Фільтрація

Структурування даних

На аркушах Excel з даних можна створити в структуру, яка дозволить групувати інформацію за розділами, згортаючи/розгортаючи її при потребі. Структура може бути як горизонтальною, так і вертикальною і мати до 8 рівнів вкладеності. Структуру можна створити вручну, або автоматично.

При ручному структуруванні спочатку треба визначити потрібні елементи – виділити діапазони комірок, які повинні бути структуровані, потім застосувати команду Данные – Структура – Группировать – Группировать. Після виконання команди, виділені рядки/стовпці стають розділом. Натиснувши на знак +, можна побачити деталі розділу, натиснувши на знак -, можна приховати зайві деталі.

Зауваження. Якщо при згортанні розділу певні рядки / стовпці повинні бути видимими, їх не потрібно виділяти для угруповання.

Автоматичне структурування використовується, коли на аркуші розташовані рядки або стовпці підсумкових даних або проміжних підсумків. У діапазоні, призначеному для структурування, необхідно виділити хоча б одну комірку, а потім виконати команду Данные – Структура – Группировать – Создание структуры. В результаті буде створена структура, що використовує підсумкові дані як рівні розділів.

Видалити структурування можна, використовуючи команди Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

У Excel 2000 існує можливість відфільтрувати список, щоб вивести тільки необхідні в даний момент рядки. При цьому рядки, не задовольняють заданим умовам, просто не будуть відображатися на екрані, а не будуть видалятися з файлу. Тому, скасувавши фільтрацію даних, можна бачити повністю весь список. Фільтрація може бути виконана з допомогою автофільтру та розширеного фільтра.

Зауваження. При копіюванні даних з відфільтрованої таблиці будуть копіюватися тільки ті дані, які відображаються в даний момент в таблиці. Також, якщо в таблиці є рядки з підсумковими даними, вони автоматично будуть перераховуватися при кожній фільтрації.

Щоб застосувати автофільтр, потрібно виділити хоча б одну комірку списку даних і застосувати команду Главная – Редактирование – Сортировка и фільтр – Фильтр чи Данные – Сортировка и фільтр – Фильтр. Після цього в правому куті комірок заголовків списку з'являться стрілки, натиснувши на які можна отримати доступ до параметрів фільтрації (рис. 7.3).

Рисунок 7.3 – Вибір умов фільтрації

Можна накласти фільтр за кольором комірок, за вибором певних даних, а також задати різні параметри для фільтрації даних різних типів: числових, текстових, дат. Також в автофільтр можна задати дві умови відбору даних в одному або декількох стовпцях. Для цього потрібно активувати команду Настраиваемый фильтр в контекстному меню для конкретного типу фільтра. Видалити автофільтр можна, повторно натиснувши копку виклику фільтра.

Розширений фільтр призначений для фільтрації списків тоді, коли можливостей автофільтру недостатньо. Хоча розширений фільтр і дещо складніше автофільтру, він має ряд переваг, основні з них:

þ можна зберігати критерій відбору даних для подальшого використання;

þ для одного стовпця можна задати більше двох критеріїв відбору;

þ між стовпцями можна задати декілька критеріїв порівняння;

þ можна показувати в відфільтрованих записах не всі стовпці, а тільки зазначені;

þ в критерії можна включати формули.

Щоб відфільтрувати список за допомогою розширеного фільтра, необхідно провести деякі підготовчі дії:

1) перевірити, щоб стовпці списку мали заголовки;

2) підготувати таблицю критеріїв відбору. Заголовки стовпців, для яких будуть задаватися умови повинні в точності збігатися з заголовками списку, тому є сенс їх просто скопіювати зі списку. У наступних рядках необхідно записати умови фільтрації. Ці рядки будуть використані в якості діапазону умов відбору.

Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора И слід вказати критерії в одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора ИЛИ слід ввести критерії в різних рядках.

Щоб застосувати розширений фільтр, потрібно виділити діапазон фільтрації і викликати команду Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно. У діалоговому вікні Расширенный фильтр (рис. 7.4) потрібно вказати місце розміщення результатів фільтрації (на цьому ж місці або скопіювати в інше), вихідний діапазон фільтрованих даних, критерії відбору (діапазон умов), відображення в результаті тільки унікальних записів і натиснути ОК. Після застосування даної команди на аркуші у зазначеному місці будуть відображені відфільтровані дані.

Рисунок 7.4 – Вікно Расширенный фильтр

Щоб прибрати розширений фільтр, достатньо натиснути кнопку Очистить панелі Сортировка и фильтр.

Дата добавления: 2014-01-04