Умовне форматування. Текст Зміни відсутні, Пристрій,

Тип Ряд Приклад

послідовності

Текст Зміни відсутні, Пристрій,

текст дублюється пристрій,

пристрій

Числа Зростання в залежності 10, 20, 30

від правил зміни чисел

Текст із Ряд створюється зміною Пристрій 1,

Числами чисел залежно від пристрій 2,

Правила пристрій 3

Дні тижня Ряд створюється у відповідності Понеділок,

с форматом днів тижня вівторок, середовище

Місяці Ряд створюється у відповідності Янв, фев, мар

с форматом місяці

Роки Ряд створюється у відповідності 1997, 1998, 1999

с форматом роки

Час Ряд створюється з використанням 1:30 рм, 2:00 рм,

тимчасових інтервалів 2:30 рм

Використання команд підміню Заповнити

Автозаполнение за допомогою миші підходить для більшості випадків копіювання й дублювання даних в аркуші, але для деяких простих завдань можна також користуватися командами з підменю Заповнити меню Виправлення. Ці команди виявляються корисними для копіювання одного осередку в трохи суміжні або для настроювання закономірності, по якій створюються ряди автозаполнения.

Заповнення нагору, долілиць, вправо й уліво

При виконанні команди заповнити з меню Виправлення опкрывается підміню з декількома командами заповнення, серед яких відзначимо долілиць, нагору, вправо, уліво. Ці команди дозволяють копіювати інформацію з одного осередку в групу виділених суміжних осередків. При виконанні команди заповнити примітки до осередків не копіюються.

Заповнення діапазону командою Заповнити відбувається так:

1. Установите покажчик осередку в той осередок, що потрібно продублировать, після чого перетягнете покажчик по всіх заповнюваних осередках.

2. Виконаєте команду Заповнити з меню Виправлення, після чого виберіть команду підменю, що відповідає напрямку копіювання.

Діалогове вікно Прогресія

Якщо потрібно створити нестандартний ряд, виділите діапазон і викличте підменю Заповнити меню Виправлення. Команда Прогресія відкриває діалогове вікно. У ньому можна задати тип значень і дат - при використанні автозаполнения ці характеристики вибираються автоматично.

Головними особливостями команди Прогресія є параметри Крок і Граничне значення. Ці текстові поля дозволяють управляти збільшенням значень ряду і його межею. Наприклад, якщо потрібно збільшити значення, що становлять арифметичну прогресію, на 1,5 те варто занести 1,5 у послу Крок. Аналогічно, якщо треба зробити 10 граничним значенням у прогресії, потрібно звнести 10 у послу Граничне значення.

Однієї з основних можливостей Excel є умовне форматування аркушів, при якому оформлення осередків автоматично міняється залежно від їхнього вмісту. Це дозволяє привернути увагу до найважливіших даних залежно від умов, що задаються в діалоговому вікні Умовне форматування. Завдяки цій умові несподівані значення величин відразу впадають в око користувачеві, якій доводиться часто працювати з аркушем.

Умовне форматування аркуша відбувається так:

1. Створіть аркуш, що містить одну або кілька осередків із числовою інформацією.

2. виділите діапазон, у якому повинне застосовуватися умовне форматування. Для кожного осередку може бути заданий свій власний варіант умовного форматування, так що вам може знадобитися кілька різних умов.

3. виконаєте команду Умовне форматування з меню Формат. Відкривається діалогове вікно Умовне форматування з декількома списками, що розкриваються.

4. Виберіть із першого списку те, чим повинен керуватися Excel при умовному форматуванні,- поточними формулами або поточними значеннями, що втримуються у виділених осередках.

5. Виберіть із другого списку умовний оператор, що буде використовуватися при умовному форматуванні. У нашім прикладі був задіяний оператор «більше» (>), оскільки нас цікавили прибутку, що перевищують 20%.

