якщо функція не має аргументів, вона однаково повинна містити круглі дужки, наприклад функція ПІ(). При використанні у функції декількох аргументів вони відділяються один від іншого крапкою з коми. У функції можна використовувати до 30 аргументів.

Ви можете вводити функції в робочому аркуші прямо із клавіатури або за допомогою команди Функція меню Вставка. Якщо ви виділите осередок і виберете команду Вставка/Функція, Excel виведе вікно діалогу Майстер функцій - крок 1 з 2. Відкрити це вікно можна також за допомогою кнопки Вставка функції на рядку уведення формул.

У цьому вікні спочатку виберіть категорію в списку Категорія й потім в алфавітному списку Функція вкажіть потрібну функцію. Excel уведе знак рівності (якщо ви вставляєте функцію на початку формули), ім'я функції й круглі дужки. Потім Excel відкриє друге вікно діалогу майстри функцій, у якому необхідно встановити аргументи функції.

Друге вікно діалогу Майстри функцій містить по одному полю для кожного аргументу обраної функції. Праворуч від кожного поля аргументу відображається його поточне значення. Поточне значення функції відображається внизу вікна діалогу. Натисніть кнопку ОК або клавішу Enter, і створена функція з'явиться в рядку формул.

Діаграми в Excel

За допомогою Microsoft 2003 можна створювати складні діаграми для даних робітника аркуша. Діаграма – графічне зображення залежності між величинами. Діаграми є наочним засобом подання даних робітника аркуша. Діаграму можна створити на окремому аркуші або помістити як впроваджений об'єкт на аркуш із даними.

Діаграма пов'язана з даними, на основі яких вона створена, і обновляється автоматично при зміні даних. Excel створює значення осі на основі зазначених даних.

Як імена осі категорій Excel використовує заголовки стовпців або рядків даних.

Імена рядів дані діаграми. Excel також використовує заголовки стовпців або рядків даних як імена рядів даних. Імена рядів відображаються в легенді діаграми.

Маркери даних. Маркери даних одного кольори представляють один ряд даних. Кожний маркер відповідає одному значенню даних аркуша.

Підказки. При зупинці покажчика над яким-небудь елементом діаграми з'являється підказка з назвою елемента. Наприклад, при зупинці покажчика над легендою з'являється підказка «Легенда».

Щоб створити діаграму, необхідно, насамперед, увести дані для діаграми на аркуш. Потім виділите будь-які осередки, які містять вихідні дані діаграми. Далі в меню Вставка виберіть команду Діаграма або натисніть кнопку Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. У кожному разі Excel виведе на екран перше вікно майстри діаграм. За допомогою чотирьох вікон діалогу майстер діаграм збере всю інформацію, необхідну Excel для побудови діаграми.

Крім того, можна створити діаграму за один крок без використання майстра діаграм. При створенні таким способом діаграми використовуються стандартні тип і параметри форматування, які пізніше можна змінити.

Створення діаграми за один крок. Найшвидший спосіб для створення аркуша діаграми, що використовує стандартний тип діаграми, виділите необхідні дані й натисніть клавішу F11. У цьому випадку аркуш діаграми - це аркуш книги, що містить тільки діаграму.

Крок 1. Вибір типу діаграми. Перше вікно діалогу Майстри діаграм, пропонує вибрати тип діаграми. Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних і іншу для нестандартних типів діаграм.

Крок 2. Завдання вихідних дані діаграми. У другому вікні діалогу майстри діаграм можна задати дані, використовувані Excel при побудові діаграми. Друге вікно діалогу Майстри діаграм дозволяє задати вихідний діапазон і розташування в ньому рядів даних. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з вихідними даними, то це поле буде містити посилання на виділений діапазон. Excel виводить рухливу рамку навколо вихідного діапазону. Якщо з якихось причин вихідний діапазон зазначений неправильно, виділите потрібний діапазон і введіть його прямо у вікні діалогу Майстри діаграм. Excel звичайно вибирає орієнтацію рядів, припускаючи, що діаграма повинна містити менше рядів, чим крапок. Переглядаючи зразок при різній орієнтації рядів, можна вибрати найбільш ефективний спосіб відображення даних у створюваній діаграмі. Друге вікно діалогу Майстри діаграм, як і перше, містить дві вкладки. Щоб переконатися, що Excel використовує правильні імена й діапазони осередків, для кожного ряду даних, можна перейти на вкладку Ряд. Ннажмите кнопку. Далі, щоб перейти до наступного кроку.

Крок 3. Завдання параметрів діаграми. Третє вікно діалогу Майстри діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назва діаграми й заголовки для її осей, легенду, підписи значень у рядах даних і т.д. Все це можна виконати при створенні діаграми або після її побудови.

Крок 4. Розміщення діаграми. Excel може впровадити діаграму в робочий аркуш або помісити її на окремому аркуші, так званому аркуші діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього потрібно двічі клацнути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню

. Використання автозаполнения для створення рядів.

Найпростіший спосіб уведення повторюваних або послідовно зростаючих даних - використання засобу Excel, що називається автозаполнением. Автозаполнение включається при перетаскуванні по осередках маленького чорного квадратика, називаного маркером заповнення. Він перебуває в правому нижньому куті активного осередку або виділеного діапазону. При установці покажчика осередку над маркером заповнення вид покажчика міняється на знак «плюс», що означає, що автозаполнение дозволено. Для створення послідовності текстових значень, чисел або дат досить перетягнути покажчик по осередках, заповнюваним інформацією, і потім відпустити кнопку миші.

При заповненні осередків даними автозаполнение керується чітким набором правил, наведеним у табл. 16.1.

При перетаскуванні маркера заповнення долілиць і вправо автозаполнение створює значення, характер зростання яких залежить від послідовності значень із виділеного діапазону. При перетаскуванні покажчика нагору або вліво автозаполнение створює значення, що убувають відповідним чином. Якщо автозаполнение не розпізнає в значеннях виділених осередків закономірності, то осередки просто дублюються.

Таблиця 16.1. Послідовності при автозаполнении

Дата добавления: 2014-01-04