Реквізити службових документів

Лекція 4

з дисципліни «Діловодство»

з теми «Реквізити службових документів»

для студентів денного відділення

спеціальності 5.14010102 «Ресторанне обслуговування»

Склала Барковська О.О.

Розглянуто і затверджено

на засіданні

циклової комісії товарознавчо-комерційних дисциплін

Протокол №___від________

Голова циклової комісії

__________ І.В. Губа

м.Миколаїв

2012 р.

План

1. Погодження та затвердження документів.

2. Засвідчення документа.

3. Проходження документа.

4. Вимоги до тексту документа.

Самостійна робота

1. Позначки щодо наявності додатків.

2. Оформлення копій та розмноження документів.

1. Погодження та затвердження документів

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обґрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіаль­ними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів (підпис) СІ. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт (підпис) ВА.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

- з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

- з вищими органами загальної або галузевої компетенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Підпис (ініціали, прізвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12

2. Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа підписування, проставлення печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

Підпис — обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису (ініціали та прізвище). Ініціали проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою (якщо документ складається на бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис ставлять посередині під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або після перерахування в додатку документів).

Найменування посади звичайно пишуть ліворуч від прізвища, саме ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник

товарного відділу Г.В. Глущенко

У підписах під офіційними документами крім посади прийнято вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання:

Завідувач кафедри менеджмету,

д.е.н., професор М.Д.Виноградський

Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий (іноді виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто широкі, «розмашисті» підписи справлять неприємне вражання, свідчать про поспішливість або не­уважність.

Підписують звичайно перший примірник документа. Всі вихідні документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники структурних підрозділів підписують документи в межах своєї компетенції.

Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах — підпис голови та секретаря; на атестатах — підпис директора школи, завуча та вчителів; на договорах — підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах — підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання їдалень

Мінського району м.Києва A.B. Сиротенко

Головний бухгалтер М.С.Сушук

Якщо документ підписують кілька осіб однієї посади, їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор Директор фабрики

Центрального універмагу "Прогрес"

(особистий підпис) (особистий підпис)

ІА.Коваль Л.І. Скопич

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки членів по комісії, а не посади:

Голова комісії (підпис) С.Г.Боровський

Члени комісії: (підпис) A.B.Сердюк

(підпис) ГА.Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку. Печатки бувають гербові та прості.

Гербова печатка — завжди кругла, із зображенням герба України в центрі, по периметру дається повна назва установи або підприємства.

Гербова печатка ставиться на документи, які пов'язані з отриманням грошей, матеріальних цінностей (чеки, довіреності), на документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова, книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають круглі, квадратні, прямокутні, трикутні. Герб на них не зображується. Простих печаток в установі може бути декілька. Вони проставляються на копіях документів, які виходять за межі організації, на справках, пере­пустках, при опечатуванні бандеролей, пакунків.

Відбиток печатки проставляють так, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала, документ.

Після підписання деяких видів документів нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути, Положення про установи та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції, звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло підприємств. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження (17) або виданням розпорядчого документа (по­станови, рішення, наказу). Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті аркуша.

Якщо затверджує посадова особа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

найменування посади, включаючи назву підприємства, особистий підпис, розшифровка, дата.

Якщо затверджено іншим документом:

ЗАТВЕРДЖЕНО

назва документа в орудному відмінку (чим?)

дата документа, номер

Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖУЮ пишуться великими літерами без лапок.

3. Проходження документа

Проходження документів супроводжується відповідними на них позначками. Відмітки ставлять на лицьовій стороні першої сторінки документа, що полегшує сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на докумен­тах, які вказують на його проходження та виконання, потрібно обов'язково датувати.

При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний штамп — відмітку про надходження (31). У відповідності до стандарту його ставлять на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітку роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля.

Порядок та характер виконання документа вказують у резолюції (18), яка повинна відображати відношення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки, які мають загальний (до відома.., до виконання.., до керівництва...) або конкретний характер і адресуються службово підпорядкованим особам (терміново вживіть заходів..., про результати повідомте..., негайно відрядити..., розглянути і доповісти у п'ятиденний строк). Резолюцію пишуть у лівому верхньому куті документа, в листах — між заголовком та текстом. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (кому доручається), що зробити (дія), термін виконання, особистий підпис керівника та дата резолюції:

п.Сергієнко В.А.!''Зв'яжіться з постачальниками та підго­туйте відповідь до 03.08.06.

(особистий підпис)

01.08.06.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль (20). На лівому полі першої сторінки роблять позначку літерою "К" (червоним, зеленим, синім олівцем або гумовим штемпелем "Контроль".

Відмітка про виконання та направлення документа до справи (реквізит 29) містить такі дані: коротку довідку про виконання: слова "До справи"; вказівку на номер справи, до якої має бути підшито документ; дату виконання і підпис виконав­ця. Вміщується на нижньому полі першої сторінки:

До справи 15-01 /137

(особистий підпис) 3.1. Трохименко

12.04.06

Відмітку про перенесення даних до машинного носія (30) проставляють у тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ПЕОМ. Складається з напису "Інформація перенесена на машинний носій", підпису особи, відповідальної за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркушу між відміткою про ви­конання та відміткою про надходження.