6. У третім полі введіть число, з яким варто порівнювати значення в осередку. Ми введемо «20%» або «0.2»,оскільки нам потрібно виділити ріст курсу, що перевищує 20%.

7. Клацніть на кнопці формат і задайте атрибути формату, які повинні застосуватися при виконанні умови, заданого в кроках 4-6. відкривається видозмінене діалогове вікно Формат осередків із трьома вкладками. У нашім випадку варто вибрати напівжирне накреслення на вкладці Шрифт і ясно-синій візерунок з похилих смуг на вкладці вид, а потім клацнути ОК.

8. Клацніть кнопку А також у діалоговому вікні Умовне форматування, щоб додати ще одна умова. Діалогове вікно розширюється, щоб у ньому помістилася додаткова умова.

9. Виберіть із другого списку умовний оператор «менше» (<) і введіть у третім полі «-20%» або «-0.2».

10. Клацніть на кнопці Формат в області Умова 2 і виберіть напівжирне накреслення символів і червоне суцільне тло.

11. Закрийте діалогове вікно кнопкою ОК. умовне форматування приводить до того, що при попадении чисел у зазначені інтервали застосовуються задані атрибути формату.

3. Використання стилів

Якщо вам постійно доводиться накладати на осередки аркуша ті самі атрибути формату, настав час подумати про створення стилю форматування, ЯКОМУ МОЖНА ЗБЕРЕГТИ РАЗОМ ІЗ КНИГОЮ Й ЗАСТОСОВУВАТИ, коли в цьому виникає необхідність. Після створення нового або зміни існуючого стилю форматування він доступний на будь-якому аркуші книги. Стиль можна скопіювати в інші відкриті книги. У цьому розділі ми навчимося:

Ø Створювати власні стилі

Ø Накладати існуючі

Ø Копіювати стилі з інших книг.

А) Створення користувальницьких стилів

Стилі створюються командою Стилі з меню Формат. При виконанні цієї команди з'являється діалогове вікно стиль.

Якщо осередок, виділений перед виконанням команди Стиль, не була відформатована з накладенням стилю, у вікні буде відображатися стиль звичайний. За замовчуванням Excel предлогает для вибору кілька стилів форматування: Звичайний, два стилі Грошовий, два стилі Фінансовий і процентний. Щоб змінити один з них у всій книзі, варто вибрати його ім'я зі списку, клацнути на кнопці змінити задати нові значення атрибутів на вкладках діалогового вікна Формат осередків і повернутися в діалогове вікно Стиль. При клацанні на кнопці ОК у діалоговому вікні Стиль форматування осередків з обнавленным стилем змінюється у всій книзі.

Найпростіший спосіб створення нового стилю - виділити осередок з потрібними атрибутами формату, виконати команду Стиль і задати нове ім'я стилю. Такий спосіб називається «створення за зразком», оскільки для визначення нового стилю використовуються атрибути формату, що є присутнім на аркуші.

Створення за зразком стилю Вертикальний заголовок відбувається в такий спосіб:

1. Отформатируйте осередок, за зразком якої буде створюватися стиль. Наприклад можна вирівняти текст по центрі й змінити його орієнтацію за допомогою вкладки Вирівнювання діалогового вікна Формат осередків, після чого поміняти накреслення шрифту й колір тексту, перейшовши на вкладку Шрифт.

2. Виділити осередок, за зразком якої буде створюватися стиль.

3. Виконаєте команду Стиль із меню Формат

4. Уведіть у поле Ім'я стилю назва «Вертикальний заголовок».

5. Зніміть прапорці Число й Захист.

6. Клацніть ОК, щоб додати новий стиль у робочу книгу.

Коли прапорець категорії скинутий, це означає, що при накладенні стилю для даної категорії зберігаються існуючі атрибути.

Б) Накладення існуючих стилів

Щоб накласти існуючий у книзі стиль, виділите форматируемую осередок або діапазон і посту Пите в такий спосіб:

1. Виберіть команду Стиль із меню Формат. Відкриється діалогове вікно Стиль.

2. Клацніть на списку, що розкривається, ім'я стилю, щоб побачити перелік доступних стилів.

3. Виберіть потрібний стиль. Ми вибрали тільки що створений стиль «Вертикальний заголовок».

4. Клацніть ОК. Excel змінить формат осередків відповідно до обраного стилю.

В) Копіювання стилів з інших книг

Новий стиль може використовуватися тільки в тій книзі, у якій він був створений,- стиль зберігається саме в ній і не з'являється у всіх інших. Однак за допомогою кнопки Об'єднати в діалоговому вікні Стиль можна копіювати стилі в поточну книгу з інших документів.

Увага: Копіювання – досить потужний засіб, але користуватися ним треба з обережністю. Якщо в книзі з'являються стилі з однаковими іменами, то новий стиль заміняє собою існуючий і надалі використовується в книзі.

Копіювання стилів з інших книг відбувається в такий спосіб:

1. Відкрийте книгу-джерело й книга-приймач.

2. Поставлю Вікно виберіть ім'я книги-приймача, щоб зробити його активним вікном.

3. Виконаєте команду Стиль із меню Формат.

4. Клацніть на кнопці об'єднати. Відкривається діалогове вікно Об'єднання стилів.

5. Виберіть ім'я книги з якої повинні копіюватися стилі, і клацніть ОК.

Excel копіює всі стилі із книги-джерело в книгу-приймач. Якщо в книзі-джерелі є стилі з тими ж іменами, що й у книзі-приймачі, то з'являється попередження з питанням про те, чи хочете ви зробити об'єднання стилів, при клацанні на кнопці так стилі поєднуються, і надалі в обох книгах будуть використовуватися стилі джерела.

Увага: Команда Скасувати не впливає на наслідки роботи з діалоговим вікном Об'єднання стилів. Перед клацанням на кнопці об'єднати варто переконатися в тім, що ви хочете скопіювати всі стилі із книги-джерела. Від зайвих стилів можна позбутися кнопкою Видалити у вікні Стиль.

4. Робота із шаблонами

Стилі форматування дають гарну можливість подання існуючих даних у стандартному форматі, але якщо вам часто доводиться створювати однотипні документи, те варто подумати про використання шаблона. Шаблоном називається файл, що служить моделлю для створення аркушів у книзі. Можна користуватися заздалегідь певними шаблонами, що входять до складу Microsoft Office, або спроектувати свої власні шаблони й працювати з ними при кожному створенні даних одного типу. У цьому розділі ми навчимося:

Ø Відкривати існуючі файли шаблонів

Ø Створювати нові шаблони.

А) Відкриття й модифікація існуючого файлу шаблона

Щоб відкрити існуючий файл шаблона, варто виконати команду відкрити з меню файл, задати в діалоговому вікні відкриття документа тип файлу шаблони й зробити подвійне клацання на значку потрібного шаблона в списку файлів. Крім того діалогове вікно Відкриття документа можна викликати кнопкою Відкрити документ Office на панелі Office. Якщо тільки ви не збираєтеся змінювати вихідний шаблон, першим кроком завжди повинне бути збереження книги під новим ім'ям для захисту шаблона.

Існуючий шаблон відкривається в такий спосіб:

1. Виконаєте команду відкрити з меню Файл або клацніть на кнопці відкрити на панелі інструментів Стандартна. З'являється діалогове вікно Відкриття документа.

2. Виберіть зі списку Тип файлу значення Шаблони.

3. Укажіть папку в якій перебуває потрібний шаблон. Папка Шаблони перебуває в папці Microsoft Office. У папці Шаблони втримується кілька папок для кожного з додатків Office.

4. Клацніть двічі на файлі, що потрібно відкрити. Якщо шаблон входить до складу Excel, то звичайно він містить кілька ярличків аркушів, інструкцію з роботи й невелику панель інструментів, що відкриває доступ до довідкової системи й ряду інших корисних можливостей.