4. Вимоги до тексту документа

Текст (21) — головний реквізит документа. Зміст документа має бути бездоганним у юридичному відношенні.

Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.

Завдання документа — переконати, тому головна вимога до викладу змісту — достовірність і об'єктивність, лаконічність при повноті інформації.

Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмів та іншомовних слів за наявності слів рідної мови, а також сленгу, жаргону.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написаний офіційно-діловою мовою.

Риси ділового стилю:

• Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності. Особистий суб'єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.

• Виразна логічність тексту. Важливо дотримуватись логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно-наслідковими зв'язками між частинами тексту.

• Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів, цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення слів.

• Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи одного виду мають однакову композицію, в них використову­ються речення однакової побудови. Навіть слова нерідко ви­користовуються одні й ті ж самі — це сприяє кращому, швид­кому сприйняттю документа.

• Лаконічність.

При підготовці документа слід дотримуватись певних принципів (рис. 1).

Об'єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.

Рис. 2. Принципи (основні вимоги) до підготовки документа

Логічна послідовність. Ознаки логічної послідовності:

• тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа;

• чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

• протиставлення, яке виражається словами "проте", або "однак";

• логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результа­тивності (отже, таким чином, в результаті, загалом); констатація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-то).

Логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний — це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба до­мислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв'язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде во­на для тих, хто ознайомлюється з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, то­му що суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємно виключаються. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються в до­датку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов'язань та ін.

Типізація мовних засобів — це стандартизація мови службових документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів (у наказі — наказую; у постанові — постанов­ляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо і т. п.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від третьої, а не першої особи. Це посилює гро­мадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що висловлюють ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу думки.

Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхо­ваного прояву роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідно­сини між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав'язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не "Вашого пози­тивного рішення", а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна вип­ливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з до­триманням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бути підписаний також директором, а не його заступником. Етикет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій — обґрунтування, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не не­суть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний з виданими раніше документа­ми з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи — підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використовуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

Зауваження щодо відповідальності:

- відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи;

- відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;

- відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів фірми.

Основні вимоги до текстових документів, якими оперує вища школа, наведені в Додатку 7 до Наказу Міносвіти Ук­раїни №285 від 31 липня 1998 р. (табл. 1).

Таблиця 1

Основні вимоги до текстових документів

1.	Текстовий документ — стандартний текстовий файл, який створюється в текстовому редакторі Microsoft Word for Windows
2.	Файл з документом мас бути представлений у нормальному (не стислому) вигляді
3.	Текст документа повинен без проблем переглядатись у Microsoft Word for Windows. Називати файл довжиною назви не більше 8 (восьми) літер. Також не допускається формувати текстові дані у графічних форматах PCX, GIF, TIF і їм подібних
4.	Розмір документа не обмежується
5.	Формування абзаців обов’язкове. Документ повинен мати абзаци з відступом від лівого краю 1,5 см. Треба використовувати аркуш формату A4, згідно з ГОСТ 2.301
6.	Кількість рядків на сторінку з одним інтервалом — близько 40. Розміщувати текст треба з відбивкою з обох країв (justify). В тексті не повинно бути ніяких кодів, крім кодів Microsoft Word for Windows
7.	При наборі тексту допускається використання латинського алфавіту
8.	Коди символів повинні відповідати кодовій таблиці ASCI 866. Для набору апострофа треба використовувати змінні розкладки клавіатури з української на латинську. Використання позначки " замість апострофа не дозволяється
9.	Розкладки клавіатур (латинської, російської, української) слід використовувати лише стандартні
Розміщувати аркуш, використовуючи опції:
Portrait (стоячий), відступи: зліва — 2,5 см, справа — 2 см, зверху та знизу також по 2 см. На верхні та нижні колонтитули відводити по 1,2 см. Нумерація сторінок обов'язкова

Самостійна робота

1. Позначки щодо наявності додатків

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпо­рядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються в тексті.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють поряд­кові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: "Продовження додатка".

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку в тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони поясню­ють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазна­ченням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 1999 р., на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у З прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.

2. Оформлення копій та розмноження документів

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структурного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або маши­нописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підпи­сом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище від реквізиту "адресат" проставляється відмітка "Копія".

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово «Вірно», найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис".

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в спра­вах організації, реквізити бланків не відтворюються, простав­ляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:

18.05.06 № 33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст

документа

Заступник Голови правління ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

18.06.06.

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів — керівники структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець запов­нює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечу­ють якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмно­ження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення матеріальними ре­сурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстро­вані в апараті управління організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальником управління справами або керівництва організації.

Дата добавления: 2014-01-04