5. Виберіть команду Зберегти як з меню Файл. У діалоговому вікні Збереження документа задайте нове ім'я шаблона. Ви можете зберегти його серед інших шаблонів Excel або вибрати будь-яку іншу папку. Клацніть на кнопці Зберегти.

6. Тепер можна настроїти шаблон. Закінчивши вносити в нього зміни, збережете їх і закрийте Шаблон.

Б) Створення нового файлу шаблона

Нижче описаний процес створення нового шаблона, заснованого на одній із книг користувача. Після завершення роботи виникає шаблон, що може застосовуватися щораз при створенні нового аркуша із близькими параметрами форматування.

1. Відкрийте книгу, що буде збережений як шаблон.

2. Виконаєте команду Зберегти як з меню Файл. З'являється діалогове вікно Збереження документа.

3. Виберіть зі списку Тип файлу значення Шаблон.

4. Задайте ім'я шаблона в текстовому полі Ім'я шаблона, виберіть зі списку Папка папку, у яку він буде записаний, і клацніть на кнопці Зберегти.

5. Закрийте збережену книгу. Коли наступного разу знадобиться застосувати шаблон для створення аркуша, виконаєте команду Створити з меню Файл, знайдіть шаблон і двічі клацніть на ньому.

5. Установка зв'язків між аркушами

При роботі із книгою з декількох аркушів досить часто виникає необхідність використовувати дані одного аркуша при створенні формули на іншому. Установка таких зв'язків між аркушами в термінології Excel називається посиланням. Наприклад, якщо в книзі є окремі аркуші з інформацією про продаж товару для кожного регіону країни, то можна зробити підсумковий аркуш, куди входять показники продажів з кожного допоміжного аркуша. Створення посилань дає ще одна перевага - при зміні інформації у вихідному аркуші Excel автоматично обновляє відповідну інформацію у зв'язаному аркуші.

Нижче показано як створювати формули, у яких установлюються зв'язки між аркушами. Використана як приклад книга містить п'ять аркушів з іменами Підсумки, Північний схід, Південний захід, Захід. У чотирьох аркушах утримуються відомості про щоквартальні продажі для кожного активного представника компанії в даному регіоні. Аркуш Підсумки містить огляд продажів за цілий рік. У ньому використано кілька формул СУМ для розрахунку щоквартальних підсумків по кожному зі зв'язаних аркушів. Подібну структуру ви можете використовувати у своїх книгах.

Щоб створити формули, що обчислюють підсумкові значення по даним аркушів регіонів, надійдете в такий спосіб:

1. Створіть у книзі аркуші регіонів, у яких утримуються дані про продажі.

2. Додайте до книги аркуш Підсумки, на якому повинні відображатися підсумкові цифри з інших аркушів. Це робиться у два етапи: спочатку необхідно створити аркуш командою Аркуш із меню Вставка, а потім призначити йому ім'я.

3. Створіть на аркуші Підсумки формули, що обчислюють підсумкові значення функцією СУМ. Почніть кожну формулу з уведення =СУМ(.

4. Щоб указати діапазон для функції СУМ, клацніть на ярличку аркуша, що включається у формулу, після чого виділите діапазон осередків для посилання. Наприклад, для включення у формулу чотирьох показників продажів зі стовпця 1-Й квартал аркуша Північний схід варто клацнути на ярличку Північний схід і виділити осередку з В5 по В8. У рядку формул з'являється змінена формула, у якій ім'я аркуша відділяється від діапазону знак оклику: (Північний схід! В5: В10).

5. Завершите уведення формули клавішею Enter. Excel автоматично додає у функцію закриваючу дужку), обчислює результат і відображає його в аркуші Підсумки. Повний вид формули можна побачити в рядку формул.

6. Повторите кроки 2-5 для створення інших формул з посиланнями.

Дата добавления: 2014-01-04